Según mi experiencia, tanto profesional como docente, los conceptos de planificación, gestión y seguimiento de un proyecto son transversales a las competencias profesionales, es decir, comunes a diferentes profesiones. Creo que hay que buscar en los profesionales (de cualquier ámbito) una autonomía para la gestión de sus proyectos.
La idea de esta página es que en 10 minutos tengas los conceptos básicos que necesitas para tener un control básico de tu proyecto, al igual que ya hice para la planificación. Son notas basadas en mi formación y experiencia pero también es cierto que a lo mejor en estos 10 minutos aprendes más que en gran parte de los cursos que se ofrecen.
Esta información no sustituye a un curso más intensivo ni sustituye a la clase presencial de un profesor. Si quieres hacer un curso estas serían mis recomendaciones:
- Uno básico vía correo electrónico (gratuito y sencillo)
- Uno que hice en Cepade en una maestría (a distancia, 75h, 500 €)
- Uno de Project Management en Berkeley (presencial o a distancia, 60h, 500&euro )
O bueno, siempre puedo organizarlo yo.
Objetivo de la Gestión de un proyecto
El objetivo de gestión de un proyecto es controlar el proyecto para que como mínimo:
- vaya según lo esperado (plan) y,
- si no es así (seguimiento)
- tomar las decisiones adecuadas (control)
... que permitan finalizar el proyecto con éxito (que se cumplan los objetivos)
Qué hay que controlar
Un proyecto puede ser algo muy complejo pero al final es simplemente un conjunto de variables a controlar (recursos). Los recursos típicos son generalmente:
- Tiempo. Respecto a la variable tiempo hay que aclarar que una cosa es el esfuerzo (horas de trabajo) y otra la duración (el plazo que tengo). Es decir, el plazo para terminar una tarea puede ser de una semana (duración: desde el inicio hasta el fin) y son necesarias 2 horas (esfuerzo).
- Dinero. El control del dinero se llama también control presupuestario. El presupuesto es el plan previsto del recurso dinero y hay que tener en cuenta tanto los ingresos/gastos (en qué lo gasto) como el flujo temporal (cuando lo gasto)
En los proyectos de desarrollo de software y de sistemas informáticos lo que interesa generalmente es controlar el tiempo y generalmente se hace en horas. Por eso se habla de horas/persona, horas/proyecto, etc. Un buen control exige trabajar utilizando un calendario on-line y controlar las horas de trabajo.
Fases a Controlar
En la gestión de un proyecto podemos hablar de las siguientes fases:
- Planificación: lo que pienso que va a ocurrir.
Por ejemplo, voy a tardar 4 horas (tiempo de la tarea) en escribir un artículo sobre gestión de proyectos (alcance de la tarea) - Seguimiento: lo que en realidad ocurre.
Tardé sólo 2 horas en escribirlo, es decir el 100% del alcance de la tarea en el 50% del tiempo previsto. - Control: toma de decisiones en función de lo ocurrido.
Por ejemplo, en el caso anterior, utilizar las 2 horas sobrantes para realizar un anexo al artículo.
Herramientas de Seguimiento
El uso de una herramienta de seguimiento ha de tener las siguientes características:
- Fácil de Utilizar (para mi y para mi equipo de trabajo)
- Útil (para mí y para mi equipo de trabajo)
- Barata (en dinero y en tiempo)
Un ejemplo típico de herramienta sería el uso de una tabla. Una tabla típica podría ser:
Detalle por tarea
| Tarea | Horas Previstas (Plan) | Horas Reales (Seguimiento) | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Aprender un Lenguaje de Programación | 30 h | 20 h | 10 h |
Informe Resumen:
| Tarea/Proyecto | Fecha | Horas Previsto | Alcance Previsto | Horas Reales | Alcance Real | Diferencias Alcance | Diferencias Tiempo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Hacer un programa HolaMundo en el lenguaje TAL | 25 Octubre 2005 | 50 | 100% | 70 | 85% | Falta el 15% (debería estar acabado) | Llevo 20 horas más de lo previsto |
Esto se puede realizar perfectamente en papel, sin embargo cuando el proyecto es complejo o debemos manejar muchos proyectos es interesante pensar en el uso de software para la gestión de proyectos (es interesante, no imprescindible). Es simplemente controlar las actividades del proyecto.
Herramientas Software
Hay muchísimas herramientas software para planificar y gestionar proyectos. Lo importante no es la herramienta sino que realmente nos ayude a ser productivos y en este sentido depende mucho de la persona. En mi opinión la mejor secuencia para adquirir una buena competencia sería:
- Utilizar el papel. Sí, el papel porque es el mejor sistema (barato y rápido) para escribir y pintar
- Utilizar software básico. Por ejemplo calendarios web, un editor de texto o una hoja de cálculo
- Utilizar software específico. El típico es MS Project aunque hay muchos más por ejemplo los que utilizan software libre y uno muy recomendable llamado Gantter (vía web y similar a MS Project)
- Utilizar software práctico vía web. Con un calendario on-line, una herramienta de control de tareas, de horas o incluso un weblog. Son herramientas baratas, simples y muy adecuadas para proyectos sencillos.
Y, ¿qué utilizo yo?. Pues llevo un control de horas con control de tareas y actividades utilizando una plataforma vía web (OpenACS) que me sirve de Agenda, Weblog, Control de Horas, Publicación Web y Seguimiento de Incidencias. Puedo acceder desde cualquier sitio (no sólo mi oficina) y me permite saber cuantas horas trabajo al año y en qué proyectos.
Ejemplo de Seguimiento
Tengo varios ejemplos de seguimiento de proyecto de mis alumnos que están muy bien (mucho mejores que algunos directivos e ingenieros que se dedican a ello). Todo depende del tipo de proyecto, pero a mí este me parece especialmente bueno:
- Instalación de un Sistema Sencillo. Describe muy bien (claro y sencillo) el alcance del proyecto, permite que alguien (externo) lo pueda seguir y tiene una tabla de control de proyecto magnífica