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  • Escrito por Cesáreo hace 4 años y 5 meses (05 Ago 2014 08:46)

El correo electrónico es una de las herramientas más utilizadas en nuestro día a día. Y las vacaciones son un tiempo ideal para afilar la sierra. Claro que lo mejor es aprovechar para desconectar, pero también es un buen momento para aprender cosas nuevas.

Estos son 10 ejercicios que propongo en mi taller de correo y que, si encuentras un tiempo, te vendrán bien. En realidad dan para un taller completo avanzado y depende  del nivel que tengas. El esfuerzo depende mucho de lo que quieras profundizar y mejorar. Pero si necesitas más de 1h para cada ejercicio, necesitas acompañamiento.

  1. Aprende Mecanografía. Es de sentido común, cuanto más rápido escribes, menos tardas en escribir. No hay que obsesionarse, pero escribir más rápido es un ahorro de tiempo considerable. Y además, puede ser divertido. Puedes hacer dos cosas:
    1. Haz un test para calcular tu nivel en PPM[1]
    2. Practica un poco con un curso sencillo
  2. Usa Carpetas. El uso de las carpetas es una herramienta básica. Aunque depende de tu nivel de uso, tienes que hacer, con la suficiente soltura:
    1. Crear y Borrar Carpetas
    2. Mover Mensajes de una Carpeta a otra
    3. Organizar el Correo: Una carpeta dentro de otra (o varias)
    Es cierto que esto también lo puedes sustituir por utilizar una sola carpeta y el buscador. En este caso sólo tienes que probar a darle a la A (archivar) y buscar el mensaje.
  3. Revisa las Propiedades de la Cuenta (Configuración). Uno nunca lee todas las posibilidades de configuración de una cuenta de correo. Y, dependiendo del software y el proveedor, el listado es inmenso. Merece la pena parar un poco y tratar de descubrir cosas nuevas. ¿Respuesta Automática? ¿Copiar mensaje enviado en una carpeta concreta? ¿Revisar cada hora? Todo eso está en la configuración de tu cuenta.
  4. Usa IMAP y un buen Cliente de Escritorio. Aunque cada día más gente usa el navegador web para consultar el correo (Webmail) yo creo que es mucho mejor usar IMAP con un cliente de correo. Prueba a Instalar uno y probarlo, sólo tienes que asegurarte de que tu proveedor de correo te permite usar IMAP (p.ej. gmail, hotmail y yahoo lo permiten)
  5. Usa el Buscador. Una de las ventajas de utilizar cualquier software es la función de buscar. En el caso del correo, un buscador ahorra un montón de tiempo y tienes que saber manejar el tuyo. 3 Tareas que puedes probar:
    1. Busca los mensajes que contengan una palabra concreta en el título (por ejemplo trabajo)
    2. Busca los mensajes de un destinatario concreto
    3. Busca los mensajes que contengan una frase concreta (por ejemplo quedamos a comer)
  6. Diseñar Filtros. Los Filtros (o las Reglas) son una forma de automatizar el procesado de mensajes. Es otra de las grandes ventajas de usar software y siempre es lo mismo Si ocurre esto, haz aquello, que en el caso del correo puede utilizarse en diferentes ocasiones, por ejemplo:
    1. Si el título del correo es Un Video al Mes, muévelo a la carpeta Revisar
    2. Si mi cuenta de correo va en copia (campo cc), muévelo a la carpeta Copias
    3. Si el título del correo contiene la palabra Ciallis, bórralo directamente
    Aunque da un poco de pereza diseñar un filtro al final te permitirá ahorrar muchísimo tiempo[2]
  7. Varias Cuentas a la vez. Aunque es posible con Servicios WebMail[3] es una de las grandes ventajas de un cliente de correo de escritorio. Si tienes varias cuentas de correo puedes probar a manejarlas todas desde un sólo software. Ahorrarás mucho tiempo en el corto plazo (pero sólo si trabajas desde un solo sitio)
  8. Descubrir Complementos[4] (que te resuelvan un problema). Por ejemplo, uno habitual es Automatizar Texto Frecuente. El ejercicio previo es revisar cual es el texto frecuente que solemos enviar[5]. ¿Información de Contacto? ¿Datos para una Factura? Por ejemplo, si escribo CGR que ponga automáticamente mi nombre y apellidos separados por espacios. Suele ser una opción del sistema operativo pero últimamente he utilizado el complemento Clippings y me va muy bien.
  9. Firma un correo. Aunque es bastante avanzado y un sistema un poco complejo, el uso de la firma electrónica avanzada va a ser cada día más habitual. Depende mucho del software que utilices y el país en el que estés (y su legislación). Pero por ejemplo en España, puedes utilizar el certificado de la FNMT para firmar tu correo. Prueba, que no es tan difícil
  10. Y ... programa la consulta. Aprovecha para desconectar al 100% (lo ideal) pero si no puedes, prueba a programar la consulta: p.ej de 10:15 a 10:30 y de 20:30 a 21:00. Así aprenderás a manejar el Email en bloques (lo más eficiente).

Notas

[1]. Pulsaciones Por Minuto. Un nivel muy bueno estaría en 300 PPM. Si hablas de PalabrasPM entonces 50 está muy bien.

[2]. De hecho, primero prueba bien el filtro antes de instalarlo para asegurarte de que funciona bien.

[3]. En realidad, no es lo mismo usar varias cuentas a la vez (lo que hace un cliente de correo escritorio) que descargar todas las cuentas en una sola (lo que hace un cliente de webmail). Es mucho más potente usar varias cuentas IMAP en un cliente de correo porque puedes mover mensajes entre cuentas o responder desde donde quieras.

[4]. Cada sistema software tiene sus complementos (plugins), tanto las versiones de escritorio como las de web. Por ejemplo, me contaban el otro día sobre el uso de Boomerang for Gmail (recordatorio de tareas y correos).

[5]. El diagnóstico previo es importante, porque si no lo repites habitualmente no merecerá la pena el esfuerzo

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Empezar a Usar el Correo Electrónico
Esta semana me llegaba un mensaje que decía _estoy empezando a navegar en internet y m es dificil para abrir el correo_. Supongo que para muchas personas el uso del correo electrónico (o email [1] / Electronic Mail) se complica un poco porque...
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