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El correo electrónico es uno de los servicios de internet que más utilizamos. Si escribes bien un correo electrónico va a mejorar tu comunicación y la productividad del que lo recibe. Si antes de enviar tu próximo correo, piensas en quien lo vas a recibir verás que hay algunos errores comunes.

Revisando mi bandeja de entrada he recopilado los 10 errores más comunes que me complican la vida. En resumen, no me interesa el correo electrónico que:

  1. No es deseado
    Esto es lo más común y se denomina spam. Lo habitual es que sean mensajes comerciales pero a veces llegan correos que no los necesito para nada (ni me informan ni necesitan una acción por mi parte). Por ejemplo las cadenas de correos.
  2. No aporta nada
    Aunque tenga toda la buena intención, no aporta nada. Por ejemplo, responder con Muchas Gracias o Recibido. Tampoco aportan diseños extravagantes como los fondos con flores, animaciones, gráficos inútiles, etc
  3. No se entiende
    Hay mensajes que están mal escritos. Tienen faltas de ortografía, o utilizan códigos informales que dificultan la lectura o una gramática indescifrable. Escribir bien (para comunicarse bien) es una competencia imprescindible
  4. Demasiado largoBifurcación en el Camino
    Hay correos que lleva más de 10 minutos leerlos o procesarlos. No se ven en la pantalla y hay que moverse arriba y abajo para analizarlos con cuidado. Leer algo extenso en un computador es tedioso.
  5. Mal Estructurado
    Muchas veces no hay un hola o un adios. O no hay espacios entre párrafos, o no hay viñetas para separar las ideas, oestaescritotodojunto. Una parte del escribir bien es utilizar la redacción para mostrar las ideas de forma ordenada y estructurada. Lo mismo pasa al responder sobre otro mensaje.
  6. Título poco representativo
    Lo primero que se ve en un mensaje es el Título (Asunto/Subject) y nos indica cual es la idea del mensaje. La mayor parte de los títulos no tienen que ver, o no nos dan ninguna pista de sobre qué va el mensaje.
  7. Archivos Adjuntos Inútiles
    Muchos usuarios incluyen en archivos adjuntos información que se puede incluir en el correo (y que es mucho más fácil y rápido de leer). Por ejemplo, la convocatoria a una reunión o la agenda de un evento
  8. Firmas Inútiles
    Hay mensajes donde hay mayor número de caracteres en la firma (o en las notas de confidencialidad) que en el contenido del correo. Esas firmas que aparecen al final del mensaje a veces se convierten en el propio mensaje (y no es la idea)
  9. Mensaje Instantáneo
    El correo electrónico es una herramienta asíncrona pero muchos usuarios lo utilizan como síncrona, y se produce una ida y venida de mensajes que consumen tiempo. El email no sustituye al teléfono ni a la mensajería instantánea, son herramientas distintas. Si es urgente llama por teléfono.
  10. Tono Inadecuado
    Algo que se puede decir de palabra o es adecuado en un contexto, al escribirlo y desprenderse de todo el lenguaje no verbal puede enviar un mensaje totalmente contrario a lo que se pensaba. Recuerda que cuando escribes un correo no sabes quien lo va a leer. Probablemente alguien más que tu destinatario (lo reenviará, o lo imprimirá).

Quizá todos estos errores se resumen en tres competencias básicas que no están del todo desarrolladas:

  • Escribir Bien. Y eso lleva tiempo y práctico.
  • Ir al Grano: claro, conciso, concreto, coherente (las 4Cs)
  • Usar el email para lo que es

Y como recomendación se me ocurren 10 propuestas para escribir bien un correo electrónico y que sirva para comunicarnos mejor y ser más productivos. Por ejemplo:

  1. Pensar, ¿para qué sirve este correo?
    El destinatario debe tener claro para qué es el mensaje, generalmente o es para informar de algo (y no necesita respuesta) o es para generar una acción (y sí necesita una respuesta)
  2. Escribir una idea por mensaje
    Es mejor utilizar un formato sólo texto y no HTML (nada de tablas, graficos y extras). Salvo que aporte algo de valor (además de colores).
  3. Que se entienda. Al grano, sin faltas de ortografía ni códigos indescifrables. Sin mayúsculas (SINO PARECE QUE ESTOY GRITANDO)
  4. Que sea corto
    Lo ideal es que se vea todo el mensaje en una pantalla, otra forma de medir es no pasarse de 1.000 caracteres o 250 palabras. Es decir entre 1 y 2 minutos de lectura
  5. Ordenado y Estructurado
    Un párrafo por cada sub-idea, uso de viñetas y uso adecuado de espacios. Todo esto facilita la lectura.
  6. Título Adecuado
    Es casi el aspecto más importante del mensaje, lo ideal sería que anticipe el contenido del mensaje pero que no sea muy largo (entre 5 y 7 palabras)
  7. Añadir un archivo adjunto sólo si es necesario
    Si el mensaje del adjunto se puede incluir en el mensaje, mejor. El email está pensado para ser texto y sin archivos. Para compartir archivos por Internet, mejor otro sistema
  8. Simplifica tu firma
    Aunque en muchas empresas hay requerimientos legales, yo creo que una firma no debería superar las 3 líneas o los 50 caracteres
  9. Respuesta no inmediata
    El correo electrónico es una herramienta de comunicación asíncrona, es decir, la respuesta típica debería ser de 24 horas, no inmediatamente. Para mensajes que necesiten respuesta inmediata usa la mensajería instantánea o el teléfono.
  10. Ojo al tono y al contenido
    En realidad lo que escribes no sabes quien lo va a leer, recuerda que puede ser que o lo envíes a la persona equivocada o que esa persona reenvía el correo. Una vez enviado, ya no tienes control del mensaje

Y un par de cosas para finalizar:

Ah! y un ejemplo de un mensaje de correo electrónico bien escrito (creo)

Hola María

Te estoy enviando un artículo que me parece interesante sobre como escribir bien un correo electrónico. El enlace está en: http://bit.ly/YJLcnm

Lo más interesante para nuestra empresa es la necesidad de reforzar nuestras competencias en:
- Aprender a Redactar Bien
- Utilizar Firmas más simples
- Ir más al grano

Yo creo que lo podríamos enviar al Consejo de Dirección para comenzar con algunas acciones concretas

Un cordial saludo
Cesáreo
www.cesareox.com



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