• Está listo para imprimir
• No se modifica (fácilmente)
• Unifica los formatos editables (imagenes, tablas, etc)
• Es estándar y gratuito (hay mucho software para leer)

Teniendo claras las ventajas de utilizar el formato pdf sólo queda conocer el software que permita pasar de los formatos de archivo editables (textos, imágenes, tablas, etc) a PDF. Las necesidades del usuario son dos:

• Pasar a PDF directamente desde un archivo editable (por ejemplo desde un archivo de texto)
• Juntar varios archivos PDF en uno sólo

Este último supuesto es el habitual cuando se escanean documentos, porque los escáner generalmente extraen una imagen por hoja, es decir, un documento de 10 hojas son 10 imágenes, y lo que buscamos es tener un sólo archivo PDF.

La opción ideal para windows es la instalación del software PDF Creator (Página Oficial en inglés) que instala una impresora virtual en el sistema. De esta manera cuando imprimo el documento en ella lo convierte en un archivo PDF.

Algunas suites ofimáticas (por ejemplo la que yo recomiendo: OpenOffice) ya tienen incluida la función exportar a pdf y muchos sistemas operativos (por ejemplo Mac OS X o sistemas Linux) ya tienen utilidades de base. Es lo que yo utilizo

Para juntar varios documentos (PDF, imágenes, etc) en Windows no encontré ningún software (abierto, libre y gratuito), sin embargo, con varias hojas escaneadas lo que se puede hacer es:

• Crear un archivo de texto insertando las imágenes
• Pasar a PDF el documento de texto

Si utilizas Mac o Linux, convertir varios documentos es fácil.

También puedes leer un poco más en este foro o revisar más software