Para planificar o hacer seguimiento a un proyecto en realidad no hace falta software. La clave es la persona porque el software es simplemente una herramienta.

La necesidad del software surge de la ingeniería civil e industrial militar (Historic Evolution). Se necesitaba controlar una complejidad muy grande (miles de horas, dependencia de tareas, muchos recursos) y ante cualquier cambio recalcular rápidamente sus efectos. Sin embargo la realidad es que el 99% de los proyectos no tienen tanta complejidad. Y es en los años 80 cuando nacen las herramientas de gestión para todos (la primera versión de MS Project es de 1984)

La mejor secuencia para adquirir una buena competencia con las herramientas para gestionar proyectos sería:

• Utilizar el papel. Sí, sí el papel. Es el mejor sistema (barato y rápido) para escribir, pintar y organizarse
• Utilizar software básico. Porque lo puedes adaptar a tus necesidades. Por ejemplo calendarios web, un editor de texto o una hoja de cálculo
• Utilizar software específico de gestión de proyectos. El típico es MS Project aunque hay muchísimos más
• Utilizar software práctico vía web. Con un calendario on-line, una herramienta de control de tareas, de horas o incluso un weblog. Son herramientas baratas, simples y muy adecuadas para proyectos sencillos.

El problema es que es difícil definir la funcionalidad porque depende mucho del tipo y complejidad del proyecto. Por citar sólo 5 necesidades concretas en las que nos haría falta ayuda:

• Definir Objetivos y Organizar Ideas
• Controlar un Cronograma
• Controlar el Presupuesto
• Controlar el Alcance (Indicencias, Indicadores, Tareas)
• Hacer Informes

Hay un montón de software de gestión de proyectos (Full Comparison) pero no conozco uno que lo haga todo. Todos los directores de proyecto terminan haciendo su software a medida con las herramientas que manejan mejor. Un ejemplo, para las anteriores funciones, sería:

• Definir Objetivos y Organizar Ideas. Utilizar mapas conceptuales (en papel o software) y un editor de texto
• Controlar un cronograma (actividades, tareas y fases). Hay muchos pero uno muy recomendable es Gantter (vía web y compatible con MS Project)
• Controlar el presupuesto. Nada como una hoja de cálculo
• Controlar el Alcance (Indicencias, Indicadores, Tareas). Es donde hay mayor variación porque no hay solución perfecta.
• Hacer Informes. Nada como un editor de texto (o el correo electrónico), aunque lo habitual es un procesador de textos

Quizá el software de referencia es Microsoft Project que cuesta unos 1.000 EUR y es muy utilizado. Pero para proyectos sencillos me parece muy útil Gantter (que colaboré inicialmente a traducir al español). Es gratis, muy sencillo y realmente útil si necesitas tener un cronograma. Y no hay que instalar nada (está en la web).

Y como aportes muy interesantes desde la ingeniería del software (tiene otras necesidades de la ingeniería industrial o la construcción) hay dos propuestas muy interesantes (en inglés) para proyectos complejos y que involucren mucha gente. Y por supuesto no hay que instalar nada, todo es vía web. Muy recomendables:

• BaseCamp. Tiene un coste mensual pero es muy completo y muy bien diseñado
• Trello. Es gratuito y con una organización visual muy potente para simplificar y organizar todo el trabajo que se genera.

Y, ¿qué utilizo yo?. Depende de los proyectos y con quien trabaje. Sobre todo herramientas muy sencillas utilizando internet. Llevo mi propio control del proyecto utilizando una plataforma vía web (OpenACS) mezclada con herramientas sencillas:

• control de tareas y actividades
• Reuniones e Hitos Principales: Weblog
• calendarios web
• Y Control de Horas, Publicación Web y Seguimiento de Incidencias (OpenACS)

Y cuando estoy en equipos de trabajo utilizo Basecamp.

En resumen lo que yo suelo recomendar es:

• Organízate primero con el papel
• ¿Sin presupuesto? Mejor Servicios Internet (con gantter y trello)
• ¿Presupuesto?. Quizá la mejor opción es BaseCamp.