Aprender a Gestionar el Tiempo

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Cualquier profesional tiene que gestionar su propio tiempo (y a veces el de los demás) porque es el recurso más limitado y escaso que tiene. Es una competencia independiente del tipo de trabajo y que no se incluye en los curriculums habitualmente.

Objetivos

Contenidos de las Clases

Los Principios
Listas de Tareas
Control y Seguimiento
Tareas Comunes
Productividad y Salud
Software
  1. Los Principios de Gestión:
    • El Problema:
      • Tiempo: valioso y limitado
      • ¿A qué dedico mi tiempo?
    • Poner Límites: Lo que no se puede, no se puede y además es imposible
    • Principios a tener en cuenta (usar bien el cerebro):
      • Centrarse. ¿Para qué?
      • Concentrarse. Una sola cosa al tiempo
      • Resolverlo. Dedicarle energía (y tiempo) al problema
      • Usar el Inconsciente. Desarrollar Rutinas y Hábitos
      • Poco, Frecuente y en procesos
    • Foco de Tiempo: tareas (hs), actividades (dias, semanas)
    • Elementos del Sistema: Agenda (límite tiempo) Y Lista de Tareas (límite alcance)
    • Las Interrupciones
      • ¿Que provocan?: Cambio de Contexto
      • Distraen, son muchas pero son inevitables (vivir con ellas)
      • Tipos:
        • A: para ya (casi 0%)
        • B: lo antes posible (el 5%)
        • C: hay que hacerlo (el 95%)
      • Hay que manejarlas (o decir que NO)
    • Rutinas
      • Crear Hábitos/Rutinas:
        • Porque es automático (inconsciente)
        • Mejor poco continuamente que mucho de vez en cuando
      • Rutina de control del tiempo: plan, control y nuevo plan
      • Ciclo diario:
        • Revisar Lista de Tareas
        • Crear Agenda: Asignar Tiempo (time boxes)
        • Trabajar el Plan (Mejora Continua)
        • Finalizar y Repetir (al menos por día)
  2. Listas de Tareas
    • Al grano:
      • ¿La puedo hacer ahora?
      • Sino ¿cuando? Evitar Dejadez (procrastination)
      • Documentar: Alcance / Plazo / Esfuerzo
    • Definir una tarea:
      • Sencilla (4 o 5 palabras)
      • Fácil de Resolver (en una sesión de tiempo)
      • Autónoma (con todos los datos necesarios)
    • ¿Cuanto Tardo?
      • Concentración vs Pereza (¿tiempo adecuado?)
      • Estimar y Medir: experiencia
      • Trabajar en Bloques (de tiempo y de tareas)
    • No todo es tan fácil (you'll hate them): Hacerlas Cerradas (Will-do)
    • Evitar Dejadez: Adelantarse (Calendar Animation)
    • Los ladrones de tiempo: interrupciones, reuniones, dejadez y más
  3. Plan, Control y Seguimiento (el cuanto y el cuando)
    • Planificar (pensar hacia delante)
      • Objetivos -> Tareas (Lista Tareas)
      • Tiempo -> Tareas (Agenda)
    • Tiempo de Planificación: día, semana, mes, año ...
    • Seguimiento (Tareas vs Dedicación):
      • ¿A qué le dediqué el tiempo? ¿Cuanto trabajé?
      • ¿Qué tareas resolví? ¿Cumplí Objetivos?
    • El control:
      • Diferencia entre lo planeado y lo real (ley de Murphy)
      • Control de la tarea: estimaciones, realidad, pendientes
      • Rutinas de control de tiempo
      • ¿Quien controla que el tiempo es el real? Yo
    • Ciclo de Control (PDCA):
      • Plan: Definir Tarea y Asignar Agenda
      • Do: Ejecutarla
      • Check: ¿Lo terminé? ¿Calculé Bien?
      • Act: Re-planificar y/o Documentar
    • Definir y Cumplir Horarios (Personal / Profesional)
  4. Tareas Comunes
    • Ley de Pareto: atención a patrones comunes
    • Ejemplos: reuniones, teléfono y correo electrónico
    • Equilibrios:
      • entre Tiempo Dedicado vs Resolver Tareas
      • Comunicación Síncrona y Asíncrona
    • Reuniones
      • Problema: hablar, hablar, hablar
      • Recomendación: Limitar Tiempo y Documentar (10 Best Practices)
      • Lo Ideal: Temas a Tratar, 1h de reunión y Lista Tareas final
    • Teléfono
      • Problema: interrupción
      • Recomendación: limitar tiempo y centrar en tareas
      • Lo Ideal: evitar interrupción (llamar yo) y documentar
    • Email (Control Your Email)
      • Problema: interrupción, cantidad y diferente complejidad
      • Recomendación: proceso en batch (varios a la vez)
      • Lo Ideal: bandeja vacía y fácil de consultar el archivo
  5. Productividad y Salud
    • Productividad:
    • Salud:
      • Qué es la salud
      • Sin salud no puede haber máxima productividad (Para leer: 2)
      • Concepto Integral: físico, mental, emocional, espiritual
        • Aspecto Físico (recurso cerebro): La alimentación y el sueño
        • Aspecto Social: trabajo en equipo
        • Aspecto Emocional: decir que NO diciendo SI a
          • Mi tiempo es limitado
          • Tengo que Resolver tu problema
          • Debo Crear una relación sana (no buena)
    • En resumen: Entrenar
      • Crear hábitos sanos
      • Practicar, Practicar, Practicar
  6. ¿Usar Software?
    • El mejor software: el papel
      • Barato
      • Portátil
      • Personalizable
      • Alta Resolución: texto y gráficos
    • Ejemplos de Agenda en Papel (tiempo y tareas)
    • Usar Software:
    • Lo importante es el sistema de control:
      • documentar/archivar
      • consultar/buscar
      • Automatizar

