En mi charla de Menos es Más: la importancia de simplificar hablo de tres técnicas concretas para mejorar la gestión de los proyectos (simplificándola):

1. El uso de Servicios Internet como palanca de productividad
2. El principio de Pareto: Pocos Importantes, Muchos Triviales
3. Y los procesos de mejora continua

La Mejora Continua es una herencia de los sistemas de control de calidad, especialmente lo que se llama el principio de Deming. Este señor era norteamericano pero desarrolló su concepto de calidad total en Japón. La idea básica es que el mundo no es perfecto, es decir:

• Nada se hace bien a la primera
• Lo importante es aprender de los errores y
• … mejorar midiéndolos y analizándolos.

La técnica concreta es lo que se denomina el ciclo de control PDCA:

• Plan (planificar): Definir Tareas y Asignar Recursos
• Do (hacer): Ejecutar y Concretar
• Check (revisar): Medir y Medir ¿Qué salió bien o mal?
• Act (actuar): Analizar y repetir el ciclo (probar las mejoras)

La mejora continua se basa en que lo que no se mide, no se mejora . Y le da mucha importancia a los indicadores, sobre todo a una cultura del aprendizaje (especialmente de los errores). Una revisión en detalle de sus principios se describen en su libro Out of Crisis y un resumen son:

• Sus 14 recomendaciones (para ser competitivo de verdad)
• Sus 7 síntomas (de enfermedad en la gestión)

Aunque es un trabajo de hace casi 70 años (viaja a Japón en 1950), es un principio de sentido común y fácil de aplicar. Busca evitar la parálisis por análisis porque hasta probar no hay manera de medir, y sin medir no se puede corregir. Es un ciclo en espiral donde se busca, poco a poco y de forma constante, la depuración del proceso hasta conseguir la calidad total.

Planificar, Hacer, Revisar, Actuar, eso es la cultura de la mejora continua

Yendo a lo práctico, lo he utilizado en muchos procesos. Uno muy habitual es en los informes de control (o para corregir errores en un plan del proyecto). Y lo que hago es:

1. Plan. Comenzar rápido con un plan sencillo (una o dos hojitas) y no olvidarse de definir indicadores
2. Hacer. Arrancar de una vez, sin miedo. Probar con un prototipo.
3. Revisar. Medir con frecuencia constante.
4. Actuar. Es decir, corregir, volver a planificar y seguir mejorando.

En este caso particular (la creación de informes) el resultado final es la simplificación (menos burocracia) y un mejor control (informes más útiles)