La duración de un trabajo y el esfuerzo necesario para completarlo son dos conceptos muy diferentes, que a veces se confunden. Y generan problemas.

El control de los tiempos de un proyecto es una de las tareas diarias de la dirección del proyecto. Y la mala planificación y gestión hace que surjan muchos problemas de cumplimento. Y una de las causas suele ser, tanto en la fase de planificación como de ejecución, entender la diferencia entre dos conceptos bien diferentes:

1. La Duración. Es decir, el plazo: ¿cuándo va a estar?. Es el dato que importa a nivel de gestión.
2. El Esfuerzo. Es decir, el trabajo: ¿cuánto me va a llevar?. Es el dato que te importa a tí porque indica el tiempo que te debería llevar (como máximo).

El dato más fácil es la duración del proyecto o de una actividad específica. ¿Cuando se termina el proyecto? El 15 de Febrero, o en 3 meses o en 2 semanas. Hablar en términos de duración y plazos es ideal a nivel de gestión porque permite tener una referencia rápida. Además te permite plantear objetivos (o fases o actividades más grandes) en bloques de tiempo grandes donde hay actividades relacionadas entre sí. Y esos plazos los puedes convertir en hitos del proyecto que pueden estar ligados a otras fases del proyecto (o por ejemplo a pagos)

Pero la duración por sí sola, no sirve de nada. Porque una actividad que va a estar la semana que viene, puede ser que lleve 2 horas, o 10 o 20. Y ese es el esfuerzo, el trabajo real que hay que hacer. Porque hablar (planificar) es muy fácil, lo difícil es hacerlo (trabajar). La duración depende directamente del esfuerzo. Y el esfuerzo, que es el trabajo real necesario, va a depender de tu agenda, de tu calendario, de tu día, de tu semana. Y eso es lo que hay que estimar realmente. Porque depende de tí (o de alguien). Y, como ya te habrás dado cuenta, tu día a día no es tan fácil. De hecho es díficil:

1. Saber si tienes el tiempo disponible para realizar ese trabajo
2. Acertar en la estimación . Es decir, que el esfuerzo necesario es el que pensabas
3. Gestionar el día a día (nuevos requerimientos, cambios e infinidad de interrupciones)

Pero es que, además, debido al mal uso del software de gestión, la dirección no lo tiene en cuenta y asume que Duración = Esfuerzo / Jornada Laboral. Es decir, que hay una relación directa y fija entre duración y esfuerzo. Y que por ejemplo:

1. Para una Jornada Laboral de 8h/día, y 5días/semana
2. Y un esfuerzo estimado de 16 horas
3. La tarea estaría terminada en 2 días

Y no, no funciona así por varias razones:

1. Jornada Laboral Real. La jornada laboral implica muchas actividades (e interrupciones). Lo más probable es que no tengas 8h disponibles para esa tarea (ni quedándote hasta las 10).
2. Estimación Real. ¿Serán de verdad 16h? La realidad dice que acertar al 100% es muy complicado
3. Contexto Laboral. En la oficina, muchas veces ya no se trabaja. Y con tanta interrupción es difícil trabajar con un 100% de concentración (que es lo que supone que necesitas para terminar esa tarea en ese tiempo)

Y además, otro error es que asume que la productividad es lineal (que es la misma a lo largo de todas las horas). Y no, la productividad no es lineal. Esta es una de los problemas de los picos de trabajo). Hay horas que importan más que otras. Y hay personas (recursos) que son más productivas que otras. No es tan fácil el cálculo. Pero en cualquier caso, el principal problema es pensar que las condiciones son ideales.

Pero lo primero es entender la diferencia entre duración y esfuerzo. Parece lo mismo, pero no.