Una lista de tareas es un conjunto de cosas para hacer. Pueden ser algo muy simple (que lo resuelvo rápido) o algo más complejo (que no es tan fácil resolver a la primera) y son una de las herramientas clave para aprender a gestionar tu tiempo (bien).

La razón por la que son útiles es que el cerebro es muy malo recordando pero muy bueno analizando, es mejor dejar libre al cerebro (liberar la memoria a corto plazo) y apuntar lo que tenemos que hacer. Así podemos concentrarnos en en resolver la tarea. ¿No te convence? Haz la prueba. Fíjate en la diferencia entre escribir 6 cosas que tienes apuntadas (un día) y otras 6 al siguiente día (pero sin apuntar). Es fácil que se te olvide algo. Es indudable la utilidad de las listas de tareas. Simplemente descargan de preocupaciones al cerebro[1]

Pero, aún así. Las listas de tareas nos plantean una serie de retos para que sean realmente efectivas. Tareas CAV (Concretas, Abordables y Viables).

El primer paso es describirlas bien. Hay que ir al grano, orientadas a lo que hay que hacer y que sea fácil saber si he terminado o no. Es decir, la leo (un tiempo después) y sé qué tengo que hacer. Es decir, que de un vistazo sepa todo lo que tengo que hacer. Se trata de describir tareas completas.

La segunda regla es entender los límites de tiempo. Para mí, algo que puedo resolver en un minuto (o digamos 2) NO es una tarea, mejor resuélvelo ya[2]. Pero si voy a tardar mucho (por ejemplo más de una hora) es mejor dividirla en varias tareas manejables (o nos dará la sensación de que no terminamos nada). Es decir, un posible criterio sería pensar en algo que voy a tardar en resolver (estimación) entre 2 minutos y 1 hora, es decir que voy a poder manejarla. Se trata de definir tareas abordables, es decir, que pueda empezar a trabajar en ellas lo antes posible.

El tercer paso es asegurar los recursos. Lo primero el tiempo, pero muchas veces puede haber otros recursos necesarios. Hay que hacer un ejercicio de realismo porque se trata de definir tareas viables y que podamos terminar (no deseos)

Por lo tanto habrá que pensar en tareas CAV (Completas, Abordables y Viables). Pero claro, en la práctica no es tan sencillo. Por ejemplo estos son cinco ejemplos de tareas:

1. Borrar un correo. Eso lleva 10 segundos, entre leer y borrar, demasiado poco para ser una tarea (en cambio vaciar la bandeja de entrada sí).
2. Hacer tal informe. Pues depende del informe. Si es una hojita sencilla, puede ser menos de una hora, pero uno de 100 páginas es más bien un proyecto. No parece abordable (sin dividirlo en tareas más pequeñas)
3. Leer un artículo. Pues depende del artículo[4] pero sólo faltaría decir qué artículo y cuando.
4. Hacer un Sitio web. Es un proyecto, que tendrá muchas actividades y que a su vez serán tareas[5]
5. Instalar un Ordenador. Es demasiado genérico, salvo que tenga un manual y un equipo específico.

Pero como hablamos de listas, es decir, más de una tarea necesitamos saber cuantas tareas pongo en una lista. Y hay dos respuestas claras:

• La simple. Todas las que vayas a terminar
• La real. Sólo las que vayas a terminar (no todas)

Y por eso hay dos cuestiones que hay que entender muy bien a la hora de crear nuestras listas de tareas:

• Diferenciar entre Listas Cerradas y Listas Abiertas (Realidades y Deseos)
• La Agenda. Las restricciones (sobre todo de tiempo)

La principal restricción es entender que los recursos son limitados, especialmente el tiempo. Por eso es mejor listas pequeñas o al menos con las tareas clave de ese día (o semana, o mes). Para entender esto está muy bien el juego de las tareas que propone Mark Foster (Not so Easy). Se trata de terminar una lista cada día, durante una semana. Si se van añadiendo tareas a la lista (listas abiertas) no se termina nunca. ¿Te suena? Es importante definir qué vamos a hacer, con total seguridad, y qué hacer si tenemos más tiempo (que casi nunca ocurre). Lo ideal es tener listas abiertas desde donde traemos tareas concretas para nuestra lista cerrada, que es la que nos comprometemos a terminar.

En resumen, que para enfrentar un día y lidiar con los problemas de las interrupciones es mejor que tengamos nuestra lista de tareas cerrada y bien definida.

Notas:

Actualizado del original

[1]. Eso, si no la pierdes claro. Esta es también una razón por la que las listas de tareas tienen que estar seguras y a mano. La idea es que el cerebro se olvide PERO sabiendo que hay un sitio donde, si lo necesita, lo puede encontrar. Este concepto está detrás también del porqué tener un lugar centralizado para tu sistema de gestión de tiempo y que sea portátil (tenerlo disponible)

[2]. Porque a veces se tarda más gestionando la tarea, que resolviendo la tarea en sí. Y eso es burocracia, no buena gestión. La idea es apuntarla para resolverla, pero si la puedes resolver sin apuntarla, MEJOR.

[4]. Suponiendo que lees a 100 palabras por minuto, en 60 minutos te da para leer 6.000 palabras, o sea 4 artículos largos (1.500 palabras). Sin embargo, en este caso es mejor tener 4 tareas (un artículo cada tarea). Las tareas más pequeñas son más fáciles de controlar.

[5]. Por ejemplo, un proyecto de 100 horas podrían ser 100 tareas, como máximo, y quizá tiene sentido tareas de 10h. Por eso se hablar de actividades (algo con más alcance) y tareas (muy concretas en un día). En realidad es un problema de la planificación de proyecto más que  de productividad personal pero es nuestra realidad cotidiana.

[6]. Esta es la razón por la que, es importante tener una infraestructura que no falle. Por ejemplo, si necesito Internet para leer una artículo en la web, y me falla Internet, la infraestructura (no la tarea) es la que presenta el problema.