Las listas de tareas son una de las herramientas para aprender a gestionar el tiempo. Para llevar un control de estas tareas[1]necesitamos apuntarlas en algún sitio. Lo más fácil es hacerlo en papel aunque cada día es más sencillo hacerlo on-line utilizando servicios internet

Puedes revisar algunos conceptos previos (tareas CAV: completas, abordables y viables) y tienes que entender primero que de lo que se trata es de terminarlas[2].

Lo primero es que si puedo resolverlo ya, ¿para qué apuntarla?. No olvides la regla del minuto[2]. Si no puedes, hay que apuntarla para controlarla. Supongamos entonces que tenemos nuestra lista de tareas ¿Cómo las gestionamos? Lo ideal de un sistema de control de tareas es que sea:

• Centralizado. Es decir, que todas las tareas las apunte en el mismo lugar
• Portátil. Es decir, que lo lleve conmigo para que no se me olvide apuntar nada. Siempre Disponible
• Fácil de Usar. Es decir, que sea fácil añadir, modificar y gestionar toda la lista de tareas

Estas tres razones hacen que la agenda de toda la vida sea una de las mejores opciones, pero ahora con los ordenadores de mano podemos utilizar internet para controlar nuestras tareas. Tiene varias ventajas frente al uso del papel:

• Búsqueda. Es más fácil buscar o consultar tareas cuando la lista es grande. Por ejemplo filtrar las tareas que contengan la palabra proyecto MMI
• Archivo. Es más fácil archivar las tareas[3] y saber lo que hice en el mes de Enero (y ver en qué se nos va el tiempo)
• Tamaño. Podemos controlar más tareas en el mismo espacio[4]

Además, y como para cualquier servicio internet tiene las ventajas de las 3Cs (Centralización / Comunicación / Colaboración). En realidad el sistema tiene que ser personal y cada uno va encontrando el que mejor le va. Hay muchísimas alternativas de servicios Internet[5] pero yo recomiendo RememberTheMilk (RTM) porque:

• Es fácil de usar.
• Es potente.
• Es multiplataforma. Para cualquier ordenador, teléfono y Tableta

Yo lo uso mucho (en el 2011 había completado más de 11.111 tareas) y me permite

• Tener 7 listas (Cerrada por día y Abiertas el Resto)
• Manejar unas 20 minitareas/día o 70/semana de forma cómoda
• Buscar o Filtrar en más de 10 mil tareas para ver en qué se me va el tiempo[6]

Tiene mucha funcionalidad pero lo que me parece más útil es:

• Utilizar atajos del teclado (sobre todo d, c, t, n)
• Realizar búsquedas avanzadas (sobre todo completedWithin:"1 week of today")
• Usar la función Resumen o Plan Semanal

Pero bueno se pueden hacer muchísimas cosas.

Es una excelente aplicación y cada día que la utilizo me parece mejor construida. Tanto que pago 20 euros al año aunque no me hace falta (con la versión gratis me llega). En realidad me cuesta menos de 1 céntimo por tarea.

Notas:

Artículo Actualizado del original

[1]. En este artículo no me refiero a actividades de un proyecto (ver gestión y seguimiento). Para proyectos, depende de la complejidad, puedes llevar un control sencillo o utilizar software de planificación (tipo MS Project).

[2]. Si no te llega con mi artículo y quieras saber más sobre listas de tareas puedes leer estos artículos (en inglés):

• Nos gustan las listas, pero no es suficiente
• Una cosa es hacer una lista, otra resolverla
• Para controlar nuestros días hay que usar listas cerradas
• Dos modelos de productivad personal (DIT vs GTD)

En cualquier caso, las tareas se apuntan para terminarlas (no para coleccionarlas)

[2]. Es decir, que si lo puedo resolver ahora y en menos de un minuto (o 2): Hazlo Ya. Lo mejor es que la lista de tareas no crezca más, se trata de ir terminándolas (o diciendo que no puedes).

[3]. Archivar las tareas permite mejorar y aprender de lo que hemos hecho. Incluso hacer un análisis de qué tareas hacemos más, o cuales nos dan más pereza.

[4]. Porque cuando la cosa se complica (lo habitual), la agenda de papel se termina convirtiendo en una colección de papeles inmanejable (salvo que lo hagamos bien). El papel es imprescindible para una lista sencilla pero para listas más complejas el software se convierte en un aliado por su capacidad de manejar más información

[5]. Puedes revisar Lista TechCrunh 2006, 15 Best (2011) o Top 5 LifeHacker.

[6]. La capacidad de filtrar o buscar permite manejar gran cantidad de información de forma sencilla. Es decir, reducir la complejidad del día a día.