Las tareas rutina son esas tareas imprescindibles que hay que hacer de forma repetitiva y que deben estar en nuestra lista de tareas. Forman parte de la burocracia de la vida pero si se gestionan bien son una parte importante dentro del concepto afilar la sierra. Aunque no son tan interesantes o creativas o estimulantes como otras, son imprescindibles para funcionar con normalidad en nuestro día a día. Y a veces, son de las que más nos olvidamos (por pesadas).

Si no se manejan de forma sistemática y con criterio se convierten en interrupciones. Y así, algo que teníamos que haber hecho aparece de repente quitándonos la concentración de lo que tenemos que hacer ahora. Procesarlas implica tenerlas controladas y resueltas para que no se acumulen. Significa atenderlas con cierta antelación, porque siempre van a estar ahí. Como son imprescindibles, no hay manera de escaquearse.

Cada persona tiene sus ejemplos de tareas rutina¹ (imprescindibles y repetitivas), por ejemplo estas son algunas que yo tengo:

1. Enviar un informe de proyecto (cada mes)
2. Hacer una transferencia de dinero (quincenal)
3. Revisar Planificación (cada semana)
4. Organizar el escritorio (cada día)
5. Revisar el correo electrónico (cada 3 horas)

Lo ideal sería que se hicieran solas², es decir, automáticamente (sin intervención nuestra) y es lo que hacemos habitualmente los que administramos sistemas (con programitas). El problema es que siempre se necesita intervención “humana”. Por ejemplo, en los 5 ejemplos anteriores, sólo puedo hacer automática la segunda. Éste, de hecho es el primer criterio a utilizar, siempre que podamos convertir una tarea rutina en automática, es mejor hacerlo (copias de seguridad, transferencias de dinero, recordatorios de tareas importantes, recordatorios de citas de agenda, etc). Automatizar tiene una gran ventaja: no te quita tiempo (es más rápido y te olvidas).

Una segunda estrategia es apuntarla como una tarea más que se repite. La repetición es importante porque genera un hábito. Por ejemplo los mismos días a las mismas horas. Es la estrategia que utilizo en las reuniones de coordinación de los proyectos. La tarea “rutina” es “Comité de Coordinación, cada 15 días, los martes a las 14:30h Nicaragua”. Es una forma de crear un hábito. El efecto es tan fuerte que una pequeña variación de día u hora hace que te puedas olvidar. Otro ejemplo sencillo es revisar el correo a las 12 de la mañana de lunes a viernes. Es importante fijar el momento y repetirlo. Los hábitos al final nos dan seguridad.

De esta forma, la tarea, a base de repetirla, se convierte en un hábito. Y muchos veces no sólo en un hábito para mí, sino para todo el equipo de trabajo. Y, en el trabajo también, se trata de desarrollar hábitos sanos.

Las tareas rutinas forman parte sobre todo, de los proyectos personales, ejemplos típicos son barrer una habitación, o limpiar un baño, o cortarse el pelo, o lavarse los dientes. En realidad cuando estamos generando buenos hábitos, lo que hacemos es instalar tareas rutina. De hecho, una gran parte de educar, es generar hábitos (sanos y desde la persona, no impuestos).

Tener un buen hábito, además, nos asegura que vamos a procesar esas tareas y descargan al cerebro de la preocupación de estar pendiente todo el rato. Es lo mismo que para cualquier tarea, sólo que cuando la completas, se genera una nueva con la periodicidad programada. Esto genera un cumplimiento de la expectativa, es decir, el mensaje es quédate tranquilo, cerebro, que en 15 días volvemos a revisar esto. Parece una tontería pero en realidad nuestro cerebro está entrenado para asegurar las expectativas y es por eso que las rutinas nos dan tranquilidad. El cerebro es muy bueno analizando y resolviendo problemas pero no tanto recordando, por eso necesita quedarse tranquilo porque todo está controlado. Es el mismo principio por el que hay que apuntar las cosas (capturar tareas).

