Una lista de tareas es un conjunto de cosas para hacer. Pueden ser algo muy simple (que lo resuelvo rápido) o algo más complejo (que no es tan fácil resolver a la primera) y son una de las herramientas clave para aprender a gestionar tu tiempo (bien).

La razón por la que son útiles es que el cerebro es muy malo recordando pero muy bueno analizando. Es mejor dejar libre al cerebro (liberar la memoria a corto plazo) y apuntar lo que tenemos que hacer. Así podemos concentrarnos en resolver la tarea. ¿No te convence? Haz la prueba. Fíjate en la diferencia entre escribir 6 cosas que tienes apuntadas (un día) y otras 6 al siguiente día (pero sin apuntar). Es fácil que se te olvide algo. Es indudable la utilidad de las listas de tareas. Una primera razón es que simplemente descargan de preocupaciones al cerebro¹.

Pero, aún así. Las listas de tareas nos plantean una serie de retos para que sean realmente efectivas. Podríamos hablar de que necesitamos tareas CAV:

• Concretas. Hay que describirlas bien.
• Abordables. Tendrás restricciones.
• Viables. Quizá no tengas los recursos necesarios (todavía).

El primer paso es describirlas bien. Hay que ir al grano, orientadas a lo que hay que hacer y que sea fácil saber si he terminado o no. Es decir, la leo un tiempo después y sé qué tengo que hacer. Cuando la apuntas (recuerda el proceso CGR) todo parece fácil, pero pasa el tiempo y no recuerdas la mitad. Necesitas que de un vistazo sepas todo lo que tienes que hacer. Se trata de describir tareas concretas y completas.

La segunda regla es entender los límites de tiempo. Para mí, algo que puedo resolver en un minuto (o digamos 2) NO es una tarea, mejor resuélvelo ya². Pero si voy a tardar mucho (por ejemplo más de una hora) es mejor dividirla en varias tareas manejables (o nos dará la sensación de que no terminamos nada). Es decir, un posible criterio sería pensar en algo que voy a tardar en resolver (estimación) entre 2 minutos y 1 hora, es decir que voy a poder manejarla. Se trata de definir tareas abordables, que pueda empezar a trabajar en ellas lo antes posible.

El tercer paso es asegurar los recursos. Lo primero el tiempo, pero muchas veces puede haber otros recursos necesarios. Hay que hacer un ejercicio de realismo porque se trata de definir tareas viables y que podamos terminar (no deseos). Y aunque en este contexto hablamos del tiempo, dinero, información necesario u otros recursos, el más importante y limitado es tu nivel de atención (y energía).

Por lo tanto habrá que pensar en tareas CAV (Completas, Abordables y Viables). Pero claro, en la práctica no es tan sencillo. Por ejemplo estos son cinco ejemplos de tareas:

1. Borrar un correo. Eso lleva 10 segundos, entre leer y borrar, demasiado poco para ser una tarea (en cambio vaciar la bandeja de entrada sí).
2. Hacer tal informe. Pues depende del informe. Si es una hojita sencilla, puede ser menos de una hora, pero uno de 100 páginas es más bien un proyecto. No parece abordable sin dividirlo en tareas más pequeñas.
3. Leer un artículo. Pues depende del artículo³. Pero sólo faltaría decir qué artículo y cuando.
4. Hacer un Sitio web. Es un proyecto, que tendrá muchas actividades y que a su vez serán tareas⁴.
5. Instalar un Ordenador. Es demasiado genérico, salvo que tengas un manual y un equipo específico.

En resumen, que dependerá mucho de tu contexto, pero ya puedes ver que un primer problema es definir la tarea: concreta, abordable y viable.

Pero como hablamos de listas necesitamos saber cuantas tareas . Y hay dos respuestas claras:

• La simple. Todas las que quieras terminar.
• La real. Sólo las que vayas a terminar (no todas).

Y por eso hay dos cuestiones que hay que entender muy bien a la hora de crear nuestras listas de tareas:

• Diferenciar entre Listas Cerradas y Listas Abiertas (Realidades y Deseos)
• La Agenda. Las restricciones (sobre todo de tiempo)

La principal restricción es entender que los recursos son limitados, especialmente el tiempo y la energía. Es mejor tener listas pequeñas o al menos con las tareas clave de ese día (o semana, o mes). Para entender esto está muy bien el juego de las tareas que propone Mark Foster en sus libros. Se trata de terminar una lista cada día, durante una semana.

Si se van añadiendo tareas a la lista (listas abiertas) no se termina nunca. ¿Te suena? Es importante definir qué vamos a hacer, con total seguridad, y qué hacer si tenemos más tiempo (que casi nunca ocurre). Lo ideal es tener listas abiertas desde donde traemos tareas concretas para nuestra lista cerrada que es la que nos comprometemos a terminar. Cada tipo de lista, es de tareas, pero tiene objetivos diferentes.

En resumen, que para enfrentar un día y lidiar con los problemas de las interrupciones es mejor que tengamos nuestra lista de tareas cerrada y con cada tarea bien definida (Concretas, Abordables y Viables).

Notas:

Actualizado del original (allá por el 2008 y con varias actualizaciones en el 2014)