Una de las herramientas más útiles para productividad personal y profesional es el control de nuestra lista de tareas, sobre todo en papel pero también utilizando Internet. En este artículo me refiero a lo que llamo minitareas y no tanto a la gestión y seguimiento y control de actividades de un proyecto.

Yo llamo minitareas a actividades simples que tengo que resolver continuamente, por ejemplo comprar leche, enviar un correo, llamar a alquien, leer un artículo, etc. Es decir, para mí una minitarea es algo que:

• No puedo hacer ahora (en menos de 1 minuto)
• Es simple y resuelvo rápido (en menos de 10 minutos)

A veces incluyo como minitarea alguna acción que me recuerda alguna actividad que necesita más tiempo (más de 30 minutos). Hay algunas cuestiones a tener en cuenta al hacer una lista de tareas (o minitareas):

• Que sean de tareas, no de deseos (realistas y que se lleven a cabo)
• Que sean cerradas, no abiertas (limitadas en tareas/tiempo)
• Con elementos simples y rápidos de resolver (tareas sencillas)

En resumen, se trata de terminar tu lista de tareas en un tiempo concreto. Si quieres saber más sobre listas de tareas puedes leer estos artículos (en inglés):

• Nos gustan las listas, pero no es suficiente
• Una cosa es hacer una lista, otra resolverla
• Para controlar nuestros días hay que usar listas cerradas
• Dos modelos de productivad personal (DIT vs GTD)

Bueno, supongamos que tenemos nuestra lista de tareas (o varias listas + diario, que es lo ideal). ¿Cómo las gestionamos? El mejor sistema es el papel pero puede serte útil controlar tus tareas on-line. Aunque hay diferentes servicios (Lista TechCrunh o LifeHacker. Yo utilizo RememberTheMilk para:

• Tener 7 listas (Cerrada por día, pestaña resumen)
• Manejar unas 10 minitareas/día o 50/semana
• Consultar vía web, vía rss y más

Es una excelente aplicación y cada día que la utilizo me parece mejor construida. Tanto que pagué 20 euros y no me hacía falta (con la versión gratis me llega). Pero me hace ser más productivo (me cuesta menos de 1 céntimo por tarea).

Tiene mucha funcionalidad pero lo que me parece más útil es:

• Utilizar atajos del teclado (sobre todo d, c, t, n)
• Realizar búsquedas avanzadas (sobre todo completedWithin:"1 week of today")
• Usar la función Resumen o Plan Semanal

Pero bueno se pueden hacer muchísimas cosas. Muy recomendable.