Y una última estrategia es utilizar el inconsciente, de hecho los hábitos se instalan en el inconsciente, por eso los hacemos sin pensar. El inconsciente tiene dos grandes ventajas:

• Es muy rápido³
• Siempre está disponible⁴

Es decir, no tenemos que pensar si hay que hacerlas o no. De hecho cuando se habla de disciplina lo que se está haciendo es programar nuestro inconsciente para que tenga hábitos. Los hábitos no son más que una forma barata (sin pensar) de gestionar las tareas rutina (necesitamos hacerlas sin pensar mucho). Si sé que todos los días reviso el correo a a las 10 y a las 16h, durante media hora, al principio tengo que apuntarlo (para crear hábito) pero llegará un momento en el que lo tendremos grabado en el inconsciente y funcionará de forma casi … automática (que de eso se trata).

El gran problema con los hábitos (y el inconsciente en general) es que hay que programarlos bien. Un mal hábito es muy costoso de “desprogramar” porque al manejarlo al nivel inconsciente no pensamos lo que hacemos y deshacer el hábito es muy costoso. Pero imprescindible para vivir de forma sana. De hecho las técnicas más empleadas son la relajación y la meditación para luego enviar los mensajes adecuados y reprogramar el inconsciente. En cualquier caso, la conclusión es que hay que esforzarse en desarrollar buenos hábitos, porque los vamos a utilizar mucho⁵.

Por eso necesitamos gestionar bien las tareas rutina: de forma automática, desarrollando buenos hábitos para procesarlas y a lo mejor instalándolas en el inconsciente. A lo mejor así podemos olvidarnos.

¿Qué no te lo crees? Haz la prueba con 3 o 4 tareas que tengas que realizar con frecuencia y comienza a manejarlas así:

1. ¿La puedes automatizar? (Y olvidarte)
2. Ponle fecha, hora, duración y frecuencia de repetición⁶
3. ¿Lo puedes hacer inconsciente?

Actualizado del original (2008)

Notas:

1. Por imprescindibles entiendo que hay que hacerlas. A lo mejor podríamos no hacerlas (da igual no revisar el correo un día, o enviar un informe de proyecto un mes) pero eso nos complicaría la vida. El concepto imprescindible tiene que ver con el de importante (lo que para unos es importante para otros no). ↩︎
2. O que las haga otro, porque el fin último es “olvidarse”. Si no es de forma automática se puede delegar en alguien. Son grandes candidatas a la automatización o delegación (si se puede). ↩︎
3. Algunas medidas de nuestra capacidad de reacción (por ejemplo el miedo a algo) hablan de, al menos 1000 veces más rápido. Es decir, nuestras reacciones inconscientes nos permiten reaccionar antes (tomar decisiones) para evitar problemas (peligros). Está generalmente atado al instinto de supervivencia (piensa cómo reaccionas sin pensar ante un susto) pero también se puede programar (de forma repetitiva y consciente). ↩︎
4. Que sea in-consciente no quiere decir que sea NO-consciente. En realidad está en un estado latente, esperando, con cierta capacidad de percepción y reacción. Generalmente, siempre que actuamos sin pensar, lo hacemos desde el inconsciente. Y en esta vida tan llena de interrupciones, cada día más. El inconsciente está siempre disponible pero actúa sin pensar (y ese es muchas veces el problema). ↩︎
5. Y luego aceptar que nadie es perfecto y todos tenemos nuestras cositas y malos hábitos. Sino seríamos robots, muy programables pero muy aburridos ↩︎
6. Ya, ya, ya sé que no es tan fácil. Hay otros factores que influyen, el principal es tener el tiempo disponible para hacerla (pero eso va en otro artículo). Un ejemplo típico de tarea rutina es “Aprender a Tocar la Guitarra”, sería fácil poniendo todos los días 20 minutos. Pero aparece el otro problema, ¿qué quito para poner esto? ¿Tengo esos 20 minutos disponibles? ↩︎