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En casi cualquier trabajo es necesario almacenar documentos. El archivo de toda la vida [1] generalmente consiste en un conjunto de carpetas, dentro de cajas y organizadas para la búsqueda. La propuesta de este artículo es utilizar soportes digitales para almacenar documentación, especialmente en la gestión de proyectos. Esto significa que nuestro almacén (digital) de archivos sería similar al archivo de toda la vida: un conjunto de carpetas, dentro de otras carpetas y organizadas para la búsqueda.

Y aunque el papel todavía es importante, la digitalización de documentos puede ahorrarte mucho tiempo y mejorar la calidad de tus proyectos.

¿Y porqué?

Usar un almacén digital tiene varias ventajas:

  • Va a ocupar muuuuuuuuucho menos[2]
  • Va a ser más barato almacenarlo[3]
  • Será más fácil de distribuir, copiar o enviar[4]
  • Será más fácil buscar[5] un documento
  • Va a dañar menos el medio ambiente[6]

Y podríamos seguir con más ventajas. Pero también hay desventajas:

  • Problemas Legales. En ciertos casos[7] la legislación obliga a tener originales o copias en papel
  • Seguridad y Privacidad. En documentos con información importante aumenta el riesgo[8]
  • Alfabetización Digital. Las personas necesitan un período de formación y acompañamiento para cambiar su forma de trabajar.

Pero es que además, el almacenaje digital permite enviar información de otro tipo, por ejemplo material multimedia (video/audio/fotografías). Con esto en mente, la siguiente pregunta es ¿y cómo lo hago?

El soporte digital (PDFs y más)

Lo primero es determinar qué documentos se pueden aportar directamente en soporte digital. Es decir, qué tipo de archivos vamos a almacenar en nuestra carpeta. Generalmente se podrían guardar dos tipos de archivos:

  • Archivos para Editar. Estos son archivos que se pueden modificar
  • Archivos para Imprimir. No se van a modificar

Lo habitual es que se utilice un almacén de archivos que no se vaya a modificar y que se utiliza para imprimir o consultar. Pero también se pueden crear carpetas compartidas que se vayan modificando porque al guardar el archivo, se guarda la información de la hora y la fecha.

Pero lo importante es decidir el formato de archivo que se va a utilizar. Lo ideal para almacenar e imprimir es utilizar el formato PDF. ¿Porqué? Por dos razones:

  • Es un formato estándar[9]. Hay muchos visores de ese tipo de archivos[10]
  • Está Listo para imprimir. Si nos piden una copia (fotocopia) sólo hay que imprimir[11]

De todas formas se suelen guardar archivos en formato MS Office (aunque yo prefiero el estándar OpenDocument) y material multimedia (imágenes jpg, videos avi o audios mp3). Pero para mí lo ideal es pasarlo todo a PDF salvo audio y video. ¿Qué como lo haces? Pasar archivos digitales (por ejemplo un .doc) a PDF suele ser fácil (según el tipo de sistema operativo):

  • Está incluido de serie (por ejemplo con Mac OS X o Linux)
  • Se añade una impresora Virtual para PDF (Windows)

Yo uso la suite Ofimática LibreOffice (ex-OpenOffice), que permite imprimir directamente en un archivo PDF.

Escanear Documentos

¿Y si no tengo el archivo en digital? Por ejemplo, una carta firmada o una nota manuscrita. Pues hay que escanearla, es decir, obtener un documento PDF de ese material. Para esto hay un aparatito (el escáner) que permite obtener un archivo (típicamente un archivo imagen jpg) de una hoja. Las mejores opciones son:

  • Utilizar una cámara fotográfica (o un buen celular). Es lo que yo uso, y con cámaras mayores a 3 Mpx, la calidad es muy buena y es mucho más práctico
  • Utilizar un escáner. Generalmente es la forma habitual por la facilidad de uso y el bajo coste

La Organización de los Archivos

Además de crear los archivos, otro aspecto importante es la organización[12] porque si tienes 1.500 archivos, aunque sea fácil de buscar, es mejor dedicarle tiempo a la organización. Algunas recomendaciones que suelo dar, son:

  • Buenos Títulos para los documentos (como para escribir un buen correo electrónico)
  • Organización Jerárquica, es decir, carpetas dentro de carpetas[13]
  • Número de Elementos Limitados. Lo ideal es tener un máximo de 5 carpetas, para más elementos lo mejor es “repensar” y crear subcarpetas.

¿Y esto porqué? Pues porque si está ordenado, es más fácil y rápido encontrar lo que buscas. Porque cuando buscas es justo cuando menos tiempo tienes.

