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martes 07 febrero 2012
La infraestructura informática es uno de los pilares de cualquier negocio y su mantenimiento debería ser responsabilidad de un profesional. Sin embargo lo habitual es que lo haga quien le toca, sobre todo en empresas pequeñas. Lo primero a tener en cuenta es que la infraestructura informática impacta en la productividad: a peor mantenimiento mayores pérdidas de productividad. Ese es el punto. Por eso, un plan de sistemas informáticos debe tener en cuenta las necesidades concretas de la institución y si es algo muy prioritario es recomendable contratar un profesional (muchos lo parecen, pero no lo son).
Para esa persona a la que le tocó estas son algunas notas generales de mi experiencia sobre un plan de mantenimiento informático sencillo y los aspectos que hay que tener en cuenta.
El plan aplica para el mantenimiento de equipos de escritorio (Desktop), una pequeña red de comunicaciones (LAN) y se pueden incluir servicios básicos en un servidor (server). Lo típico son redes de menos de 20 equipos aunque se puede extrapolar a más. También vale para una casa (en la mía hay 6 equipos, por ejemplo)
Los objetivos dependen de las necesidades concretas de la institución pero tres importantes son:
Lo importante es que la infraestructura informática no es problema del usuario: es un problema (responsabilidad) del adminsitrador. Desconfíe de los técnicos que echan la culpa (o llaman ignorantes) a los usuarios
El cómo hacer una buena administración del Plan Informático pues depende. Cada persona tiene su esquema pero debe incluir:
Es un proceso de mejora continua, no se puede hacer bien a la primera
Estos son algunos indicadores ejemplo. Están relacionados con los objetivos y, en este caso, a menor valor del indicador mejor es el mantenimiento informático. La clave es que el usuario pierda el menor tiempo posible en el mantenimiento de su infraestructura informática y que sus herramientas informáticas estén disponibles para su trabajo. Estos tres son importantes:
Hay muchísimos indicadores, pero estos tres son un buen resumen. Si son valores pequeños, la infraestructura tiene que estar bien administrada. Pero, muy pocos profesionales firmarían estos valores.
Este es el principal problema: no nos gusta pagar. ¿Cual es el presupuesto? Pues depende. Para entender mejor el problema lo ideal es pensar en cuanto cuesta estar sin equipo o cuanto cuesta trabajar con mala infraestructura. Ese es el punto, no es lo que pago, es lo que me cuesta cuando no funciona.
En este sentido el mejor presupuesto es el paradigma del médico chino: sólo le pago cuando estoy sano, si estoy enfermo, dejo de pagarle. Ya, no es lo habitual, pero lo ideal sería que, mientras la infraestructura informática funcione bien, pagar. Esto supone un conflicto de intereses:
¿Cual es el equilibrio? Pues no hay solución fácil. Es España, un trabajador cuesta 18 &euro/h (en media), si su ordenador no funciona, ese es el dinero que se pierde (le pago, pero no trabaja). 100h sin ordenador cuestan, al menos 1.800 €
Puedes echarle un vistazo también a los servicios de soporte profesionales (contratos de servicio) de Dell España o Apple
Partiendo de las generalidades anteriores veamos algunas recomendaciones y propuestas
Tener un entorno adecuado es fundamental en la productividad del trabajador. El hardware suele ser la CPU (o sea, el ordenador como tal), los periféricos (pantalla/teclado/ratón) y equipos externos (impresoras, escáneres, etc). Todos nos fijamos en el precio, pero en realidad depende de:
Por eso, el precio hay que calcularlo en función de estos parámetros, y un buen criterio es la amortización de los equipos, es decir, ¿cuanto tiempo lo voy a utilizar?. Mi criterio es entre 3 y 5 años. Por ejemplo:
En definitiva, comprar buenos equipos, utilizarlos mucho y durante mucho tiempo (mínimo tres años). Por eso un buen indicador de infraestructura (del inventario) es el tiempo del equipo. Haga el cálculo y téngalo como indicador. Si es menor de 3 años, no hay problema
Ya, pero, ¿Qué ordenador me compro? Para mí un portátil conectado a pantalla/teclado/ratón externos (y buenos).
El SoftwareSin Software (aplicaciones informáticas) los equipos no sirven de nada. Hay dos categorías de Software a tener en cuenta:
La responsabilidad del administrador es:
Para realizar todas estas tareas, no es necesaria la presencia física yo recomiendo hacerlo a distancia (mejor control y más barato). Es mejor hacer coincidir la presencia física con la formación o con problemas muy importantes.
Los equipos suelen estar conectados en red (LAN). En realidad los usuarios lo que quieren es conectarse a Internet, pero antes de eso, los computadores tienen que estar conectados entre sí, porque eso le permite acceder a servicios de red, los más comunes son:
Y por supuesto, acceso a Internet. Es responsabilidad del administrador:
Lo ideal es que el administrador se encargue de todos los equipos y que estén conectados a la red
Además de los servicios de red típicos, que de hecho necesitan un servidor, la mayoría de las instituciones tienen requerimientos especiales. Los típicos son:
Esto es todo un mundo y para hacerlo bien, necesitas un profesional. Mi recomendación (válida para gran parte de las instituciones) es contratar Google Apps (si la privacidad no es algo muy estricto). Pero puedes revisar los siguientes artículos para profundizar más:
Yo tendría los servicios de correo, web, backup y servicios especiales en un lugar físico diferente (fuera de la institución)
La Formación (e INformación) es una tarea básica en la administración de sistemas. ¿Porqué? Pues porque educa, genera confianza y mejora la comunicación usuario-adminstrador. La inversión en horas de formación y en buenos materiales (en una página web de referencia, por ejemplo) evitará muchísimos problemas e incidencias
Es además un síntoma de los malos administradores, a éstos no les interesan usuarios formados sino usuarios dependientes. Yo debo reconocer que hago un esfuerzo importante en formación (ya sea formal o en artículos de opinión) y el usuario realmente aprende.
Hay muchos esquemas de precios, y el principal debate es un equilibrio entre lo que cuesta pagar al administrador y lo que cuesta no tener una buena (o disponible) infraestructura informática
Yo, encargándome de todo (compra de equipos, mantenimiento, servidor, etc, etc), es decir llave en mano, no lo haría por menos del 5% del presupuesto de la institución. O, si fuera por horas, por menos de 30 €h. Otro esquema puede ser por equipo/año (por ejemplo 150€/equipo/año) sin embargo yo creo que el administrador debería ser responsable de todo el sistema.
En resumen, si su sistema está bien administrado (que no es lo cómun) usted será más productivo (que al final es lo que cuenta)