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En el taller de la semana pasada (Notas en PDF) , además del tema de escribir bien, enseñé una funcionalidad que, aunque es sencilla es muy potente. Es lo que se denomina generalmente Combinar Correspondencia (en inglés Mail Merge).

Esta herramienta permite, una vez definido el documento base (plantilla) cambiar sólo los datos especificados (campos) que se sustituirán por cada uno de los elementos de una tabla. Esta tabla estará en una hoja de cálculo. Esto soluciona diferentes situaciones comunes en el ámbito administrativo, por ejemplo:

  • Enviar 100 cartas a mi lista de direcciones (mailing)
  • Imprimir las notas de 100 alumnas (certificados)
  • Imprimir un informe de indicadores (reporting)

Es una forma fácil de evitar mucho trabajo y la típica estrategia de copiar/pegar que suele llevar a cometer muchos errores. Una vez diseñado el documento plantilla, el proceso es tan simple como actualizar la tabla con los datos.

El proceso es bastante sencillo.

1. Lo primero es diseñar una tabla sencilla, por ejemplo 5 registros. La primera fila de la tabla tendrá los nombres de los campos. Supongamos una tabla con nombre, apellidos, edad y fecha.

2. Lo segundo es diseñar el documento plantilla, por ejemplo un certificado sencillo que indique el nombre y apellidos de una persona, su edad, la fecha y lo deje listo para su firma

3. Lo tercero es iniciar el proceso denominado habitualmente combinar correspondencia (Word / OpenOffice):

  • Definir el Origen de Datos del Documento (será el archivo con la tabla)
  • Diseñar el documento con los campos de la tabla
  • Comprobar el Diseño con la función de vista previa
  • Imprimir los documentos resultantes de la mezcla (uno por cada registro de la tabla) o ...
  • Crear un nuevo Documento con todos los documentos

¿Difícil? Suena más de lo que parece, al principio cuesta pero es realmente sencillo. Puedes revisar un video para aprender (en Word 2007 / en OpenOffice)

Esta función puede ser más sofisticada utilizando orígenes de datos diferentes (Bases de Datos o enlaces Internet) o también utilizar formularios. Pero lo mejor es mantenerlo simple y utilizar una tabla simple

¿Quieres Aprender? Hazlo tu mismo.

Un ejemplo típico es una carta, que enviarás a 5 personas diferentes. Es decir crea un archivo con 5 cartas de una hoja, cambiarán sólo algunos datos (por ejemplo nombre, apellidos, empresa, fecha, dirección ...) pero el texto será el mismo

No debe llevarte más de una hora, y en el futuro te podrá ahorrar mucho tiempo cuando tengas un problema similar.

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