Cuando nos piden realizar un plan de trabajo se busca anticipar, es decir, saber antes de asignar recursos los tres aspectos principales de un proyecto:

• Qué queremos conseguir (los objetivos). El Qué
• En qué tiempo (el cronograma). El Cuando
• Y con qué costes (el presupuesto). El Cuanto

Es lo que se llama el triángulo de la gestión de proyectos. El triángulo implica tres puntos unidos, es decir, existe un compromiso entre los tres: variar uno implica variar los otros. P.ej disminuir el presupuesto supone, generalmente, aumentar los plazos o perder calidad.

Por lo tanto, un buen plan tiene que reflejar, de forma sencilla y clara este triángulo y facilitar la toma de decisiones ágil (a tí, aa tus jefes, a tu equipo). Hay dos momentos importantes de toma de decisiones:

• Al Principio. Es lo que se llama viabilidad, es decir ¿Lo hago o no lo hago?
• De forma continua. La clave de hacerle seguimiento a un proyecto es tomar decisiones para terminarlo con éxito porque la realidad no va a ser como el plan

Cuanto más sencillo y claro sea el plan, mejor será la toma de decisiones, en cualquier fase del proyecto.

Y por último, para entender la obsesión por la planificación simplemente decir que es mucho mejor pensar antes de hacer, que hacer y luego pensar. ¿Porqué? Pues porque una vez que arrancan los trabajos, se asumen muchos compromisos (calidad, tiempo o dinero) que impactan sobre el proyecto. Todo el tiempo invertido inicialmente en un buen plan, hace que disminuyan los cambios. Ojo, es imposible evitarlos (ningun plan se cumple al 100%)

Para no obsesionarse es importante dedicarle un tiempo razonable, en mi opinión no debe ser mayor al 10% del total del proyecto. Es decir, un proyecto de 100h, pues serían unas 10 de planificación. Todo depende del tipo de proyecto pero es mejor incluirlo en el plan: sencillo y con todos los elementos del triángulo de la ejecución de proyectos.

Uno de los errores comunes al principio es confundir objetivos y actividades. Lo más sencillo es describir actividades, incluso se pueden organizar jerárquicamente (técnicamente se llama EDT o WBS) es decir, descomponer el trabajo en tareas. Eso es lo fácil. Lo difícil es que esas actividades cumplan tus objetivos: cumplir en plazo y presupuesto el alcance del proyecto. ¿Porqué? Porque generalmente es difícil determinar:

• Como medir el éxito del proyecto: ¿objetivos?
• Como medir la relación causa efecto: Actividad » Objetivo

El plan debe contener las actividades y los objetivos de forma clara. Se tiene que ver su relación. Debe haber una lógica: cumpliendo tales actividades se cumple tal objetivo. Lo importante es el proyecto y sus objetivos, no una obsesión por las tareas y actividades en sí (sólo sirven si logran el éxito del proyecto). De hecho es muy probables que las actividades cambien una vez comience la ejecución.

Un indicador es un dato objetivo que permitirá:

• Medir el impacto de una actividad
• Medir el grado de éxito de un objetivo

Generalmente es un número, pero no tiene porqué. Sin indicadores no sirve de nada la planificación porque no hay forma de medir si va bien o mal. Es importante pensar en buenos indicadores que de forma general deberían conseguir ciertos equilibrios:

• Precio vs Precisión. Lo ideal es lo más barato posible a una precisión razonable
• Disponibilidad vs Precisión. Lo ideal es tener el indicador lo más rápido posible porque permite anticipar decisiones.

Los indicadores deben estar en los informes de seguimiento. Sirven para medir el estado del proyecto (actual) y su relación respecto al plan previsto (seguimiento). Es también una forma de relacionar actividades y objetivos. El indicador principal es el que determina que la tarea se completó y se suele denominar hito del proyecto.

A veces pensamos que el cronograma es la planificación, pero en realidad es algo más. Claro que es una herramienta importante pero a la hora de planificar lo importante es asegurar el plazo final y gestionar los tiempos intermedios (estimación de actividades e hitos)

Puedes ver el artículo Los Tiempos del Proyecto

El presupuesto es el plan de la variable dinero (y recursos). Lo ideal es un presupuesto por actividades donde cada actividad tenga su presupuesto. De esta forma se podría saber el presupuesto por objetivo, o por diferentes niveles de actividades si están jerarquizadas. También se suele hablar por partidas generales o, en más detalle, según los planes de contabilidad. Da igual, la cuestión es saber a donde va el dinero.

