En todas las reflexiones sobre productividad se puede utilizar el valor de una hora de trabajo como indicador de referencia. P.ej., yo lo utilizo para explicar el coste de las reuniones porque un factor importante es el coste/hora de los participantes (en la ayuda puedes calcular tu coste/hora).

Calcular tu precio/hora es sencillo, tienes que conocer:

• Tu salario bruto anual (p.ej 24.000)
• Tus horas de trabajo al año [1] (p.ej 1.600 h)

Con estos datos serían 15 (= 24.000 / 1.600). Haz el cálculo con tus datos y tenlo como referencia.

Otra forma de conocer una referencia es según los datos...

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Cuando nos preguntan cuál es tu horario de trabajo solemos responder con una hora de entrada y otra de salida. Decimos, por ejemplo, entro a las 8 y salgo a las 5. Pero, ¿estuvimos trabajando o estuvimos en el trabajo?. Tener un horario fijo (una rutina) es una de las ventajas de la oficina porque separa el trabajo de otros ámbitos personales. Pero se trata de trabajar al 100% el máximo tiempo posible, no de estar calentando la silla. De 8 a 5.

A la hora de definir tu horario de trabajo, por una parte tienes tus compromisos (objetivos y tareas) y por la otra tu nivel de productividad y el...

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En nuestro día a día tenemos mucho tiempo ocupado y nos queda muy poco tiempo libre. Además, nuestras tareas nos llevan más tiempo del que pensábamos. Por eso una de las herramientas de nuestro sistema de gestión del tiempo es la agenda. Los componentes del sistema son tres:

1. Nuestros objetivos (generalmente ambiciosos)
2. Nuestra lista de tareas (generalmente infinita)
3. Y el calendario (la agenda). Donde nos encontramos con la realidad

Es el calendario el que marca la agenda porque el tiempo no es negociable. Una hora es una hora y por más que lo intentemos ni estira ni encoge. Entender esta...

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Una de las técnicas más sencillas de aprender y que tienen un impacto muy grande en productividad es aprender a trabajar en bloques de tiempo y en una sola cosa. Y no ir apagando fuegos (tareas) a medida que llegan. Es una técnica para gestionar el esfuerzo y mejorar el control. Un bloque de tiempo es una cajita que:

1. Pone Orden en el caos y te centra. Primero una cosa y luego otra
2. Protege de Interrupciones (y distracciones). Estás sólo a una cosa (y si hay interrupciones las apuntas para manejarlas después)
3. Define Límites y te centra en los recursos que tienes (la ley de Parkinson)

Si...

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Estos días, después de pasar de sufrir un calor insoportable (más de 30º y con humedad) a una faringitis causada, probablemente por el aire acondicionado, me puse a pensar que seguramente la influencia de la temperatura en la productividad está muy estudiada. Parece de sentido común. Y claro, lo está. Hay dos conclusiones claras:

• Hay unos criterios ideales (22/23º C y 50% humedad). Fuera de esos rangos afecta el rendimiento
• Depende de la persona y su contexto

Dos Estudios

El estudio más citado es uno antiguo, de hace más de 10 años. Es de Alan Hedge de la Universidad de Cornell (...

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La diferencia de conectividad a Internet entre España y Cuba es tan grande, que cada vez que viajo y cambio de contexto, mi cerebro entra como en estado de shock. Después de unos meses en Cuba, llegas a España, revisas tu dispositivo (sea el móvil, una tableta o un computador) y no te llega el día para ver todos los mensajes, las notificaciones, las actualizaciones, las ... (aparentes) urgencias. Todo eso que, ahora, parece que tienes que hacer. Un día antes tampoco pasaba nada por estar tan ... desactualizado. Pero ahora, parece urgente. Es un shock por la cantidad de...

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El teléfono es el ejemplo típico de comunicación síncrona. Las dos (o más) personas que hablan deben hacerlo a la vez. Se consume el tiempo de todos los que participan en la comunicación. Como hay dos formas de trabajar, la síncrona o está bien preparada o es un ladrón de tiempo (y muy glotón). Porque de toda la conversación, depende del que peor gestiona su tiempo. Por eso, en general, cuanto más hablamos por teléfono menos trabajamos[1] .

