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sábado 04 febrero 2012
Hacer un buen plan de proyecto no es fácil (y no digamos hacerle seguimiento). Todos los planes ( de proyecto, de una estrategia, de un departamento, etc) son similares aunque todo depende del caso concreto, los conceptos son similares, sin embargo hay errores muy comunes que me encuentro continuamente. El objetivo de este material es en 10 minutos presentar los conceptos básicos para hacer un buen plan de proyecto.
Estas ideas no sustituyen a un buen curso pero espero te puedan ayudar a cumplir de forma eficiente y eficaz los objetivos de tu proyecto. Es decir un buen plan debería hacer que trabajes menos y obtengas más.
Cuando nos piden realizar un plan de trabajo se busca anticipar, es decir, saber antes de asignar recursos los tres aspectos principales de un proyecto, es decir:
Es lo que se denomina habitualmente triángulo de la gestión de proyectos. El triángulo implica tres puntos unidos, es decir, existe un compromiso entre los tres: variar uno implica variar los otros.
Por lo tanto, un buen plan tiene que reflejar, de forma sencilla y clara, esos tres aspectos y facilitar la toma de decisiones (a tus jefes, tu equipo o a tí). La toma de decisiones se hace al principio (lo que se llama viabilidad) pero, sobre todo,a lo largo de todo el proyecto (seguimiento). Cuanto más sencillo y claro sea el plan, mejor será la toma de decisiones.
Y por último, para entender la obsesión por la planificación simplemente decir que es mucho mejor pensar antes de hacer, que hacer y luego pensar. ¿Porqué? Pues porque una vez que arrancan los trabajos, se asumen muchos compromisos (calidad, tiempo o dinero) que impactan sobre el proyecto. Todo el tiempo invertido inicialmente en un buen plan, hace que disminuyan los cambios. Ojo, es imposible evitarlos (ningun plan se cumple al 100%)
Para no obsesionarse es importante dedicarle un tiempo razonable, en mi opinión no debe ser mayor al 10% del total del proyecto. Es decir, un proyecto de 100h, pues 10 de planificación. En mi caso personal, en mi agenda del año 2008 dediqué el 3% del total a planificar y hacer seguimiento (de la agenda, no de mis proyectos). Sin embargo todo depende del tipo de proyecto
Uno de los errores comunes al principio es confundir objetivos y actividades. Lo más sencillo es describir actividades, incluso se pueden organizar jerárquicamente (técnicamente se llama EDT o WBS) es decir, descomponer el trabajo en tareas. Eso es lo fácil, lo difícil es que esas actividades cumplan tus objetivos, es decir, que se cumpla el alcance (o éxito) del proyecto. Pero, ¿porqué es tan difícil? Porque es difícil determinar:
Objetivo)El plan debe contener las actividades y los objetivos y, de forma clara, se tiene que ver su relación, debe haber una lógica: cumpliendo tales actividades se cumple tal objetivo. Sin embargo suele ocurrir que aunque cumpla con ciertas actividades no cumpla un objetivo o un hito del proyecto.
Un indicador es un dato objetivo que permitirá:
Generalmente es un número, pero no tiene porqué. Sin indicadores no sirve de nada la planificación porque no hay forma de medir si va bien o mal. Es importante pensar en buenos indicadores que de forma general deberían conseguir ciertos equilibrios:
Los indicadores deben estar en los informes de seguimiento. Sirven para medir el estado del proyecto (actual) y su relación respecto al plan previsto (seguimiento). Es una forma de relacionar actividades y objetivos.
