Aprender a Gestionar el Tiempo

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Cualquier profesional tiene que gestionar su propio tiempo (y a veces el de los demás) porque es el recurso más limitado y escaso que tiene. Es una competencia independiente del tipo de trabajo y que no se incluye en los curriculums habitualmente.

Objetivos

Aprender a gestionar mi tiempo
Utilizar Software para hacerlo

Clases

Los Principios de Gestión:
- El Problema:
  - Tiempo: valioso y limitado
  - ¿A qué dedico mi tiempo?
- Poner Límites: Lo que no se puede, no se puede y además es imposible
- Donde Estoy (La Rueda de la Vida) y a Donde quiero ir
- Principios a tener en cuenta (usar bien el cerebro):
  - Centrarse. ¿Para qué?
  - Concentrarse. Una sola cosa al tiempo
  - Resolverlo. Dedicarle energía (y tiempo) al problema
  - Usar el Inconsciente. Desarrollar Rutinas y Hábitos
  - Poco, Frecuente y en procesos
- Foco de Tiempo: tareas (hs), actividades (dias, semanas)
- Elementos del Sistema: Agenda (límite tiempo) Y Lista de Tareas (límite alcance)
- Las Interrupciones
  - ¿Que provocan?: Cambio de Contexto
  - Distraen, son muchas pero son inevitables (vivir con ellas)
  - Tipos:
    - A: para ya (casi 0%)
    - B: lo antes posible (el 5%)
    - C: hay que hacerlo (el 95%)
  - Hay que manejarlas (o decir que NO)
- Rutinas
  - Crear Hábitos/Rutinas:
    - Porque es automático (inconsciente)
    - Mejor poco continuamente que mucho de vez en cuando
  - Rutina de control del tiempo: plan, control y nuevo plan
  - Ciclo diario:
    - Revisar Lista de Tareas
    - Crear Agenda: Asignar Tiempo (time boxes)
    - Trabajar el Plan (Mejora Continua)
    - Finalizar y Repetir (al menos por día)
- Listas de Tareas
  - Al grano:
    - ¿La puedo hacer ahora?
    - Sino ¿cuando? Evitar Dejadez (procrastination)
    - Documentar: Alcance / Plazo / Esfuerzo
  - Definir una tarea:
    - Sencilla (4 o 5 palabras)
    - Fácil de Resolver (en una sesión de tiempo)
    - Autónoma (con todos los datos necesarios)
  - ¿Cuanto Tardo?
    - Concentración vs Pereza (¿tiempo adecuado?)
    - Estimar y Medir: experiencia
    - Trabajar en Bloques (de tiempo y de tareas)
  - No todo es tan fácil (you'll hate them): Hacerlas Cerradas (Will-do)
  - Evitar Dejadez: Adelantarse (Calendar Animation)
  - Los ladrones de tiempo: interrupciones, reuniones, dejadez y más
- Plan, Control y Seguimiento (el cuanto y el cuando)
  - Planificar (pensar hacia delante)
    - Objetivos -> Tareas (Lista Tareas)
    - Tiempo -> Tareas (Agenda)
  - Tiempo de Planificación: día, semana, mes, año ...
  - Seguimiento (Tareas vs Dedicación):
    - ¿A qué le dediqué el tiempo? ¿Cuanto trabajé?
    - ¿Qué tareas resolví? ¿Cumplí Objetivos?
  - El control:
    - Diferencia entre lo planeado y lo real (ley de Murphy)
    - Control de la tarea: estimaciones, realidad, pendientes
    - Rutinas de control de tiempo
    - ¿Quien controla que el tiempo es el real? Yo
  - Ciclo de Control (PDCA):
    - Plan: Definir Tarea y Asignar Agenda
    - Do: Ejecutarla
    - Check: ¿Lo terminé? ¿Calculé Bien?
    - Act: Re-planificar y/o Documentar
  - Definir y Cumplir Horarios (Personal / Profesional)
- Tareas Comunes
  - Ley de Pareto: atención a patrones comunes
  - Ejemplos: reuniones, teléfono y correo electrónico
  - Equilibrios:
    - entre Tiempo Dedicado vs Resolver Tareas
    - Comunicación Síncrona y Asíncrona
  - Reuniones
    - Problema: hablar, hablar, hablar
    - Recomendación: Limitar Tiempo y Documentar (10 Best Practices)
    - Lo Ideal: Temas a Tratar, 1h de reunión y Lista Tareas final
  - Teléfono
    - Problema: interrupción
    - Recomendación: limitar tiempo y centrar en tareas
    - Lo Ideal: evitar interrupción (llamar yo) y documentar
  - Email (Control Your Email)
    - Problema: interrupción, cantidad y diferente complejidad
    - Recomendación: proceso en batch (varios a la vez)
    - Lo Ideal: bandeja vacía y fácil de consultar el archivo
- Productividad y Salud
  - Productividad:
    - Qué es
    - Mi capacidad y mi tiempo
      - ¿Tiempo por Sesión, p.ej. 50 min + 10 descanso?
      - ¿Hora de máxima productividad?
      - Tiempo de Trabajo: ¿Máx h / dia ? ¿Máx h / semana?
    - Concentrarse (¿How to?) y Conocerse:
      - Tiempo para Relajarse
      - Ambiente Adecuado
      - Definir Agenda
      - Mantener Mente Sana: sin prisa, sin preocupación y sin miedo
    - ¿Como aumentar productividad? Formación y Experiencia
    - Productividad en movilidad
  - Salud:
    - Qué es la salud
    - Sin salud no puede haber máxima productividad (Para leer: 2)
    - Concepto Integral: físico, mental, emocional, espiritual
      - Aspecto Físico (recurso cerebro): La alimentación y el sueño
      - Aspecto Social: trabajo en equipo
      - Aspecto Emocional: decir que NO diciendo SI a
        
