Weblogs en Proyectos: Registrar e Informar

Aunque había hecho una presentación antes sobre este tema, estoy presentando en un congreso en Colombia la ponencia Weblogs en Proyectos: Registrar e Informar.

Un weblog (o blog) es un diario en Internet y aunque comenzaron a conocerse a finales de los 90 como diarios de personas que contaban sus cosas en la red, en la actualidad es un tema complejo y amplio tanto en temática como en formato. Sólamente en WordPress.com hay alojados más de 4 millones de weblogs.

En la gestión de proyectos son de utilidad para registrar e informar, lo que se ha denominado diario de proyecto toda la vida, nada fuera de lo común. La ventaja es que la tecnología permite, de forma rápida y sencilla:

Registrar Autor, fecha/ hora, comentarios
Documentar (Texto, Web y otros formatos)

En este sentido es útil aunque el equipo de trabajo sea una sola persona, pero es que además se puede informar de forma rápida utilizando diferentes medios:

Email
Canales de noticas (RSS)
Web

La idea de registrar e informar es para tomar decisiones de forma ágil que es lo que permite adaptarse rápidamente a la realidad del proyecto. Hay muchos ejemplos de weblogs que he utilizado en mis proyectos pero es también interesante el uso de estos diarios para informar hacia afuera, como hace por ejemplo el equipo de Gmail o el equipo de Wordpress. Permiten informar sobre nuevas funcionalidades, guías de uso y noticias del producto.

Para utilizar weblogs hay gran variedad de software y podrías revisar:

Wordpress. Tanto la versión hosting como aplicación (OSS, gratis y premium)
Blogger. Con hosting y tu cuenta google. No es OSS
Movable Type. Muy completo y personalizable, diferentes servicios (Aplicación OSS y Hosting)

Para crear e instalar un weblog, teniendo claro lo que se necesita, pues en menos de 1 hora (por no decir 5 minutos), está listo lo básico. ¿Que no? Puedes ver un par de videos:

Blogger: How to start a blog (2 min)
Movable Type: A User's guide (6 min 14 s)

Quizá el servicio más recomendable es el de Wordpress, aunque lo mejor es probar. Yo utilizo el paquete Weblogger de OpenACS.

Aunque es una forma sencilla y ágil para la gestión de proyectos, hay que utilizar bien esta herramienta y esto implica:

Tener claro lo que se necesita
Centralizar la información
Publicar bien para la web
Dedicar Tiempo y Formación

Para profundizar en el tema puedes revisar el artículo en PDF (344 KB) o las diapositivas de la ponencia. Si tienes alguna pregunta puedes añadir un comentario o enviármela directamente

Escrito por Cesáreo hace 3 años y 140 días en Tecnología / Comentarios (2)

2 Comentarios a Weblogs en Proyectos: Registrar e Informar » Regístrate para Comentar

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1 Comentarios a la ponencia

por Cesáreo García Rodicio en hace 3 años y 136 días

Hubo varias preguntas a la ponencia que a modo de resumen fueron:

¿Qué pasa con la seguridad?. La seguridad es cuestión de equilibrio entre lo que gano y el riesgo que corro al perder lo que protejo. Un atacante analizará el coste que le supone frente al beneficio que obtendrá.

Creo que para no correr ningún riesgo lo mejor es no publicar nada en Internet, pues ningún sistema es 100% seguro, pero un atacante, para robar la información de mi diario web debería:

Entrar. Y que no me entere antes
Acceder a la Información. Y que no me entere antes
Salir sin dejar rastro

En realidad es probable que sea posible pero ¿le compensa?. Puede ser interesante revisar esta otra charla que dí sobre seguridad informática

¿Cuales son las diferencias entre un weblog y un foro o una wiki? En realidad todas son herramientas para la comunicación y la colaboración, pero en resumen:

Los foros sirven para debatir. Su unidad de información es el hilo del debate (pregunta y respuesta/comentarios sucesivos)
Las wikis sirven para generar un documento de forma colaborativa. Su unidad de información es el documento en sí
El weblog sirve para hacer un diario (información cronológica). Su unidad de información es el artículo concreto

Puedes revisar en la Wikipedia qué es cada servicio: Wiki, Foro y Weblog

¿Porqué no utilizar un portal con todos los servicios, no sólo weblogs?. Pues sería lo ideal pero entra en juego la complejidad, y a mayor complejidad mayor tiempo de dedicación (y formación) y por lo tanto mayor inercia al cambio. Es más interesante plantear un sistema que, poco a poco, vaya añadiendo funcionalidad. Puede leer este artículo (Progressive Disclosure) que aplica para interfaces de usuario pero explica muy bien el concepto de complejidad vs simple

Quiero implantar un weblog pero ¿cómo vencer la inercia al cambio?. Uf! pues depende mucho de la situación concreta. En mi opinión la estrategia debe tener dos puntos fuertes:

Hacerlo bien (dedicarle tiempo). Es decir, mejor poco y bien que no presumir de tecnología y demás
Cuidar a los usuarios. Fijarse en el beneficio que les produce y sobre todo, tener en cuenta la formación

La inercia al cambio viene del cerebro más visceral, más instintivo. Es cuestión de vencer el miedo que supone lo nuevo porque el cerebro visceral busca protegernos, sin ningún criterio racional. Para eso lo mejor es una buena comunicación (información transparente) y formación y claro que el sistema funcione bien.

¿Se puede tener un sistema para cada cosa? Se podría pero lo ideal es tener centralizada la información. Es cuestión de ponérselo fácil al usuario. Si resulta que tengo un foro en mi herramienta colaborativa, no tiene mucho sentido abrir un diario web en otra plataforma. Al menos habría que pensarlo muy bien y que el valor que ofrece suponga mucho más que el coste de, por ejemplo, abrir dos aplicaciones (o dos ventanas del navegador) Con mi infraestructura yo utilizo un agenda, control de horas, diarios web y seguimiento de incidencias en un sólo portal.

¿Para qué complicarse tanto? ¿No llegaría con una cuenta de correo y ya está? Pues sí, en realidad el correo, la mensajería y la hoja de cálculo son quizá las herramientas software más utilizadas para gestionar proyectos. El gran problema es cuando hay mucha información. Con un diario web tengo la información organizada (cronológicamente), enlazada a otros documentos (es publicación web), de fácil acceso y publicación y me permite manejar varios proyectos a la vez. La ventaja es cuando la información está bien estructurada y organizada. La complejidad aporta valor cuando es la forma más sencilla (aunque parezca contradictorio) de acceder a la información.

2 Encuesta sobre uso de Weblogs en Gestión de Proyectos

por Cesáreo García Rodicio en hace 3 años y 101 días

Según una encuesta (Are You Using a Blog to Support PM?) de Dennis Mc Donald a 12 gerentes, se pueden extraer tres conclusiones interesantes (él da más):

Es fácil promover la comunicación (publicación) pero difícil la colaboración. Es ya conocida la relación 90/9/1 en las comunidades virtuales (Participation Inequality
La tecnología "asusta" a los gerentes. Hay muchas herramientas y según mi experiencia cuanto más simple y rápido, mejor.
La mayor ventaja: reducir reuniones y mensajes (email/IM). Esto es lo importante e influye en el aumento de productividad.

Puedes ver la presentación completa (en inglés)

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