El informe de seguimiento es sencillo, debe contener el seguimiento de las actividades o partidas y, si es necesario (lo habitual) proponer un nuevo presupuesto. Sirve para controlar la variable dinero

Los informes, ya sean del plan inicial o los planes periódicos de seguimiento, deberían cumplir con ciertas condiciones:

• Fáciles y rápidos de leer. En mi opinión lo ideal es una hoja, sino, hasta un máximo de 4 hojas. ¿Porqué? Porque 4 hojas se leen en 4 minutos.
• Al grano y bien hecho. Es decir, bien redactado, yendo al grano (indicadores) y sin literatura que no aporta nada. Recomendable el uso de negritas y viñetas porque resaltan y apoyan una lectura rápida
• Frecuentes. La Frecuencia depende del proyecto, el criterio sería utilizar una frecuencia adecuada para controlar el proyecto (sino se cumple el plan). Por ejemplo en un proyecto de 4 semanas, al menos uno por semana, en uno de 12 meses, al menos 1 por mes
• Contenido. El informe debe permitir ver las variables (alcance, tiempo y presupuesto) de forma rápida y debe contener:
  • lo previsto en el plan
  • el estado actual a la fecha
  • y la previsión futura (si cambia)

Para mí, los informes son un ejemplo de lo que se denomina el ciclo de mejora continua:

• Piensas en un formato de informe (el plan)
• Lo entregas (la ejecución)
• Lo revisas (la evaluación)
• Lo cambias (mejora)

Y así sucesivamente. No hay una única forma de hacer informes (o planes). Depende del proyecto y se va aprendiendo poco a poco.

Algunos informes incluyen también una línea de base, es decir, indicadores del proyecto antes de comenzar. Es importante revisar y reflexionar sobre datos anteriores e incluso situar indicadores de base (por ejemplo en proyectos sociales se habla de línea de base). Así a la hora del seguimiento, ya tendremos datos sobre los que reflexionar. Los datos imprescindibles son los indicadores y estarán incluidos en todos los informes.

Mi experiencia en dirección de proyectos es amplia y he dirigido también proyectos de ayuda al desarrollo. En ese caso particular se utiliza una metodología que se llama El Marco Lógico y está orientada a la participación de los beneficiarios en la formulación, es decir en la planificación inicial.

Se incluyen los resultados dentro de la lógica del proyecto y objetivos específicos (objetivos a menor nivel de detalle), obteniendo así una Matriz de Planificación. El cronograma y el presupuesto va aparte, en lo que se denomina POA (Planificación Operativa Anual) donde se mezcla la matriz de planificación, los recursos humanos y el cronograma.

Pero básicamente, los conceptos son los mismos. En los proyectos sociales se trabaja con personas (beneficiarios) y eso implica que la planificación no es tan sencilla porque son procesos de transformación más complejos. Es mucho más fácil construir un edificio que cambiar la vida de una persona. Por eso, es necesario un buen seguimiento y quizá para eso la mejor herramienta no es el POA ni la matriz de marco lógica. Los proyectos sociales son de los que más sufren de una burocracia enfermiza

Lo importante, en cualquier tipo de proyecto, es tener claro:

• el alcance (objetivos)
• cuando se va a hacer (cronograma) y ...
• cuanto va a costar (presupuesto)

Y eso ajustarlo a los formatos de la metodología que te pidan.

Voy a poner algunos ejemplos de lo que hemos visto hasta ahora: objetivos, actividades e indicadores. No me paro con los cronogramas o con los presupuestos porque es más sencillo. En la tabla siguiente se pueden ver 5 ejemplos, relacionando objetivo » actividad » indicador.

La relación de indicadores y objetivos es sencilla: el objetivo debe dar un indicador a cumplir. En el ejemplo anterior podríamos definir nuestros objetivos de diferentes maneras:

• 90 emails
• El 90% de los empleados
• 2 delitos
• percentil 75% con nota mayor a 8
• 2 enlaces

El uso del concepto de percentil es muy interesante para definir indicadores de objetivos (o actividades).

Con estos conceptos ya puedes preparar tu plan de proyecto. Aunque es muy común cometer errores y descentrarse se trata de tener tres cosas claras:

• Definir bien las variables (el triángulo de ejecución)
• Sencillo y fácil de actualizar
• Con buenos indicadores

Todo eso puede entrar en menos de 4 hojas e incluso en 1 principal con un cronograma y un presupuesto. Recuerda que hay que simplificar: menos és más

Para planificar un proyecto no hace falta ningún software y se puede hacer sin ningún problema en papel. Claro que el software ayuda, pero un error común es pensar que el software planifica. Y no, quien planifica es la persona. El software es simplemente una herramienta (muchas veces muy útil)

Puedes ver el artículo Software en la Gestión de Proyectos

Lo ideal es hacer un buen curso pero alguna información por si quieres profundizar:

• Mis artículos sobre Gestión de Proyectos y Gestión del Tiempo
• Plantilla de Ejemplo para un Plan de Proyecto
• Una Plantilla Ejemplo de MS Project
• Fases de un proyecto (con humor)