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48 Artículos en Proyectos » Gestión del Tiempo

En nuestro día a día tenemos mucho tiempo ocupado y nos queda muy poco tiempo libre. Además, nuestras tareas nos llevan más tiempo del que pensábamos. Por eso una de las herramientas de nuestro sistema de gestión del tiempo es la agenda. Los componentes del sistema son tres:

  1. Nuestros objetivos (generalmente ambiciosos)
  2. Nuestra lista de tareas (generalmente infinita)
  3. Y el calendario (la agenda). Donde nos encontramos con la realidad

Es el calendario el que marca la agenda porque el tiempo no es negociable. Una hora es una hora y por más que lo intentemos ni estira ni encoge. Entender esta...

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Una de las técnicas más sencillas de aprender y que tienen un impacto muy grande en productividad es aprender a trabajar en bloques de tiempo y en una sola cosa. Y no ir apagando fuegos (tareas) a medida que llegan. Es una técnica para gestionar el esfuerzo y mejorar el control. Un bloque de tiempo es una cajita que:

  1. Pone Orden en el caos y te centra. Primero una cosa y luego otra
  2. Protege de Interrupciones (y distracciones). Estás sólo a una cosa (y si hay interrupciones las apuntas para manejarlas después)
  3. Define Límites y te centra en los recursos que tienes (la ley de Parkinson)

Si...

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Estos días, después de pasar de sufrir un calor insoportable (más de 30º y con humedad) a una faringitis causada, probablemente por el aire acondicionado, me puse a pensar que seguramente la influencia de la temperatura en la productividad está muy estudiada. Parece de sentido común. Y claro, lo está. Hay dos conclusiones claras:

  • Hay unos criterios ideales (22/23º C y 50% humedad). Fuera de esos rangos afecta el rendimiento
  • Depende de la persona y su contexto

Dos Estudios

El estudio más citado es uno antiguo, de hace más de 10 años. Es de Alan Hedge de la Universidad de Cornell (...

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La diferencia de conectividad a Internet entre España y Cuba es tan grande, que cada vez que viajo y cambio de contexto, mi cerebro entra como en estado de shock. Después de unos meses en Cuba, llegas a España, revisas tu dispositivo (sea el móvil, una tableta o un computador) y no te llega el día para ver todos los mensajes, las notificaciones, las actualizaciones, las ... (aparentes) urgencias. Todo eso que, ahora, parece que tienes que hacer. Un día antes tampoco pasaba nada por estar tan ... desactualizado. Pero ahora, parece urgente. Es un shock por la cantidad de...

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El teléfono es el ejemplo típico de comunicación síncrona. Las dos (o más) personas que hablan deben hacerlo a la vez. Se consume el tiempo de todos los que participan en la comunicación. Como hay dos formas de trabajar, la síncrona o está bien preparada o es un ladrón de tiempo (y muy glotón). Porque de toda la conversación, depende del que peor gestiona su tiempo. Por eso, en general, cuanto más hablamos por teléfono menos trabajamos[1] .

Yo prefiero hablar lo menos posible por teléfono[2] . Y muchas veces, no por el que llama, sino por mí. Como suelo hablar mucho, una llamada que...

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La primera fase del proceso CGR es la de Capturar (Capturar, Gestionar, Resolver). Y Capturar significa Apuntar. Claro que lo mejor es ni apuntarlo (saber decir que no) pero uno de los primeros buenos hábitos en la gestión de nuestro tiempo es saber qué tenemos que hacer[1]. ¿Y dónde lo apuntamos? Pues estamos claros que debe ser en una agenda (Portátil, Práctica y Personalizada). Pero si vamos al detalle del origen de las tareas veremos que:

  1. Unas las decidimos nosotros (y van a nuestra agenda)
  2. Otras nos vienen de fuera (y deberían ir a nuestra agenda también)

Y necesitamos un lugar donde...

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Sí, pensar. Porque nos pasamos todo el día haciendo y haciendo, y muchas veces nos hace falta tiempo para pensar. Y esa es una de las ideas finales de los alumnos en mi curso de productividad. Necesitamos:

  • Pensar en lo que hemos hecho ...
  • en lo que estamos haciendo y ...
  • en lo que nos gustaría hacer

Es comenzar a ver cómo medir y reflexionar en qué invertimos nuestro tiempo y nuestra energía. Sólo con esa inquietud, ya es un avance. Porque pensar es gratis y es el primer paso. Eso sí, tampoco hay que pensar más de la cuenta porque lo difícil es hacer. Es más bien un equilibrio. Pero en...

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La verdad es que hablar de productividad desde Cuba es para que te de la risa (o el llanto). Pero para mí está suponiendo un cambio de contexto y de funcionamiento importante. Y, aunque no lo parezca, es una oportunidad para mejorar mi productividad. Claro que hay grandes dificultades, en mi caso tres:

  1. Internet: es caro, malo y algunos servicios no funcionan. Ya sea por boicot norteamericano o por control gubernamental. Ni es 100% operativo ni tiene un coste razonable
  2. Infraestructura: todavía no tengo mi oficina operativa. No es tan sencillo el tema de la vivienda y las comunicaciones
...

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Esta es una pequeña reflexión sobre la influencia de la oficina en nuestra productividad y algunas recomendaciones sobre como debería ser nuestro lugar de trabajo. La mayor parte son de sentido común pero debido a las restricciones de presupuesto o que se trabaja en espacios ya configurados por otros hace que muchas veces no estemos contentos. Tu lugar de trabajo tiene una influencia enorme en tu productividad.

Yo calculo que, siguiendo estas recomendaciones, mejoraría como mínimo un 50% y eso ya es bastante. Significa que si una tarea te lleva 3h, la harías en 2h (3 = 2 + 50%*2). Si lo...

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