Ya escribí sobre como controlar una lista de tareas vía web y hoy quiero contar sobre como controlar actividades. Sobre todo las horas de trabajo. Porque es esa una de las necesidades que se tienen en la gestión y seguimiento de un proyecto. Es decir, responder a ¿cuanto me falta para terminar? ¿cuanto llevo? ¿lo podré hacer esta semana?.

Los proyectos se componen de actividades y controlar una actividad es el primer paso para controlar el proyecto. Comencemos a controlar una actividad, luego más y luego podremos controlar el proyecto entero. La diferencia que yo veo con una tarea "diaria" es que una actividad:

• Tiene un tiempo estimado de horas (yo utilizo entre 1 y 10)
• Está asociada a un proyecto
• Tiene una fecha límite según el plan

Como cada actividad tiene un tiempo estimado y un tiempo real necesito controlar cuantas horas me lleva completarla y la diferencia (si hay) entre lo real y lo planificado. Para controlar las actividades utilizo un software vía web que se llama Voo2do. Es muy útil, sencillo y gratuito. Permite:

• Crear y Editar Actividades y Proyectos
• Controlar el tiempo dedicado
• Ver la carga de trabajo
• ... y más cosas
• Incluso alguna sofisticada

Por ejemplo, si veo mi carga de trabajo de este mes (a día 28) veo que:

• Plan inicial de 34h [1] horas (aumenté a 42)
• Llevo 13h y me faltan 29
• 8 Actividades en 2 proyectos

La carga de trabajo la actualizo cada semana, de esa manera sé cómo voy en el mes (o en el proyecto). En este caso, mi avance es del 30% (13/42) en una semana de Febrero (el 25%, 1/4 semanas), es decir voy bien (30% es más que 25%). Otra cuestión es que con ese tiempo dedicado cumpla mis objetivos, pero ese ya es otro tema. Y otra cuestión es también apuntar en qué trabajo, pero para eso está un calendario on-line

Para saber más sobre control de proyectos puedes revisar un par de artículos muy buenos de Joel Spolsky: el original y el revisado.

Notas:

[1]. En realidad trabajo bastante más de 42 h al mes, pero sólo utilizo este esquema para proyectos concretos al margen de mi trabajo principal . En este caso los proyectos son mi web y un curso que hago. Mi carga mensual "extra" estimada son 30h