Hay tres preguntas que son bien importantes en la gestión de cualquier proyecto. Da igual que el proyecto sea pequeño o grande, da igual la documentación que te tengas que leer. Tienen que ver con lo que se llama el Triángulo de la Ejecución. Es más, están relacionadas entre sí: si cambia la respuesta en una de ellas, afecta a la respuesta de las otras. Generan restricciones. Dos, plazo y presupuesto, son fáciles de acordar, la otra, el alcance, no tanto. Y son 3 preguntas para la dirección de proyecto (el malabarista):

1. ¿Cuándo tiene que estar? El Plazo de Entrega
2. ¿Cuánto va a costar? El

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Empiezas el día con un objetivo. Con algo que tienes, quieres, necesitas vas a hacer. Y tienes un plan. Pero llegarán un montón de interrupciones (los ladrones del tiempo) y lo que era un camino claro, termina siendo un lío de caminos que se juntan y se separan pero que, al final, no te llevan a ninguna parte. Al menos al lugar que habías decidido tú. Cuando no sigues tu camino al final no sabes a donde vas. Y eso nos pasa todos los días.

El día a día siempre es complicado e inesperado y el principal problema con el plan es que lo olvidamos rápidamente. Y es lo mismo que sea...

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Con las crisis económicas se ha puesto de moda aceptar que los picos de trabajo son necesarios. Y no, no lo son. En realidad los picos de trabajo, de forma sostenida, son muy perjudiciales en términos de productividad, sobre todo en lo que llamamos los trabajadores del conocimiento (que cada día somos más). Y son malos para el que hace el trabajo pero además un síntoma de que la gestión es muy mala.

Hace varios años (más de 10) la esposa[1] de un ingeniero de EA, la famosa empresa de videojuegos, publicó un artículo quejándose de las horas excesivas de trabajo que hacía su marido a la semana[...

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El control de los tiempos de un proyecto es una de las tareas diarias de la dirección del proyecto. Y la mala planificación y gestión hace que surjan muchos problemas de cumplimento. Y una de las causas suele ser, tanto en la fase de planificación como de ejecución, entender la diferencia entre dos conceptos bien diferentes:

1. La Duración. Es decir, el plazo: ¿cuando va a estar?. Es el dato que importa a nivel de gestión.
2. El Esfuerzo. Es decir, el trabajo: ¿cuanto me va a llevar?. Es el dato que te importa a tí porque indica el tiempo que te debería llevar (como máximo).

El dato más fácil...

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Este es un pequeño resumen de la ponencia Menos es Más, La Importancia de Simplificar. Depende mucho del contexto y la audiencia pero estas son las notas generales. Es sobre Gestión de Proyectos y la idea es muy básica: Simplificar, Simplificar y Simplificar. La gestión de proyectos es un control constante de tres variables (y restricciones) de todo proyecto:

• El Presupuesto
• La Duración
• El Alcance (la difícil)

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Si eres la persona que dirige un proyecto ya sabes que necesitarás poner un poco de orden, aprender (porque te vas a equivocar) y acompañar a tu equipo de trabajo. Esas son tus competencias. Pero tus funciones principales serán planificar y controlar el proyecto. E informar que lo que haces.

Planificar

Cuando nos piden planificar un proyecto muchas veces no vas a saber por donde empezar. Y yo tampoco. Pero, haga lo que haga, lo que busco es tener estas tres cosas claras:

• El Qué: Qué queremos conseguir (los objetivos)
• El Cuando: En qué tiempo (los plazos)
• El Cuanto. Con qué costes (el presupuesto)

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Dirigir un proyecto es una competencia transversal pero también una disciplina generalmente de postgrado[1]. Pero en mi experiencia, a la mayor parte de las personas le llega de rebote sin tener una formación previa. Estás trabajando en un área concreta (tu especialidad), pasan los años y sube tu nivel de responsabilidad. Y ese salto a un nivel de gestión implica que tienes responsabilidad sobre algún proyecto (lo que hace, lo que cuesta y lo que dura). El problema es que las competencias de dirección no son las mismas que las de tu especialidad. Ese es el reto. Y no es necesariamente malo,...

