Como complemento al material de mi curso para aprender hojas de cálculo he recopilado los 10 errores más comunes que veo en los archivos que superviso. En realidad yo los veo como errores porque me dificultan el uso y estos son los que yo suelo comentar más en mis equipos de trabajo:

1. Celdas Fusionadas. Son Varias celdas que se convierten en una, generalmente por cuestiones estéticas (para que se vea bien). Dificultan el borrado de filas o columnas o el cambio de diseño en la tabla. Es mejor no fusionar celdas.
2. Hojas sin Nombre. Las hojas se quedan con el nombre original (Hoja1, Hoja2 ...). Hay que poner un nombre descriptivo
3. Hojas Inútiles. Hay hojas que están vacías, no sirven para nada (típicamente Hoja2 y Hoja3). Como son inútiles es mejor borrarlas.
4. Formato Mal Entendido. O se abusa del formato (con excesos innecesarios de colores, bordes, etc) o se muestran los datos sin ningún formato. Lo ideal es utilizar el formato para mejorar la presentación de la información. El formato está al servicio de la información, no al revés.
5. Operaciones Enrevesadas. Muchas veces se utilizan operaciones complejas cuando hay una solución sencilla con funciones. Por ejemplo, en vez de =C4+C5+C6+C7+B1+G8, se podría poner =SUMA(C4:C7;B1;G8). Más claro, ¿no? Hay que aprender ciertas funciones sencillas
6. Desconocimiento de Funciones. Se utilizan operaciones en vez de la función adecuada. Por ejemplo, es mejor poner =promedio(A1:A4) que =(A1 + A2 + A3 + A4) / 4 .
7. Utilizar como Procesador de Texto. Es común utilizar la hoja de cálculo para imprimir tablas. Es debido a la facilidad de ajuste de filas y columnas, pero una hoja de cálculo es, sobre todo para calcular. Para escribir documentos de texto, por ejemplo una tabla sin fórmulas ni operaciones es mejor utilizar un procesador de texto (tipo MS Word)
8. Tablas Muy Complejas. Lo ideal es que una tabla maneje pocos conceptos, es decir, que no sea demasiado compleja. Hay tablas que se hacen imposibles de entender porque tienen infinitas filas y columnas. Se soluciona separando tablas según conceptos (la información que se quiere contar) Y vinculando una información con otra[1]
9. Separación Cálculos/Informe. Cuando se utiliza una hoja de cálculo para informar (por ejemplo en informes económicos), se mezclan los datos resumen (calculados) con los datos origen de ese cálculo. Es decir, se mezclan las operaciones con los datos que importan. Yo esto lo resuelvo creando una hoja resumen específica.
10. Formato de Archivo. Aunque mucha gente utiliza MS Excel, muchos no (p.ej. yo) y aún en Excel hay diferentes versiones. Lo mejor es utilizar el formato .xls (Excel 2003) o .ods (OpenDocument)

¿Porqué estos errores? En realidad porque las hojas de cálculo (como otras aplicaciones informáticas) se van aprendiendo sobre la marcha y nadie te enseña bien. Se da por entendido que la persona es competente en el uso de software pero la verdad es que al dedicar tiempo a aprender se termina manejando lo más básico. Cuando necesitamos una herramienta, nunca tenemos el tiempo de aprenderla porque aprieta el resultado concreto (las prisas del informe)

Si no tienes prisa, puedes revisar el material de mi curso que tiene toda la información para obtener un nivel medio de uso.

Notas:

[1]. Técnicamente esto es más bien de bases de datos y es lo que se llama normalización, o más fácil, cada tabla para su información (no mezclar diferentes conceptos en la misma tabla).