El cronograma es el plan de la variable tiempo. Es decir, un conjunto de actividades con sus plazos correspondientes (fecha de inicio y fin). Es decir, relaciona actividades y tiempo. La herramienta más utilizada es el diagrama de Gantt y también se utiliza mucho el concepto de ruta crítica y red PERT. Pero yendo a lo sencillo buscamos responder ciertas preguntas:
Un cronograma debe servir para tomar decisiones, por ejemplo saber la implicación de un retraso en una actividad o de la modificación del alcance (nuevas tareas). La fecha fundamental es la de entrega del proyecto, el resto de plazos y fechas no son más que las causas que llevan (o no) a cumplir con el plazo de entrega
El informe de seguimiento es sencillo, debe contener el seguimiento de los plazos previstos y, si es necesario (casi siempre) proponer un nuevo cronograma. Sirve para controlar la variable tiempo. Un hito podría decirse que es un indicador de la variable tiempo
El presupuesto es el plan de la variable dinero (y recursos). Lo ideal es un presupuesto por actividades donde cada actividad tenga su presupuesto. De esta forma se podría saber el presupuesto por objetivo, o por diferentes niveles de actividades si están jerarquizadas. También se suele hablar por partidas generales o, en más detalle, según los planes de contabilidad. Da igual, la cuestión es saber a donde va el dinero.
El informe de seguimiento es sencillo, debe contener el seguimiento de las actividades o partidas y, si es necesario (lo habitual) proponer un nuevo presupuesto. Sirve para controlar la variable dinero
Los informes, ya sean del plan inicial o los planes periódicos de seguimiento, deberían cumplir con ciertas condiciones:
Para mí, los informes son un ejemplo de lo que se denomina el ciclo PDCA:
Y así sucesivamente. No hay una única forma de hacer informes (o planes)
Otra cuestión previa es informar con datos objetivos. Para mí, un plan que no utilice datos previos, no sirve de mucho, es improvisar. Es importante revisar y reflexionar sobre datos anteriores e incluso situar indicadores de base (en proyectos sociales se habla de línea de base). A la hora del seguimiento, ya tendremos datos sobre los que reflexionar. Los datos imprescindibles son los indicadores y estarán incluidos en todos los informes.
Los proyectos sociales utilizan una metodología que se llama Marco Lógico y está orientada a la participación de los beneficiarios en la formulación, es decir en la planificación inicial.
Se incluyen los resultados dentro de la lógica del proyecto y objetivos específicos (objetivos a menor nivel de detalle), obteniendo así una Matriz de Planificación. El cronograma y el presupuesto va aparte, en lo que se denomina POA donde se mezcla la matriz de planificación, los recursos humanos y el cronograma.
Pero básicamente, los conceptos son los mismos. En los proyectos sociales se trabaja con personas (beneficiarios) y eso implica que la planificación no es tan sencilla porque son procesos de transformación más complejos. Por eso, es necesario un buen seguimiento y quizá para eso la mejor herramienta no es el POA ni la matriz de marco lógica (a veces muy burocrática)
En cualquier caso, da igual. Lo importante es tener claro:
Y eso ajustarlo a los formatos de la metodología.
Voy a poner algunos ejemplos de lo que hemos visto hasta ahora: objetivos, actividades e indicadores. No me paro con los cronogramas o con los presupuestos porque es más sencillo. En la tabla siguiente se pueden ver 5 ejemplos relacionados (objetivo - actividad - indicador).
| Ejemplos de Objetivos | Ejemplos de Actividades | Ejemplos de Indicadores |
|---|---|---|
Aumentar el uso del email en mi organización Mejorar el Control de Acceso en mi empresa Disminuir los delitos en mi barrio Mejorar la Calidad de la Formación Profesional Generar Opinión en la Web | Instalar un Cliente de Correo Electrónico Entregar Tarjetas de Acceso a los empleados Contratar 15 nuevos policías Hacer un test final a los alumnos Escribir 10 artículos cada año en un weblog | Email enviados/mes Empleados que utilizan el sistema de acceso Delitos Mensuales por cada 1.000 habitantes Percentil de Notas Enlaces de Webs externas a los artículos |
La relación de indicadores y objetivos es sencilla: el objetivo debe dar un indicador a cumplir, por ejemplo, y utilizando los ejemplos anteriores, los objetivos serían:
Lo ideal es hacer un buen curso yo puedo organizar uno, pero alguna información por si quieres profundizar: