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lunes 21 mayo 2012
Trabajar en el seguimiento y gestión de proyectos significa, en gran parte, hacer informes. Aunque esto supone rellenar informes oficiales, en el ámbito de la ayuda al desarrollo es más importante que los informes fortalezcan la capacidad de gestión de las personas.
En ayuda al desarrollo el informe obligatorio es el informe oficial. Su formato y contenido depende de lo que proponga el financiador (Ver Normativas) y del tipo de proyecto (duración y presupuesto). En general suele ser un informe:
El informe oficial se entrega según los plazos marcados en la normativa correspondiente
El informe interno no es obligatorio. Depende mucho de las instituciones. Sin embargo, yo creo que es el más importante porque ayuda al seguimiento (la toma de decisiones) y fortalece al socio local (durante el proyecto y a futuro). Las características de este informe deberían ser:
En resumen es mejor tener buena información todos los meses que perfecta información nunca (o sólo al final del proyecto). El informe se tratará de ir mejorando de forma continua
En cualquier caso es necesario tener tres bloques de información:
El objetivo del informe técnico es contar la situación del proyecto. Técnicamente serían dos informes: el de alcance (lo que hay que hacer) y el plazo (situación del cronograma). Debería contar el avance del proyecto y resaltar donde están los problemas (que siempre hay).
El más sencillo. Se trata de tener los datos de los indicadores principales (máximo 15) y que en una hoja se pueda ver la situación del proyecto. Hay dos indicadores que me gusta tener siempre:
La ventaja de estos dos indicadores es que permiten comparar fácilmente qué se está haciendo (el alcance) vs cuando hay que hacerlo (plazos). Idealmente deberían ser iguales. Por ejemplo con los datos anteriores, si 50% > 8% indica que el proyecto va bien (he hecho más del tiempo que tenía), pero lo normal es que sea al revés. Es un ratio muy simplón pero a mí me es útil y todo el mundo lo entiende.
Y nada más, así de sencillo: una tablita, por meses, con indicadores de avance según resultados (esto es lo que técnicamente se llama usar KPIs
Es el más rollo. Toda la información se basa en la Matriz de Planificación del marco lógico (Objetivos, Resultados, Actividades, Indicadores y F.V.). El Marco Lógico es una buena herramienta para el diseño de proyectos que incluyen participación pero muy mala para el seguimiento. En cualquier caso, independientemente del formato que utilice el financiador, se busca:
Si el informe interno mensual está bien organizado es mucho más fácil organizarlo al final, sólo es cuestión de describir la información. Además es importante no retrasarlos mucho, es decir, que una vez cerrado el proyecto no pasen más de 3 meses antes del cierre final.
Aunque depende del formato concreto, estas son unas recomendaciones prácticas para los informes oficiales:
Tristemente, aunque el proyecto haya sido un éxito, sino se cuenta en el informe final no sirve. Es algo que debería cambiar pero por lo que he revisado de las estrategias país no se va a simplificar esta burocracia
En resumen, para informar los datos técnicos del proyecto es mejor:
El informe económico es el más importante para el financiador. El sector está organizado según la técnica CYA y es importante que la información económica esté actualizada, organizada y exacta (en la medida de lo posible). Será el que de más problemas y el que se revisa de forma más rigurosa.
Los formatos de tablas y/o cuadros se proponen en los formularios de seguimiento de cada financiador. En realidad yo utilizo mis propios cuadros pero tienen toda la información para que la persona que monta el informe final arme los cuadros oficiales y pueda haber una doble supervisión para detectar errores. En realidad yo personalizo con fórmulas los cuadros oficiales para que si hay cambios, todo se actualice automáticamente.
Por eso, para el informe económico practicamente no hago distinción entre informe interno y oficial.
Es importante usar hojas de cálculo. Si no se manejan bien, mejor dedicar un tiempo a aprender a manejarlas, especialmente funciones. Se ahorrará tiempo y la información estará mejor presentada. Aunque para la presentación final las tablas van en texto (word) no utilices un procesador de texto para manejar números
El informe incluye un conjunto de cuadros económicos, será un archivo de hoja de cálculo. Las tablas que yo tengo son:
La única información que introduzco a mano en los cuadros son las facturas y las transferencias o cambios. El resto ha de ser automático. Además al tener la información mensual es fácil detectar posibles problemas por asignación de partidas, tipo de cambio, documentación de las facturas, etc. Lo ideal es tener informes 95% exactos y ajustarlo al final porque, en mi experiencia, es imposible tener informes económicos 100% exactos tanto por el contexto de los proyectos (continuos cambios) como por la normativa (por ejemplo debido al cálculo del tipo de cambio).
En cualquier caso es muy importante contratar a las personas correctas para el trabajo administrativo. Es una de las claves del seguimiento del proyecto.
Por último, puedes revisar datos concretos de mis proyectos. Además documenté mis propuestas para la simplificación administrativa de los proyectos. En realidad a mí me parece preocupante que todas las estrategias país para mejorar la eficacia y la calidad de la ayuda no incluyan simplificar el control administrativo, que al menos a mí, es lo que más tiempo me lleva.
Todos los datos del informe económico y técnico han de estar soportados por papeles. Es fácil mentir (o equivocarse) en los cuadros, pero si se dispone del material de soporte, es decir, de verificación, es fácil detectar los errores.
Las FFVV deberían cumplir las siguientes características:
Las ventajas de tener las FFVV digitalizadas son enormes:
En mis proyectos la única información que se envía en papel son las facturas (porque la ley lo obliga, ojalá simplifiquen algún día)
Las FFVV técnicas, generalmente están descritas en la matriz de planificación del marco lógico. Es mejor pensar en la planificación sobre materiales que se puedan digitalizar.
Hay muchos tipos de FFVV, las más comunes son:
Todas, salvo los papeles firmados, están ya en formato digital[5]
El buen uso del software es fundamental para el manejo de las FFVV digitalizadas. Es importante aprender antes de ponerse a manejar grandes cantidades de información. Es decir, comienza a montar tu sistema con 3 documentos, no con 1.000. Por eso lo ideal es irlo haciendo por meses, y probar el primer mes, que no habrá casi documentos.
Las ayudas software recomendadas y que yo uso son:
Cuesta al principio pero luego va todo mucho más rápido. Otro aspecto importante es organizarlas bien, es decir, que sea fácil encontrar la información y que esté clasificada para su consulta
La organización depende mucho de cada proyecto, pero en general yo utilizo
Y todas estas carpetas, yo las pongo en una carpeta dentro de una que dice Info_Tecnica, para aglutinar toda la información técnica. Además, yo añado carpetas si hay información extra que no está asociada a resultados o actividades o que es transversal, por ejemplo la información multimedia. En cualquier caso, da igual la organización mientras sea fácil de consultar y revisar. Piensa en quien lo revisa y en facilitarle el trabajo.
Las FFVV económicas tratan de demostrar los gastos descritos en los cuadros de de facturas y los movimientos bancarios. Los más importantes son:
Es muy recomendable, donde sea posible, utilizar banca electrónica, de esta manera es fácil imprimir en PDF directamente. Sino, se puede escanear la documentación que envía el banco. Toda la documentación bancaria puede enviarse digitalizada.
Las facturas es lo único en papel que hay que enviar al financiador (si son fondos públicos). Pero aunque se envíen en papel, recomiendo digitalizarlas desde el principio, si se hace poco a poco estará mejor organizado. Y hay que poner títulos adecuados y equivalentes a los cuadros económicos (la numeración)
Toda la información económica, yo la pongo en una carpeta que dice Info_Economica
Notas:
[1]. Yo suelo utilizar un criterio de contabilización pesimista, es decir, como dicen en Venezuela sólo sé que la burra es negra cuando tengo los pelos en la mano. Si no está en las FFVV no existe, es muy fácil mentir en los cuadros de seguimiento. Mejor no engañarse.
[2]. No es tan fácil obtener buenos indicadores, fáciles de calcular y que se obtengan desde FFVV sencilla. Para una casa es sencillo (que si fotos, título de propiedad o acta de entrega) pero, en lo social, hay indicadores que son complejos de obtener. No es fácil pero hay que intentar cuadrar el círculo entre FFVV, indicadores e informe técnico. Este es el principal reto de la ayuda al desarrollo, indicadores buenos y sencillos que todos podamos utilizar, y no burocracia.
[3]. Si utilizas funciones de las hojas de calculo (lo aconsejable) se puede utilizar la función dias (o DAYS o como sea en tu hoja de cálculo), por ejemplo en mi software el cálculo sería =days(dia_informe;dia_inicio)/dias_proyecto
[4]. Todos los sistemas operativos modernos tienen un sistema de búsqueda interno bastante potente (Explorador de Archivos). Algunos son capaces de detectar la información que tiene el archivo PDF y si los títulos de los archivos son adecuados, es mucho más rápido buscar información. También hay herramientas externas (p.ej Google Desktop) o herramientas a medida (más costosas)
[5]. Un archivo digital es una hoja de cálculo (el .xls), o un archivo de texto (el .doc o el .rtf o el .txt) o incluso una presentación (el .ppt). También son archivos digitales las fotos (en formato jpg o png), el audio (mp3) o los videos (mp4). Lo ideal es pasarlos a PDF, pero se pueden dejar tal cual están y sólo pasar a PDF los documentos escaneados