Yo prefiero hablar lo menos posible por teléfono[2] . Y muchas veces, no por el que llama, sino por mí. Como suelo hablar mucho, una llamada que...

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La primera fase del proceso CGR es la de Capturar (Capturar, Gestionar, Resolver). Y Capturar significa Apuntar. Claro que lo mejor es ni apuntarlo (saber decir que no) pero uno de los primeros buenos hábitos en la gestión de nuestro tiempo es saber qué tenemos que hacer[1]. ¿Y dónde lo apuntamos? Pues estamos claros que debe ser en una agenda (Portátil, Práctica y Personalizada). Pero si vamos al detalle del origen de las tareas veremos que:

1. Unas las decidimos nosotros (y van a nuestra agenda)
2. Otras nos vienen de fuera (y deberían ir a nuestra agenda también)

Y necesitamos un lugar donde...

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Sí, pensar. Porque nos pasamos todo el día haciendo y haciendo, y muchas veces nos hace falta tiempo para pensar. Y esa es una de las ideas finales de los alumnos en mi curso de productividad. Necesitamos:

• Pensar en lo que hemos hecho ...
• en lo que estamos haciendo y ...
• en lo que nos gustaría hacer

Es comenzar a ver cómo medir y reflexionar en qué invertimos nuestro tiempo y nuestra energía. Sólo con esa inquietud, ya es un avance. Porque pensar es gratis y es el primer paso. Eso sí, tampoco hay que pensar más de la cuenta porque lo difícil es hacer. Es más bien un equilibrio. Pero en...

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La verdad es que hablar de productividad desde Cuba es para que te de la risa (o el llanto). Pero para mí está suponiendo un cambio de contexto y de funcionamiento importante. Y, aunque no lo parezca, es una oportunidad para mejorar mi productividad. Claro que hay grandes dificultades, en mi caso tres:

1. Internet: es caro, malo y algunos servicios no funcionan. Ya sea por boicot norteamericano o por control gubernamental. Ni es 100% operativo ni tiene un coste razonable
2. Infraestructura: todavía no tengo mi oficina operativa. No es tan sencillo el tema de la vivienda y las comunicaciones

...

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Cuando me preguntan si tengo una agenda digital o en papel yo suelo contestar que da igual. Claro que es importante tener una agenda pero cada uno tenemos la nuestra. La agenda es la herramienta sobre la que se apoya nuestro sistema. Cuando nos llega una nueva petición o nos preguntan qué vamos a hacer mañana, lo que decimos es voy a ver mi agenda. Otra frase que solemos escuchar es no lo tiene en su agenda, para referirnos a que si no está ahí, no lo va a atender. Tu agenda importa.

Y lo importante no es tanto como sea o si es analógica (papel) o digital. Lo importante es que tenga...

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La aplicación de la Ley de Parkinson en productividad tiene que ver con el (buen) uso de las restricciones. Lo que dice es que, sea cual sea tu límite, lo vas a utilizar todo. Si tienes 2 (2 EUR, 2 horas, 2 personas, 2 ... recursos) los utilizaras los dos. Es fácil pensar que hacer con el doble de recursos, pero ¿y con la mitad?. Porque aplicando la misma ley, si tuviéramos la mitad eso es lo que tendríamos que utilizar. Y la realidad nos pone muchas veces en esa tesitura. Por eso es mejor adelantarse y analizar nuestra realidad pensando, ¿y si tuviéramos la mitad, en vez del doble? ¿Y si...

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168 horas. Esas serían las horas que tienes que planificar. Hacer una planificación por semana es una buena rutina de gestión del tiempo en nuestra agenda porque una semana es un período de tiempo ni muy largo ni muy corto.

• Es suficiente para que sucedan cosas. Se trata de revisar lo que hacemos y si pasa mucho tiempo nos podemos desviar de los objetivos (se trata de planificar para centrarnos en lo importante)
• Pero no excesivo. Se trata de terminar el trabajo, no de estar pensando y planificando a todas horas. Ojo a la parálisis por análisis (y no arrancar nunca)

Si la rutina de...