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Hay muchísimos libros sobre gestión de proyectos. Depende mucho de lo que busques (tu nivel de conocimiento, tu área de interés y tu experiencia). En mi caso particular, me interesan libros poco clásicos porque los proyectos en los que he trabajado son muy heterogéneos y no proyectos típicos y al uso. Pero todos te ayudarán a tener una visión más amplia y práctica de lo que es dirigir un proyecto. Al final es de lo que se trata.

El criterio de selección que he utilizado es que los he leido más de una vez y no me he aburrido. Eso si, están en inglés (alguno ya traducido). Estos son 5 que...

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¿Cuándo va a estar esto? ¿Cuánto va a llevar?. Estas preguntas son muy habituales en la gestión de los tiempos de un proyecto. Y saber los plazos con exactitud es complicado. La realidad obliga a vivir con (cierta) incertidumbre. Los problemas suelen ser dos:

• Mala definición. Es decir saber (bien) qué hay que hacer. Que sean actividades bien definidas (tareas CAV). Hay que trabajar el diseño del proyecto pero a veces no es tan fácil porque hasta avanzar no se tiene más información.
• Mala Estimación. A nadie le gusta dar plazos, pero son imprescindibles. Y la duración depende de la

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Pues porque o arrancas en 12 semanas o no vas a arrancar nunca. Es por eso que he planificado mis cursos a distancia en 12 semanas o mis ofertas de trabajo (Proyecto 12SEM). Cuando lo pensé buscaba un equilibrio en la duración del esfuerzo. Necesitaba que fuese:

• Suficiente (para Concretar)
• Limitado (para no desgastar)

Y me parece que 12SEM es un equilibrio justo. Es suficiente para aprender (o trabajar) en cierta profundidad, pero limita el esfuerzo para que no se haga eterno y aburrido. Son unos 3 meses, no es tanto pero sí suficiente. En 12 semanas y trabajando bien se puede, p.ej.,...

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La pregunta que más vas a recibir en tu proyecto es ¿cuando lo vas a terminar? Y como cuento en el curso de emprender tu proyecto Planificar es Adivinar. No lo puedes saber todo con exactitud. Y menos el tiempo, que es muy escurridizo. Sin embargo una de las claves de la gestión del proyecto es manejar sus tiempos y para eso hay diferentes técnicas. Todas las técnicas tienen un objetivo final: que el plazo de entrega no varíe. Puedes adivinar todos los tiempos intermedios, pero fija el plazo final porque esa restricción te va a ayudar. Y si lo tienes que cambiar, cuanto antes mejor.

Tanto en...

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El percentil es una medida estadística muy utilizada. Es una medida de posición no central que nos dice cómo está posicionado un valor respecto al total de una muestra.

El concepto es sencillo. Si tenemos una muestra con muchos valores y la dividimos en 100 partes, cada una de ellas es un percentil. Y cada valor de la muestra estará en alguna de esas cajitas percentiles. El percentil está referenciado de 0 a 100. El Percentil 0 es el menor valor de la muestra y el Percentil 100 el mayor valor. Técnicamente Pi es el percentil i-ésimo, donde la i toma valores del 1 al 100. El i% de los...

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Fruto de mis reflexiones sobre ser un buen profesional y de los retos que se nos plantean hoy y ahora entre tanta crisis e incertidumbre surgieron las charlas de esta semana en Colombia (Javeriana / Acis). Estos son los materiales de la charla:

• Las notas de la Charla (pdf 55KB)
• La Ponencia Completa (pdf 155KB)
• Las referencias (y el video)

La presentación no la publico porque es un poco pesada y tampoco tiene mucho sentido sin el que lo presenta. Pero si viste mi conferencia puedes decirme qué te pareció y qué diapositiva te gustó más

Lo que cuento es como en la actualidad surgen nuevas...

