Para qué usar Internet en mi organización (y su solución)

Esta es la primera pregunta que se debería hacer cualquier responsable antes de pensar en qué puede contratar o no. Y, como habitualmente los presupuestos no son los adecuados para una buena consultoría, una buena opción es la que cuento aquí (utilizar Google Apps).

Pero vayamos por partes, lo que hay que tener claro es:

• Mis necesidades. ¿Para que quiero yo Internet?
• Mis recursos. Plazos, Presupuesto, Infraestructura, Personal, etc

Hay dos necesidades que Internet puede resolver: comunicación y colaboración. En la actualidad comunicarse utilizando Internet significa utilizar el correo electrónico y la mensajería instantánea. Y hacerlo, como organización, implica hacerlo bajo un dominio propio (yo.com, por ejemplo). GoogleApps te da ese servicio (y la migración de tus cuentas). Podrías incluso mantener una cuenta general (por ejemplo info @yo.com) que puedes manejar como organización (correo y chat).

Otra necesidad de comunicación habitual es la publicación de eventos, que se hace con un servicio de gestión de calendarios. GoogleApps también incluye este servicio para cada miembro de la organización.

¿Y la colaboración? Pues también lo resuelve. Es habitual que varios usuarios participen en la elaboración de un trabajo, por ejemplo, la lista de usuarios que asisten a un curso. Esta lista podría ser un archivo de hoja de cálculo que varias personas leen/modifican desde sedes de la organización diferentes. Pues bien, se puede utilizar GoogleDocs (es como un Office pero vía web) para, entre varios usuarios generar esa hoja de cálculo. Además se puede ver quien modifica y cuando, y en último caso, si quiero, hacerlo público. Y además también tengo disponible la creación de una página web sencilla a la que asociar mi dominio yo.com.

Y, ¿es gratis?. Bueno casi, en realidad hay diferentes versiones pero hay que considerar el gasto en planificación y formación de los usuarios. Yo incluiría un curso (como el mío de uso de Internet) y un plan sencillo de desarrollo para que toda la organización utilice bien Internet (que no es lo habitual)

Un ejemplo de lo que yo haría para para un centro educativo podría ser:

• Comprar el dominio (por ejemplo yo.com). Unos 20 EUR/año
• Suscribirse en GoogleApps (se necesita un usuario que será el administrador principal), Edición Premium o Educación (que no cobran y no hay publicidad). Coste 0 EUR (para empresas son unos 40 EUR/usuario/año)
• Plan de Migración y Formación. Esto depende del tamaño de la organización, el plazo y los usuarios. Una estimación pueden ser 1.000 EUR, pero es muy variable
• Administración y Mantenimiento. La infraestructura la incluye GoogleApps (hardware y software) pero quizá haya que contratar a una persona para que haga el mantenimiento (gestión de usuarios por ejemplo). Lo puede hacer una persona de la organización

Es importante también, establecer un período de prueba (mínimo dos meses) para detectar las posibles deficiencias y actuar en consecuencia, generalmente con acciones de formación. Y, de esta forma, puedo disponer de Internet para mi organización. Da igual que lo denomine extranet (acceso desde fuera) o intranet (acceso desde dentro), sólo tengo que utilizar un buen navegador y no hay que realizar instalaciones de hardware y software extras. Llega con un computador conectado a Internet.

De todas formas tiene sus limitaciones:

• La información la maneja otro. En realidad no tiene porqué importar, pero Google comienza a dar un poco de miedo al disponer de tanta información.
• Publicidad. Para que sea gratis, se recibe impacto por publicidad
• Alfabetización Digital. Necesito saber usar Internet y tener la disponibilidad de conexión
• Personalización. Si quiero un servicio concreto a medida, por ejemplo que los usuarios a mi curso se registren vía web, hay que desarrollarlo (un extra)

Nota Técnica: La existencia de un API permite integrar esta solución en un desarrollo propio

Por tanto, la alternativa de una solución más profesional implica el desarrollo servicios web a medida, por ejemplo un portal web y los servicios asociados (de correo por ejemplo). De esta forma, en el caso anterior podría diseñar un formulario para un listado de alumnos para un curso, que se rellena vía web, alguien aprueba la inscripción y se publica inmediatamente. Un servicio profesional comienza a partir de 3000 euros. Menos de eso, que es habitual, no creo que sea una solución seria. Pero eso, ya sería otra cuestión