        Mi tiempo es limitado
        
        Tengo que Resolver tu problema
        
        Debo Crear una relación sana (no buena)
  - En resumen: Entrenar
    - Crear hábitos sanos
    - Practicar, Practicar, Practicar
- ¿Usar Software?
  - El mejor software: el papel
    - Barato
    - Portátil
    - Personalizable
    - Alta Resolución: texto y gráficos
  - Ejemplos de Agenda en Papel (tiempo y tareas)
    - Calendario Completo PDF 3,6 MB (inglés)
    - En este libro (página 54)
    - Clásico (en inglés)
  - Usar Software:
    - Gestionar Tareas
    - Gestionar Calendarios
  - Lo importante es el sistema de control:
    - documentar/archivar
    - consultar/buscar
    - Automatizar

Actividades

Aprender a Manejar los principios
- Debatir sobre Principios
- ¿A qué le dedicaste tiempo ayer? ¿Qué hiciste? ¿Te sirvió? ( An Example)
- Trabajo: Apuntar la agenda de una semana y las tareas que se te ocurran (no sólo las realizadas)
Listas de Tareas
- Revisar Agenda y Detectar limites y cajas de tiempo
- ¿Cómo defino una tarea? Revisar ejemplos
- Discutir sobre Listas Abiertas y Cerradas
- Trabajo: ¿Easy Challenge? / Agenda de la Semana
Control y Seguimiento
- Revisar Agenda y Detectar Patrones de Tareas
- Revisar Tareas y ver Resultado del Juego
- Estimación de Dedicación: Horas y Tareas
- Plan hasta siguiente clase
- Definir Rutinas
Principales Tareas Comunes
- Analizar Problemas de Estimación
- Detectar Tareas Comunes: Ley de Pareto (en tiempo y en cantidad)
- Trabajo:
  - Limpiar la Bandeja de Entrada (o al 10% actual)
  - Lista de Tareas y Agenda Completa
Análisis de Productividad ( 5 tareas )
- Equilibrio Profesional/Personal/Sueño
- ¿Bloque de Tiempo Ideal? (box time) ¿Hora Máxima Productividad?
- ¿Tareas más y menos productivas?
- Revisar productividad en 3 Tareas (problemas y mejoras)
¿Usar Software?:
- Debatir Ejemplos de Agenda en Papel
- Dibujar ejemplo de Hoja de Agenda
- Diferencia entre Tareas y Actividades (Ejemplo Software)

Tiempo Estimado

Unas 30 horas, equivalentes a un crédito ECTS

Recursos a Utilizar

Curso por Correo (Sección Gestión del Tiempo )
Libros Recomendados (inglés):
- Time Management for System Administrators (Video) de Tom Limoncelli
- Do it Tomorrow de Mark Foster
- Upgrade Your Life de Gina Trapani
Materiales Interesantes:
- Time Management for University Students
- Time Management for Software Engineers
- Time Management for Business
Artículos para leer más:
- Recomendaciones: Be more productive
- Metodología: The Best of GTD and DIT