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Uno de los libros de trabajo para el Proyecto 12SEM (Emprender) es Getting Real (inglés). Y resulta que estos tipos (que son realmente buenos) acaban de escribir otro: Rework. Y no puedo estar más de acuerdo con su filosofía, es realmente inspiradora. También merece la pena echarle un vistazo (lo siento, todo en inglés) a (una conferencia del 2008 ). Son materiales imprescindibles para quien quiera montar un servicio web (la idea del curso)

Y es simple: hay que repensar el trabajo. Nos hace falta una productividad para vivir bien. E insisten en estas tres ideas:

1. Trabajar mucho, no es

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Para saber las horas que trabajamos en un proyecto hay que contarlas. Así de simple.

Lo ideal es incluirlo en tu rutina de planificación semanal. Ahí te darás cuenta que es difícil adivinarlo pero al menos sabrás porqué. En planificación de proyectos es lo que se llamaría medir el esfuerzo realizado (frente al estimado)

En la situación ideal se hace una estimación del tiempo necesario para terminar una tarea (o actividad o como quieras llamarle) es decir asigno un número de horas a ese proyecto (conjunto de tareas). ¿El problema? No es tan fácil adivinar y por eso hay que controlarlo

Pero...

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Como soy español y me gusta el fútbol, estoy encantado porque España ganó la Eurocopa 2012. Es un éxito sin precedentes en este deporte. Estaba yo preparando una conferencia y se me ocurría citar la relación entre dirigir un equipo de fútbol y un proyecto

Un equipo de fútbol son un conjunto de personas con un objetivo común. No sólo los futbolistas, hay más gente en ese equipo de trabajo y toda una infraestructura. Para ganar una Eurocopa hay que ganar 6 partidos (no son tantos), y para un mundial 7. El mínimo error te deja fuera. Es un ambiente muy competitivo porque el nivel es muy alto.

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Para planificar o hacer seguimiento a un proyecto en realidad no hace falta software. La clave es la persona porque el software es simplemente una herramienta.

La necesidad del software surge de la ingeniería civil e industrial militar (Historic Evolution). Se necesitaba controlar una complejidad muy grande (miles de horas, dependencia de tareas, muchos recursos) y ante cualquier cambio recalcular rápidamente sus efectos. Sin embargo la realidad es que el 99% de los proyectos no tienen tanta complejidad. Y es en los años 80 cuando nacen las herramientas de gestión para todos (la primera...

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Estamos terminando nuestro proyecto en Nicaragua, y como sucede en muchos proyectos, se toman decisiones sobre qué comprar con los remanentes de partidas presupuestarias. Yo siempre suelo proponer invertir en tecnología (informática) porque invertir en tecnología es muy importante por su relación con la productividad. Si, por ejemplo, estamos 2 horas al día (yo estoy 8) delante de un computador, la inversión en un buen computador es algo que se amortiza todos los días. Un aumento de productividad del 25% (por ejemplo comprando una buena pantalla) hace que te ahorres una hora de cada cinco[1...

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Al hilo de una cena con amigos el otro día sobre la metodología de planificación de proyectos que plantea el PMI (Project Management Institute) hablábamos sobre la burocracia en la gestión de proyectos. La burocracia es algo con lo que convivimos, sea cual sea, nuestro trabajo, y en estos tiempos de crisis no vendría mal recortarla un poco.

La metodología del PMI está descrita en el PMBOK. Este libro (bastante grande) es muy completo y contiene todo el material de estudio para presentarse a los examenes de certificación que el PMI ofrece. Yo he coincidido en varias charlas con representantes...

