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Esta es una pequeña reflexión sobre la influencia de la oficina en nuestra productividad y algunas recomendaciones sobre como debería ser nuestro lugar de trabajo. La mayor parte son de sentido común pero debido a las restricciones de presupuesto o que se trabaja en espacios ya configurados por otros hace que muchas veces no estemos contentos. Tu lugar de trabajo tiene una influencia enorme en tu productividad.

Yo calculo que, siguiendo estas recomendaciones, mejoraría como mínimo un 50% y eso ya es bastante. Significa que si una tarea te lleva 3h, la harías en 2h (3 = 2 + 50%*2). Si lo quieres ver en dinero haz el cálculo con el precio de tu hora. Ya sé que el problema es que, en general, da igual: te van a pagar lo mismo y no te irás antes a casa. Pero mira más allá porque tu trabajo mejorará y vivirás mejor.

Diez Cositas a Revisar

Vista desde Mi Despacho

La relación entre oficina y productividad la suele estudiar la ergonomía. Es toda una ciencia y hay webs especializadas que profundizan en el tema. Pero desde mi experiencia estos serían los diez elementos que merece la pena revisar y mejorar en nuestro espacio de trabajo:

  1. El Ambiente. Sí, parece de perogrullo, pero si el lugar es luminoso, amplio y agradable, la cosa cambia. Influyen factores físicos como Temperatura, Humedad o Ruido (Office Environment)
  2. El Espacio. ¿Cuánto es el espacio ideal? Depende mucho, pero ideal un mínimo de 10 m2 y yo prefiero que sea privado para evitar interrupciones ( Joel Spolsky dixit )
  3. La Silla. Una silla muy cómoda que se ajuste a tí y no al revés. Debería ser ajustable y diseñada para las personas (Ergonomic Seating)
  4. La Pantalla. Parece claro que la productividad aumenta mucho con una pantalla grande (más de 23') o incluso dos de 21'. Pero tampoco muy grandes (menos de 30')
  5. El teclado. Uno de los periféricos fundamentales. Merece la pena gastar dinero (entre 50 y 100 euros) y sirve para casi toda la vida. ¿The Best? Pues depende (Keyboard Guideline)
  6. El ratón. Junto con teclado y pantalla, los tres elementos fundamentales de interacción (HCI) persona/computador. ¿The Best? Pues depende. (Mouse Guidelines)
  7. La mesa. Con la altura suficiente y espacio para todos los elementos que necesites. Se habla de unos mínimos de 150 x 90 (cm) y 70 cm de alto. Lo que parece claro de la mesa es tener lo más usado a la mano y en capas (de más a menos utilizado). (Desk Guideline). Y parezco una madre pero: sobre todo ordenada y limpia
  8. El ordenador. Hoy en día una herramienta clave en la productividad. Para simplificar daría tres recomendaciones: que esté actualizado (menos de 3 años), pequeño/ligero y de unos 1.000 €
  9. El conjunto. Es decir, la integración de todos los componentes (Work Area). Puedes, según tu altura, calcular las principales medidas
  10. Y tú. Porque el elemento fundamental en un esquema de productividad es la persona y su salud (sobre todo tu nivel de atención). Eso es lo que tu espacio de trabajo tiene que proteger.

Y un lugar de Trabajo

Y ¿cual es mi lugar de trabajo? Pues está en mi casa porque trabajo en régimen semipresencial. He ido invirtiendo poco a poco y de mi propio bolsillo y la verdad estoy bastante satisfecho. Y se me ocurren más mejoras (sobre todo en el espacio físico). Pero yendo al grano, estos son los detalles y los precios aproximados:

  • Privado y agradable. Aunque necesito mejorarlo (más silencioso, privado y luminoso) que todavía no es perfecto.
  • Un espacio de unos 10 m2 (unos 300€/mes) (Ahora vivo en Montevideo y es muy caro)
  • Una silla muy cómoda y un poco cara (700 €)
  • Trabajo con dos pantallas: portátil (15') conectado a una pantalla externa LED de 27' (1.000 €)
  • Tengo un teclado y ratón inalámbricos: Teclado y un TrackPad. Unos 70 € cada uno
  • Tengo dos mesas (todas de pino normal, unos 30 €):
    • Una principal de 150 x 75 (cm) de pino normal (100 x 50 cm)
    • Una accesoria para la impresora, un mueblecito y un altavoz (50 x 50)
  • Un ordenador de unos 1.000 euros (es un portátil pero me valdría un buen sobremesa)
  • Periféricos: tengo un sistema NAS, un disco externo, una impresora (en red), un router bueno, un teléfono y regletas eléctricas (unos 600 € todo)

Y lo que cuesta

¿Cuanto cuesta tener un despacho así? Yo suelo estimar unos 3.000 euros y el alquiler de oficina. Aunque habría que considerar la amortización (periféricos en 5 años, silla en 10 años, ordenador en 3) y el valor residual de los equipos (que los vendo antes de comprar unos nuevos). Pero supongamos que cambio todos los equipos cada 3 años. Serían:

  • El alquiler de Oficina. En Bolivia unos 60€/mes, ahora en Montevideo unos 300 (o más). Supongamos 200.
  • La tecnología: unos 100 €/mes (unos 3.000 euros en 3 años)

Podría pensar en unos 300 €/mes (3.600K eur/año) y condicionado, sobre todo, por el precio del alquiler. Esto es mucho menos que el coste de oficina en la mayoría de las empresas (una de las ventajas del teletrabajo). Un buen indicador al empezar sería gastar 3.000 euros en la oficina (aparte del alquiler). Se amortiza rápido y la diferencia de gastar 1.500 a 3.000 en tres años, es de unos 40 €/mes y seguro que, si eres español (18 EUR/h) ahorrarás más de 3 horas al mes. O sea que compensa y mucho.

Pues nada, si quieres mejorar tu espacio de trabajo, espero que te sean de ayuda estas recomendaciones. Ah!, ¿que trabajas en la oficina de tu empresa? Pues no importa, Cómpralo tú, empieza por una pantalla y una buena silla (o todo lo que puedas). La mejora para tí será importante y siempre te lo podrás llevar cuando te vayas. Salvo que no te dejen, invertir en tu puesto de trabajo es invertir en tí. No hay excusa para no intentar mejorar.

Más referencias interesantes sobre la productividad en la oficina:

  1. 10 Ergonomic Upgrades
  2. Apple Recomendations
  3. Publicaciones de Asociación Española

Actualizado del original

Escrito por Cesáreo el 10 Feb del 2014 ( hace casi 7 meses)
y Archivado en Gestión del Tiempo

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