Una de las charlas que doy se titula El Poder del Tiempo y es la charla de cabecera de mi curso de productividad. La idea es hacerte pensar sobre algunos problemas habituales cuando tratamos de gestionar nuestro tiempo. Aunque no se suele incluir en los planes curriculares  yo creo que es una de competencias transversales más importantes en un buen profesional. El problema es que nadie nos lo enseña y parece un tema exclusivo de profesionales de alta dirección (que generalmente son los que peor lo hacen).

Aunque hay principios que aplican a todas las personas, todos somos diferentes y necesitamos armar nuestro propio sistema para controlar el tiempo. Es un proceso de mejora continua y nunca se termina de depurar lo suficiente. Siempre hay dos aspectos a tener en cuenta:

• ¿Estoy haciendo lo que tengo que hacer (debo y/o quiero) hacer? (Eficacia)
• ¿Lo estoy haciendo de la mejor manera? (Eficiencia)

La clave es observarse y aprender de uno mismo y nuestro comportamiento. Todos tenemos vicios pero todos tenemos virtudes. Al final es una cuestión de autoconocimiento y cada persona tiene un contexto diferente. Cualquier sistema de gestión del tiempo trabaja sobre tres elementos:

• El para qué: Los Objetivos
• El qué: La Lista de Tareas
• El cuándo: El Calendario

Es lo que comúnmente llamamos la agenda. Esos tres elementos los debemos tener claros y están muy relacionados entre sí. Por eso lo ideal es que nuestra agenda sea portátil y personalizable: siempre con nosotros y a nuestra medida. Y no, no hace falta tanta tecnología, mejor empezar con el papel.

Por otra parte, tu sistema tendrá que aprender a pelear con lo que se llaman los ladrones del tiempo. Es decir, situaciones comunes (muy comunes) que no te dejan trabajar y simplemente te roban tiempo. Los tres más comunes son:

1. Las Reuniones
2. La Tecnología (con Internet)
3. Las Personas

Lo que hacen estos ladrones de tiempo es interrumpir, sacarte de tu zona y no dejarte trabajar. Y para no dejarse robar, lo mejor es emplear estas dos técnicas:

• Prevenir (El Antes)
• Responder (Cuando Ocurre)

Es decir, se trata de evitarlas pero atenderlas (más tarde).

Otra idea de la charla es hablar sobre las herramientas que utilizamos. La principal es nuestro cerebro, bueno yo diría más, toda la persona (aspectos emocionales, instinto de conservación y capacidad analítica). Por eso es importante nuestro inconsciente y desarrollar buenos hábitos. Es una de las claves, hábitos buenos y automáticos (sin pensar). Son esas tareas rutina. No hace falta nada sofisticado para ser productivos, llegaría con nuestro cerebro y un pequeño apoyo.

Y también la tecnología. Yo uso sobre todo servicios Internet pero nada como el papel. Comienza utilizando bien el papel y luego, quizá te puedas pasar al mundo de la tecnologia. Mejor pasar del mundo analógico al digital y no pensar que porque tengamos un cacharrito aparente (iPhone/Netbook/Laptop…) somos productivos. Es uno de los errores más frecuentes: La clave es la persona, no la tecnología.

Y la tercera herramienta importante es aprender a decir que no (inglés). Si sabes decir que no, y eres capaz de distinguir lo que es importante para tí, ya tendrás un camino andado (y unos objetivos para cumplir).

Por último, es cierto que hay bastante relación entre las técnicas de productividad y las técnicas de gestión de proyectos. Pero hay dos grandes diferencias:

• Los proyectos se componen de más personas y más recursos (que hay que coordinar)
• Los proyectos tienen tareas más complejas y relacionadas entre sí (hay una interdependencia de personas y tareas)

Yo he llegado a escribir sobre Gestión del Tiempo al dirigir proyectos porque veía que esa es una de las grandes carencias (la productividad personal/profesional). Por eso, si tienes problemas de productividad en tus proyectos, antes de pensar en el equipo (y echarle la culpa), trabájate tú un poquito.

Y poco más, en realidad uso diferentes diapositivas según el tiempo y la audiencia, pero algunos materiales que suelo entregar son:

• Una hoja resumen (pdf 76 KB)
• Un Mapa Visual (pdf 27 KB)
• Y si buscas algún libro, estos son algunos que recomiendo

Ah! Y el video que pongo en la charla se llama Sunscreen y es uno de los que envío en mi lista. Y en fin, poco más, la charla termina con un mensaje …

No pierdas tu tiempo…
… No pierdas tu poder

Actualizado varias veces del original del 2007