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Hace poco asistí a un evento de profesionales bastante aburrido y poco interesante. Sin embargo, gracias a que el talento suele estar lejos de los discursos y formalidades, tuve una cena bien interesante con dos amigos de carrera y uno de esos profesores universitarios que merecen la pena (Xulio). Entre el pulpo y la empanada nos dio por aprovechar el tiempo y lo pasamos bastante bien. Estuvimos tratando de responder a algunas preguntas típicas de muchos profesionales. ¿Volvería a estudiar lo mismo? ¿Cómo debería ser la Universidad? ¿Qué competencias importantes aprendería primero? ¿Qué es...

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Aunque en realidad es difícil contratar a la persona correcta la verdad es que hay maneras de asegurar que la contratación sea la adecuada. Acabo de releerme un libro de Joel Spolsky (hace buen software en su compañía FogCreek) y la verdad es que es una aproximación bien interesante para contratar a personal cualificado. Eso sí, suena a ciencia ficción en un mundo donde las categorías laborales incluyen a los trepas, los pelotas y ... en fin. Los criterios de selección o la carrera profesional, no tienen nada que ver con conseguir gente Inteligente y que Resuelva (Smart and Gets Things...

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Para completar la documentación sobre hacer un buen plan (Planificación / Seguimiento) se me ocurrió pensar en diez errores comunes que yo veo en mis proyectos y plantearlos como síntomas de mala planificación. Estos son los que se me ocurren:

1. Leer el Plan lleva más de 5 minutos. Aunque parece frívolo (hay planes muy complejos), un plan que no se pueda leer (al menos lo importante) en 5 minutos pues nunca se lee. Otra cuestión es adjuntar la información de detalle en anexos.
2. Falta una de las variables del proyecto. Un Plan NO es un Cronograma o un Inventario de Compras o una lista de

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Ricardo Galli ha escrito un excelente artículo (El largo y difícil camino de la profesión) que tardas como media hora en leer y que merece la pena revisar. Me parece muy interesante para reflexionar sobre qué es ser un profesional

Surge al hilo del debate sobre la huelga de informática en España donde ha existido mucha manipulación y defsinformación. En mi opinión, no va a ayudar a resolver los problemas en sistemas informáticos y es necesario aclarar conceptos porque es cuestión de competencias y regulación, no de que desaparezca ninguna carrera.

Y este es el punto importante de un...

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Tenía pendiente revisar este video (en inglés, 37 min) de Malcolm Gladwell sobre contratar a personal en este mundo moderno. Da varias ideas que ha desarrollado en su nuevo libro (Outliers) sobre cómo el contexto influye en personas realmente potentes (inteligentes, imprescindibles, influyentes). En esta charla toca uno de los temas y apunta que los procesos de selección no sirven y plantea problemas dentro de la tarea: ¿Como contratar a la persona correcta? Comienza analizando el tema deportivo. En USA hay unos eventos (antes del Draft) donde se reúnen a todas las promesas de ese...

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Revisando hoy el material para ver lo que nos gastamos en cooperación vi dos datos curiosos que me hicieron pensar en lo relativo que es esto de los gastos.

La casa real española tiene un presupuesto anual de 9 millones de euros. La verdad pensé que era más, aunque bueno ahí no estarán incluidos algunos gastos (representación, viajes y demás). Creo que el valor que aportan como imagen y estabilidad al país es importante (sin entrar en valoraciones políticas)

El gobierno belga (o sea todos los belgas) ha gastado 11 mil millones de euros para reflotar el Fortis. Uno de los consejeros, después de ...

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Aunque tengo materiales de un curso completo sobre gestión de proyectos estas son notas para su uso con proyectos de tipo social. Los proyectos de este tipo utilizan una metodología que se denomina el marco lógico. Esta es la metodología que se utiliza para buscar financiación en las diferentes agencias de cooperación. Hay cursos muy buenos sobre este enfoque pero estas son mis notas para un taller de tres horas sobre identificación y diseño (la segunda parte es sobre ejecución y control) El concepto básico es que un proyecto es una solución a un problema y para ello invertimos una serie...

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