Gestión del Tiempo

Indice de Contenidos

1. El problema: Gestionar Tiempo
   • Tiempo: recurso valioso y limitado (Calculo Horas/dia)
   • Principios para gestionar (bien) el tiempo
     • Centralizar Información
     • Utilizar (bien) el cerebro
     • Desarrollar Rutinas / Hábitos
     • Utilizar esas Rutinas y Mejorarlas
   • Aspectos Importantes
     • ¿Sé lo que quiero? Objetivos
     • ¿Sé lo que hice? Documentar
     • ¿Sé cómo hacerlo? Planificación
   • Que es un tarea, una cita. Problema a resolver
   • Nivel macro y micro: horas / años
2. Ciclo de Tarea
   • Definir la Tarea
   • Ciclo de Tarea
     • ¿La puedo hacer ahora?
     • Sino ¿cuando? (Evitar Dejadez)
     • Documentar
   • Proceso de Mejora Continua: PDCA
   • ¿Puedo hacerlo? Gestión de Recursos
     • El tiempo
     • El dinero
     • Otros
   • Making a Good Task List
3. Definir y Planificar la tarea (el qué)
   • Qué es lo que hay que hacer (Alcance)
   • Cuanto tiempo me va a llevar (Duración)
   • Gestión de la tarea y el calendario (Plazo vs Duración)
   • Manejar Varias Tareas:
     • Lista de tareas
     • Estructura Jerárquica de Tareas (EDT / WBS)
     • Proyecto: conjunto de tareas con un objetivo
   • Tareas Especiales: autónomas, independientes, repetitivas, los ladrones de tiempo
4. Control y Seguimiento (el cuanto y el cuando)
   • Diferencia entre lo planeado y lo real (ley de Murphy)
   • Control de la tarea: estimaciones, realidad, pendientes
   • Rutinas de control de tiempo
   • ¿Quien controla que el tiempo es el real? yo
   • Sofware para control de tareas
     • Funcionalidades que necesito
       • Ver / Editar Tarea
       • Comentarios sobre la Tarea
       • Ver / Editar Duración y Plazos
       • Organizar Tareas
     • Algunos Ejemplos: Voo2do, Ta-Da list and more software
5. Gestionar el Calendario
   • El mejor software: el papel
   • Objetivo: qué hago y CUANDO
   • Funcionalidad:
     • Añadir/Quitar Cita/Evento
     • Modificar / Recordar Cita
     • Ver calendario de citas/Evento
     • Importar / Exportar Eventos / Calendarios
   • Estándares de eventos: iCalendar
   • La Colaboración (distintas personas) y la Sincronización (distintos dispositivos)
   • Ejemplos de Sofware
     • Entorno Escritorio: MS Outlook, Palm Desktop, Mozilla Calendar Sunbird / Lightning, Evolution, Korganizer y más
     • Entorno Web: Yahoo, Google
6. Mi Organizador Personal (La Agenda)
   • Qué es: gestor de tareas + calendario + libreta direcciones
   • Relación Tarea y Cita. ¿Cuando trabajo en la tarea?
   • ¿Digital (PDA / PIM) o Analógico (PAA)? Ante la duda: papel
   • Software PIM : Escritorio y Web
7. Estableciendo rutinas
   • Crear Hábitos/Rutinas:
     • Porque es automático (inconsciente)
     • Mejor poco continuamente, que mucho de vez en cuando
   • Rutina de control del tiempo: plan, control y nuevo plan
   • Ciclo diario:
     • Planificar Calendario
     • Revisar Lista de Tareas
     • Re-planificar
     • Trabajar el Plan
     • Finalizar y Repetir al día siguiente
   • Demasiadas Tareas: establecer prioridades
   • Práctica, Práctica, Práctica (Calendar Animation)
8. Gestión de Interrupciones
   • Más ley de Murphy: interrupciones
   • Administración de Sistemas: demasiadas peticiones
   • Diferencia entre
     • emergencia
     • urgencia
     • prioritario
   • Estableciendo Prioridades:
     • para ya (A)
     • lo antes posible (B)
     • hay que hacerlo (C)
   • Lo que no se puede, no se puede y además es imposible: documentar ocupación
9. Productividad y Salud
   • Productividad:
     • Qué es
     • Gestión de mi capacidad y mi tiempo
     • ¿Como aumentar productividad? Formación y Experiencia
   • Salud:
     • Qué es la salud
     • Concepto Integral: físico, mental, emocional, espiritual
     • Aspecto social de la salud (trabajo en equipo)
     • La alimentación, el sueño, el cuerpo: recurso cerebro
   • Sin salud no puede haber máxima productividad (Para leer: 1, 2)
   • Entrenar: Crear hábitos sanos
10. Repaso: Libro Recomendado (inglés): Time Management for System Administrators (Video)