Almacenar

Y el proceso de almacenaje es tan sencillo como organizar los documentos en carpetas. En mis proyectos uso Dropbox para compartir archivos[14] . Y luego lo cierro al terminar el proyecto. Este último paso, es decir, el proceso de cierre es pasar toda la información de nuestra carpeta de proyecto a un soporte de almacenamiento externo . Los típicos son:

  • Ópticos: un CD (para menos de 650 MB) o un DVD (hasta 4 GB). Difícil de modificar y tiempo de vida casi infinito
  • Magnéticos. Por ejemplo un llavero USB o casi mejor una tarjeta de memoria (hasta 32 GB)

Y por último, para los más reticentes, es cierto que los archivos digitales se pueden modificar y cambiar. Pero hasta para esto hay una solución que es la firma electrónica. Con este proceso (un poco sofisticado y sólo para casos que lo necesiten), según la legislación del país suele tener validez jurídica. Dos formas simples de hacerlo (puede hacerse por documento, o firmar todo la carpeta) es:

  • La barata (en tiempo y conocimientos). Usar lo que se llama hash (la típica es MD5), es simplemente un conjunto de letras y números asociado al documento. Si cambia algo del contenido (aunque sólo sea una letra) cambia la firma[15]
  • La que vale (pero más complicada). Necesitas tu firma electrónica (depende del sistema), por ejemplo firmar con PGP o con certificado oficial

A Practicar ...

Pues nada, que yo creo que merece la pena el esfuerzo. ¿Quieres practicar? Pues, al margen de que lo utilices en tus proyectos (que lo recomiendo) aquí te van tres ejemplos que a mí me son útiles:

  1. Digitaliza tu DNI (cédula de Identidad). Cuando me piden una fotocopia, sólo tengo que imprimir y , a veces, llega con enviarlo por correo electrónico
  2. Digitaliza un certificado que uses habitualmente. Por ejemplo, un certificado de trabajo
  3. Digitaliza un contrato. Por ejemplo, el alquiler de tu apartamento (o la escritura)

En esto, no deberías tardar más de 10 minutos pero cuando necesites esos documentos te ahorrarás muchísimo más. Porque al final, de eso se trata, de trabajar menos y vivir mejor.


Actualizado del Original

Notas:

[1]. Esto es un poco exagerado. Se comenzó a archivar cuando se pudo escribir.

[2]. En uno de mis proyectos ocupará menos de un DVD (1,5 GB) con unos 1.500 documentos. De hacerlo en papel serían más de 10 MIL hojas

[3]. ¿Cuanto cuesta una caja de cartón? ¿Y todo el papel para imprimir? Un DVD-R cuesta menos de 1 Euro y ocupa pues ... casi nada.

[4]. El papel tiene un coste de almacenaje y también un coste de transporte cuando hay que enviarlo. Estos dos costes se minimizan muchísimo.

[5]. Los SO modernos tienen funciones de búsqueda integradas en el explorador de archivos. Buscan sobre el contenido pero si además se escoge un buen título para el documento, la búsqueda puede ser muy rápida

[6]. Es decir, menos árboles para hacer papel y más para cambiar CO2 por O2

[7]. Por ejemplo en el sector de la cooperación internacional las facturas hay que enviarlas originales o compulsadas, no sirve fotocopia.

[8]. Aunque he dado alguna charla sobre este tema y que los adolescentes entienden muy bien. Hay muchos ejecutivos que no entienden que el beneficio supera al riesgo. Son esas personas que nunca quieren innovar y todo lo achacan a la seguridad (pero publican en su perfil de Facebook suficiente información para tenerlos controlados). Para no correr riesgos en un mundo digital, mejor no utilizar nada.

[9]. Hay diferentes tipos de formatos PDF pero habría que utilizar sólo los que son estándares ISO (PDF/A o ISO 32000)

[10]. De hecho, todos los sistemas modernos tienen incluido el sistema de Vista Previa, es decir, no tengo que abrir el archivo para leer el contenido. Esto hace que sea mucho más rápido ver qué contiene

[11]. Imprimir, a veces, se convierte en un problema complejo. Por ejemplo cuando hay imágenes, diferentes tamaños de página o diferentes fuentes de letra. Generalmente, aunque no siempre, un archivo PDF se imprime tal cual se ve

[12]. Este problema es el mismo que para cualquier grupo de archivos, sea un almacén digital o no.

[13]. El otro tipo de organización es por etiquetas, es decir, un documento lo clasifico según ciertas palabras clave. Pero lo más simple (sin ser un experto) es la organización jerárquica.

[14]. Yo trabajo con equipos de personas en diferentes países

[15]. Es por eso que, cuando descargas software en algunos lugares, te puedes descargar la firma MD5. Eso dice que el archivo no se modificó (o sea, que es el archivo que queríamos)

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