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Ejemplos de Datos

Las hojas de cálculo son quizá el software más utilizado en oficina. Y yo me suelo encontrar 10 errores muy comunes. Más que errores en realidad son hábitos que dificultan el uso. Porque al final una hoja de cálculo (como cualquier software) sirve para tomar decisiones. Cuando mejor diseñada esté la hoja de cálculo, más fácil va a ser trabajar y utilizarla. Estos son 10 errores típicos (para mí):

  1. Celdas Fusionadas. Varias celdas que se convierten en una, generalmente por cuestiones estéticas (para que se vea bien). Dificultan el borrado de filas o columnas o el cambio de diseño en la tabla. Lo mejor es no fusionarlas y mejorar el diseño de otra forma (p.ej quitando y poniendo bordes).
  2. Hojas sin Nombre. Las hojas se quedan con el nombre original (Hoja1, Hoja2 ...). Un nombre descriptivo ayuda a entenderlo mejor.
  3. Hojas Inútiles. Hay hojas que están vacías, no sirven para nada (típicamente Hoja2 y Hoja3). Como son inútiles es mejor borrarlas.
  4. Formato Mal Entendido. O se abusa del formato (con excesos innecesarios de colores, bordes, etc) o se muestran los datos sin ningún formato. Lo ideal es utilizar el formato para mejorar la presentación de la información. El formato está al servicio de la información, no al revés.
  5. Operaciones Enrevesadas. Muchas veces se utilizan operaciones complejas cuando hay una solución sencilla con funciones. Por ejemplo, en vez de =C4+C5+C6+C7+B1+G8, se podría poner =SUMA(C4:C7;B1;G8). Aprendiendo algunas funciones sencillas se facilita la lectura de la hoja.
  6. Desconocimiento de Funciones. Se utilizan operaciones en vez de la función adecuada. Por ejemplo, es mejor poner =promedio(A1:A4) que =(A1 + A2 + A3 + A4) / 4 .
  7. Utilizar como Procesador de Texto. Es común utilizar la hoja de cálculo para imprimir tablas. Es debido a la facilidad de ajuste de filas y columnas, pero una hoja de cálculo es, sobre todo para calcular. Para escribir documentos de texto, por ejemplo una tabla sin fórmulas ni operaciones es mejor utilizar un procesador de texto
  8. Tablas Muy Complejas. Lo ideal es que una tabla maneje pocos conceptos, es decir, que no sea demasiado compleja. Hay tablas que se hacen imposibles de entender porque tienen infinitas filas y columnas. Se soluciona separando tablas según conceptos (la información que se quiere contar) Y vinculando una información con otra[1]
  9. Separación Cálculos/Informe. Cuando se utiliza una hoja de cálculo para informar (por ejemplo en informes económicos), se mezclan los datos resumen (calculados) con los datos origen de ese cálculo. Es decir, se mezclan las operaciones con los datos que importan. Yo esto lo resuelvo creando una hoja resumen específica y poniendo en otra hoja el origen de los datos. Así no se mezclan.
  10. Formato de Archivo. Aunque mucha gente utiliza MS Excel, muchos no (p.ej. yo) y aún en Excel hay diferentes versiones. Lo mejor es utilizar el formato .xls (Excel 2003) o .ods (OpenDocument)

Y uno de los consejos que siempre termino dando es el de utilizar nombres para las celdas. Hace más fácil la lectura de las fórmulas y localizar las celdas

¿Porqué estos errores? En realidad porque las hojas de cálculo (como otras aplicaciones informáticas) se van aprendiendo sobre la marcha y nadie te enseña bien. Se da por entendido que la persona es competente en el uso de software pero la verdad es que al dedicar tiempo a aprender se termina manejando lo más básico. Cuando necesitamos una herramienta, nunca tenemos el tiempo de aprenderla porque aprieta el resultado concreto (las prisas del informe)

Si no tienes prisa, puedes revisar el material de mi curso que tiene toda la información para obtener un nivel medio de uso.


Actualizado del original

Notas:

[1]. Técnicamente esto es más bien de bases de datos y es lo que se llama normalización, o más fácil, cada tabla para su información (no mezclar diferentes conceptos en la misma tabla).

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