Actividades

  1. Aprender a Manejar los principios
    • Debatir sobre Principios
    • ¿A qué le dedicaste tiempo ayer? ¿Qué hiciste? ¿Te sirvió? ( An Example)
    • Trabajo: Apuntar la agenda de una semana y las tareas que se te ocurran (no sólo las realizadas)
  2. Listas de Tareas
    • Revisar Agenda y Detectar limites y cajas de tiempo
    • ¿Cómo defino una tarea? Revisar ejemplos
    • Discutir sobre Listas Abiertas y Cerradas
    • Trabajo: ¿Easy Challenge? / Agenda de la Semana
  3. Control y Seguimiento
    • Revisar Agenda y Detectar Patrones de Tareas
    • Revisar Tareas y ver Resultado del Juego
    • Estimación de Dedicación: Horas y Tareas
    • Plan hasta siguiente clase
    • Definir Rutinas
  4. Principales Tareas Comunes
    • Analizar Problemas de Estimación
    • Detectar Tareas Comunes: Ley de Pareto (en tiempo y en cantidad)
    • Trabajo:
      • Limpiar la Bandeja de Entrada (o al 10% actual)
      • Lista de Tareas y Agenda Completa
  5. Análisis de Productividad ( 5 tareas )
    • Equilibrio Profesional/Personal/Sueño
    • ¿Bloque de Tiempo Ideal? (box time) ¿Hora Máxima Productividad?
    • ¿Tareas más y menos productivas?
    • Revisar productividad en 3 Tareas (problemas y mejoras)
  6. ¿Usar Software?:
    • Debatir Ejemplos de Agenda en Papel
    • Dibujar ejemplo de Hoja de Agenda
    • Diferencia entre Tareas y Actividades (Ejemplo Software)

Tiempo Estimado

Unas 30 horas, equivalentes a un crédito ECTS

Recursos a Utilizar

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