Productividad en Internet

El título de esta charla en realidad es ProductiBidad en Hinternet. Pero productividad se escribe con V e internet sin H. Es la forma de resaltar que la forma correcta de utilizar Internet es para:

• Trabajar Menos y ...
• Trabajar Mejor

La idea no es utilizar internet porque sí, porque ahora toca. La idea es utilizar internet bien y ser más productivos. La herramienta no es lo importante. La tecnología permite (e Internet es parte del mundo tecnológico que nos rodea) hacer tres cosas mucho mejor:

1. Centralizar. La información la tengo actualizada y centralizada en un lugar
2. Comunicar. La información anterior la hago pública (o privada según me interese) facilitando el intercambio de información (para tomar decisiones)
3. Colaborar. Mi equipo de trabajo puede trabajar sobre la misma información que yo tengo (y registra los cambios y los autores)

El grado de madurez es un proceso desde el punto 1 al 3. Hay que empezar por centralizar, luego comunicar de forma eficiente y finalmente colaborar sobre la información con control. Y todo eso, para trabajar menos y mejor.

La clave no está en la herramienta (internet) sino en el resultado final (productividad). El principal error (y es muy común) es tratar de utilizar Internet sin pensar qué problema va a resolver (o sin formación o por que lo dice un jefe o porque lo leí en una revista ...)

Dependiendo de la charla suelo pararme en unas herramientas u otras (por ejemplo esta antigua o esta reciente) y suelo escribir sobre diferentes soluciones que me parecen interesantes. Estos son diez ejemplos concretos de Problemas y Herramientas Internet que (al menos a mí) me ayudan:

1. Calendarios on-line. Para informar de eventos o inscripciones (fecha, hora, lugar) o coordinar agendas. Sólo si está bien organizado y para agendas sencillas. Yo lo utilizo también para mi agenda personal
2. Tareas y Actividades. Para gestión de tareas y actividades sencillas de proyectos (para equipos de trabajo o proyectos complejos es más complicado)
3. Compartir Archivos. Muy útil para compartir archivos entre diferentes personas (sincronización de carpetas). Muy útil y sencillo de manejar
4. Listas de Correo (1 - Grupos). Para gestionar mensajes entre varios miembros (una clase, una asociación, un equipo de proyecto). Sirve para simplificar la comunicación, archivar mensajes (conocimiento) y gestionar mejor los usuarios (altas/bajas y control)
5. Información Geográfica (2 - Mapas). Para informar de lugares y sitios (por ejemplo de proyectos), hoy en día los mapas están en Internet
6. Ofimática Web (3 - Hojas Cálculo). Sobre todo para hojas de cálculo on-line siempre que sean sencillas (no vale por ejemplo, para gestionar 4.000 facturas)
7. Recoger Datos. Para facilitar la recolección y tabulación de datos (encuestas, evaluaciones, etc)
8. Publicar y Modificar fotos. Para gestionar de forma eficiente la información fotográfica (muy habitual en proyectos). Simplifica el espacio, la documentación y el envío de material (fotos, videos, etc)
9. Registrar e Informar con Weblogs. Para llevar un control de actas y/o reuniones utilizando diarios de Internet
10. Y sí, si quieres, tener una web (que puedas gestionar tú). El problema básico que resuelve es el de informar (para servicios de colaboración y/o interactividad es más complejo)

Hay dos grandes ventajas técnicas al utilizar aplicaciones Internet:

• No hay que instalar ningún software, llega con un navegador internet
• No hay problema de formatos porque no se intercambian archivos [1]

Pero claro, tiene también algunas desventajas:

• Necesita Internet de calidad. Se necesita un buen acceso a Internet (buena velocidad y bajo retardo)
• Computador Actualizado. Se suelen necesitar computadores actualizados (¿cual?)
• Seguridad. Cualquiera con tu usuario/contraseña podrá acceder a tus datos. La seguridad es cuestión de equilibrio y yo creo que merece la pena el riesgo. Pero ...
• Privacidad. Aunque no suele preocupar tanto yo creo que es un tema importante: ¿Qué hacen con mis datos? Hay preocupación grande en la comunidad con esto

En fin, creo que hoy en día hay un abanico muy grande de posibilidades para utilizar internet y ser más productivo. Además el coste es marginal [2] Pero para terminar, recordar otra vez que todas estas herramientas son para trabajar menos y mejor.

Para mí se trata de productividad ...

... para Vivir Bien

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[1]. Nota 1. Se suele esgrimir también que se gasta menos en almacenamiento (porque la aplicación web lo almacena es sus servidores) pero hay que tener siempre copias de seguridad en local (la tecnología no es perfecta)

[2]. Nota 2. El coste es entre gratis y muy barato PERO hay que tener en cuenta costes ocultos (formación, tiempo de dedicación, quizá una consultoría, etc). El principal error es suponer que se aprender automáticamente. Es necesario dedicarle tiempo (como para toda innovación)