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Si queremos mejorar nuestra productividad, además del tiempo, tenemos que gestionar muy bien nuestro nivel de atención. La necesitamos en cantidad y en calidad para hacer nuestras tareas rápido y bien. No es sólo tener el tiempo sino utilizarlo con la máxima atención. Y trabajar concentrados (en la zona). Lo que ocurre con la atención es que es un recurso escaso y muy sensible a nuestro estado físico, mental y emocional. Incluso estando completamente relajados y en buenas condiciones físicas es difícil mantener la atención en algo por mucho tiempo. Por eso, hay que utilizarla bien y no...

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En estos tiempos que corren ha surgido un término que se denomina infoxicación[1]. Aunque la palabra suena rara simplemente se refiere a que, hoy en día, recibimos tanta información que, en vez de ayudar, nos colapsa, nos estresa y no nos ayuda a vivir mejor (nos intoxica). Tenemos un problema de sobrecarga de información.

Si uno piensa en cuanta información hay en el mundo es fácil concluir que es mucha, demasiada. De hecho en un mes (yo diría que en 1 día) hay mucha más de la que podemos procesar en toda nuestra vida[2]. Una iniciativa interesante son los informes HMI (How Much Information?...

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Las tareas rutina son esas tareas imprescindibles que hay que hacer de forma repetitiva y que deben estar en nuestra lista de tareas. Forman parte de la burocracia de la vida pero si se gestionan bien son una parte importante de afilar la sierra. Aunque no son tan interesantes o creativas o estimulantes como otras, son imprescindibles para funcionar con normalidad en nuestro día a día. Y a veces, son las que más nos olvidamos (por pesadas).

Si no se manejan de forma sistemática y con criterio se convierten en interrupciones. Y así, algo que teníamos que haber hecho aparece de repente...

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Una lista de tareas es un conjunto de cosas para hacer. Pueden ser algo muy simple (que lo resuelvo rápido) o algo más complejo (que no es tan fácil resolver a la primera) y son una de las herramientas clave para aprender a gestionar tu tiempo (bien).

La razón por la que son útiles es que el cerebro es muy malo recordando pero muy bueno analizando, es mejor dejar libre al cerebro (liberar la memoria a corto plazo) y apuntar lo que tenemos que hacer. Así podemos concentrarnos en en resolver la tarea. ¿No te convence? Haz la prueba. Fíjate en la diferencia entre escribir 6 cosas que tienes...

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Yo calculo que, siguiendo estas recomendaciones, mejoraría como mínimo un 50% y eso ya es bastante. Significa que si una tarea te lleva 3h, la harías en 2h (3 = 2 + 50%*2). Si lo...

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En varias reuniones que he tenido en mis proyectos salió la idea de proponer una cultura de Menos Reuniones y Más Comidas. Mi esquema está basado en el teletrabajo y muchas veces concentro las reuniones en mis viajes o en momentos concretos de la semana. Y siempre digo que cuando viajo prefiero quedar a comer que reunirme para trabajar. Porque para trabajar en el proyecto tenemos el basecamp y lo que no está hecho, no se va a hacer en la reunión. Los que trabajamos desde casa buscamos trabajar solos (de forma asíncrona) pero necesitamos las reuniones para trabajar juntos (de forma...

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El Juego de las Tareas es un juego que propongo en mi curso de productividad . Es una idea de Mark Forster que tomé de su libro Do it Tomorrow (Hazlo Mañana). Es un juego muy sencillo y fácil de jugar. Y sirve para entender los problemas que solemos tener para cumplir con las tareas que nos proponemos. Y estas son las reglas:

1. Un Punto por cada tarea completada
   
2. Pero sólo si terminaste toda la lista
   

Y gana el que más puntos tiene durante un período determinado. Lo habitual es jugar con la lista del día (cada día), pero vale para cualquier período de tiempo (p.ej. un equipo compite...

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A la hora de pensar en tu sistema de gestión del tiempo (la Clase 11 de mi curso) tendrás qué definir lo que llamo el proceso CGR. Todos los sistemas lo tienen y las siglas seguro te ayudan a recordarlo. Lo vas a iniciar cada vez que te llega un requerimiento nuevo (problema, tarea, idea, ...)

