Oficina, Ergonomía y Productividad

Esta es una pequeña reflexión sobre la influencia de la oficina en nuestra productividad y algunas recomendaciones sobre como debería ser nuestro lugar de trabajo. La mayor parte son de sentido común pero debido a las restricciones de presupuesto o que se trabaja en espacios ya configurados por otros hace que muchas veces no estemos contentos.

La clave del asunto es tu productividad. Yo calculo que, siguiendo estas recomendaciones, mejoraría como mínimo un 50% y eso ya es bastante. Significa que si una tarea te lleva 3h, la harías en 2h (3 = 2 + 50%*2). En todas las horas que trabajo en un año pues es bastante. Y si calculas un precio a tu hora de trabajo (el medio en España es 18 €/h) pues eso, ahorras. El gran problema con la productividad es que en general da igual, total te van a pagar lo mismo y no te irás antes a casa. Pero merece la pena mejorarla, vivirás mejor.

La relación entre oficina y productividad la suele estudiar la ergonomía. Es toda una ciencia y hay webs especializadas alrededor de los múltiples aspectos que toca, pero resumiendo, estos serían diez aspectos que merece la pena revisar para mejorar nuestro espacio de trabajo:

1. El Ambiente. Sí, parece de perogrullo, pero si el lugar es tranquilo y agradable, es un avance . El problema son las interrupciones. (Office Environment)
2. El Espacio. ¿Cuanto es el espacio ideal? Depende mucho, pero ideal un mínimo de 15 m2 y es bien importante un despacho privado. La oficina es uno de los pilares de la productividad como dice Joel Spolsky
3. La Silla. Lo principal es que la silla se ajuste a tí, no al revés. Una silla muy cómoda debería ser ajustable y diseñada para las personas. (Ergonomic Seating / Slides)
4. La Pantalla. Parece claro que la productividad aumenta mucho con una pantalla grande (más de 23') o incluso dos de 21'
5. El teclado. Uno de los periféricos fundamentales. Merece la pena gastar dinero (entre 50 y 100 euros) y sirve para casi toda la vida. ¿The Best? Pues depende ((Keyboard Guideline))
6. El ratón. Junto con teclado y pantalla, los tres elementos fundamentales de entrada/salida. The Best? Pues depende. (Mouse Guidelines)
7. La mesa. Con la altura suficiente y espacio para todos los elementos que necesites. Se habla de unos mínimos de 150 x 90 (cm) y 70 cm de alto. Lo que parece claro de la mesa es tener lo más usado a la mano y en capas (de más a menos utilizado). (Desk Guideline). Y parezco una madre pero: sobre todo ordenada y limpia
8. El entorno de trabajo. Incluye varios de los elementos anteriores todos juntos (Work Area). Es importante calcular según tu altura algunas medidas interesantes
9. El ordenador. Hoy en día una herramienta clave en la productividad. Para simplificar daría tres recomendaciones: actual (menos de 3 años), portátil (para moverse con la oficina) y con presupuesto sobre 1.000 €
10. Y tú. Pues la persona es la clave (Productividad y Salud)

Y ¿cual es mi lugar de trabajo? En realidad es en casa (teletrabajo) y he ido invirtiendo poco a poco y de mi propio bolsillo (para quien me contrata NO es un coste y a cambio ofrezco mayor productividad). La verdad estoy bastante satisfecho. Pero yendo al grano, estos son los detalles y los precios aproximados:

1. Privado, luminoso, silencioso (trabajo con música y radio) y caliente (que vivo en La Paz). Si giro a la izquierda veo esto.
2. Un espacio de unos 25 m2 (unos 60€/mes)
3. Una silla muy cómoda (cada día estoy más contento) aunque sí, muy cara (700 €)
4. Trabajo con dos pantallas: el portátil (13') conectado a una pantalla externa LED de 24' (700 €)
5. Tengo un buen teclado y ratón inalámbricos: Apple Wireless y Mighty Mouse (el anterior al Magic Mouse). 70 € cada uno
6. Tengo tres mesas (todas de pino normal, unos 30 €):
   • Una principal de 150 x 75 (cm) de pino normal (100 x 50 cm)
   • Dos accesorias para periféricos y teléfonos (50 x 50)
7. Ordenador: tengo un portátil de unos 1.000 euros (Apple MBP)
8. Periféricos: tengo discos duros externos (en red y usb), un equipo multifuncional (HP 3052), un router bueno, dos teléfonos y regletas eléctricas (unos 600 € todo)

¿Cuanto cuesta tener un despacho así? En realidad, teniendo en cuenta una amortización de 3 años para toda la tecnología y la silla (aunque la silla tienen una garantía de 12 años) tendríamos:

• El alquiler de Oficina: unos 60€/mes (en Bolivia)
• La tecnología: unos 80 €/mes (unos 3.000 euros total)

O sea que mi oficina me costaría unos 160 &euro/mes, esto es mucho menos que el coste de oficina en la mayoría de las empresas (una de las ventajas del teletrabajo). Un buen indicador al empezar sería gastar 3.000 euros en la oficina (aparte del alquiler). Se amortiza rápido, la diferencia de gastar 1.500 a 3.000 en tres años, es de unos 40 €/mes y seguro que, si eres español ahorrarás más de 3 horas al mes. Compensa mucho

Pues nada, si quieres mejorar tu espacio de trabajo, espero que te sean de ayuda estas recomendaciones. Ah!, ¿que trabajas en la oficina de tu empresa? Pues no importa, Cómpralo tú, empieza por una pantalla y una buena silla (o todo lo que puedas). La mejora para tí será importante (y siempre te lo podrás llevar si te vas).

Si quieres profundizar en este tema algunos materiales para aprender más:

• Recomendaciones Básicas (pdf 342 KB)
• 10 Ergonomic Upgrades
• Apple Recomendations
• Office Ergonomic Guideline (Check List)
• Publicaciones de Asociación Española