Consta de 3 pasos:

1. Capturar. ¿Qué es lo que hay que hacer y no olvidarlo? Apuntar.
2. Gestionar. ¿Cómo lo vas a revisar? Trabajar.
3. Resolver. ¿Cuando lo vas a resolver? Terminar

Lo ideal sería decir que no al requerimiento y no comenzar el proceso. Así tienes más tiempo para resolver lo que ya tienes...

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Muchas veces pensamos que las lecciones de productividad vienen de super ejecutivos (hombres y cada vez más mujeres) todos bien vestiditos y con aspecto de trabajar mucho. Pero una cosa es parecer productivo y otra serlo. De hecho nos venden como modelo de persona productiva a ese superejecutivo siempre apurado, con el teléfono en la mano y de reunión en reunión. Y resulta que hacen todo lo contrario : todo el día en la oficina pero sin trabajar (ni dejar trabajar). Estaba revisando la clase de Productividad y Salud de mi curso a distancia y se me ocurrían recomendaciones que tienen mucho...

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Mi felicitación de este año se titula Contempla-me, Reinicia-te. La idea es muy simple: cada año tenemos la oportunidad de volver a empezar. Eso lo podríamos trasladar a cada año, cada mes, cada semana, cada día. Nunca es tarde para empezar a hacer las cosas bien. Entendiendo por bien, no que no nos vayamos a equivocar sino al menor hacerlo nosotros. Y pongo una foto de una niña por son expertos en eso, prueban, se equivocan y vuelven a empezar

Una estrategia interesante para reiniciar es declararse en quiebra. La idea de la quiebra la tenemos todos clara y más ahora que tanto se habla de...

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Acabo de ver un estudio publicado en Human Relations (Junio 2010, PDF) y estoy un poco indignado. Lo leí en Stop Working All Those Long Hours y la verdad es que es muy interesante. Una de las conclusiones es que si trabajas horas de más, tu jefe piensa que:

1. Eres más responsable
2. Trabajas más
3. Estás más comprometido

Uy! espera, el estudio en realidad habla de face time (o sea tiempo con cara, estar ahí), no de trabajo real. Ese es el punto. Es diferente estar en la oficina, que trabajar. Pero parece que lo importante no es trabajar sino estar. Yo esto pensaba que era muy latino pero no, el...

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Ahora que comienza el año (Felicidades!) estaba repasando los más de 40 artículos del 2011. Viendo las estadísticas hay tres que me parecen buenos pero que no se leyeron tanto. No sé muy bien porqué, pero en cualquier caso y como son fechas tan llenas de cosas y con tan poco tiempo, a lo mejor te parecen interesantes ahora:

• Uno muy propio para comenzar el año: Ser, Hacer, Tener (en Personal)
• Otro sobre el tiempo perdido en reuniones: El coste de las Reuniones (en Gestión)
• Y otro para olvidarse del papel y archiva en digital (en Tecnología)

Pues nada, sólo una muestra del 2011. Vendrán muchos...

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Acabo de revisar las horas que trabajé en el 2009 y son casi las mismas que el año pasado. Sigo trabajando más (un 20%) que un español medio [1]. En concreto, en el año 2009 trabajé un total de 2.048 horas. Y si hago una distribución más detallada, me sale que:

• Trabajé unas 170 h al mes
• Unas 40h a la semana
• Y unas 8h cada día (en 52 semanas de 5 días)

Pero como tendría que contar vacaciones y días festivos hay días que trabajé más de 8h (o los fines de semana) y hubo semanas de más de 40 h. Sin embargo, no me importa porque gracias a mi esquema de teletrabajo y que la mayor parte del tiempo...

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Decía mi ex-compañera de piso que yo no trabajo mucho, que me da tiempo a desayunar tranquilo y tener sobremesa. La cuestión es que llevo un control de horas por agenda, es decir, sé a qué le dedico el tiempo y eso me permite saber cuantas horas trabajo y en qué. En concreto, en el año 2008 trabajé un total de 2.020 horas, repartidas en diferentes tareas:

• 1.270h (el 64%) en cooperación, docencia y telecomunicaciones
• 120h (el 6%) en formación
• 632h (el 30%) en administración de mi infraestructura

Las horas de administración (632h) pueden parecer una pérdida de tiempo, pero para mí son...

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