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Lo Importante

Supongo que con el paso de los años he ido aprendiendo a dar mejores charlas. Cada vez más, al salir, la gente me pregunta que cómo hacen para dar una charla así, es decir que no sea un rollo y que me mueva (a pensar, a actuar, a decidir). Yo no sé la receta y creo que no hay un método. Cada persona y cada audiencia son diferentes, y lo que vale para unos no vale para otros. No hay presentaciones, hay presentadores, la clave es la persona. En cualquier caso una cosa está clara: todos podemos hacerlo bien. No es cuestión de carácter, es cuestión de voluntad y esfuerzo (entendiendo nuestras restricciones). Por cierto este es el tema de la película El Discurso del Rey. Una historia real y auténtica sobre como una persona con limitaciones se convirtió en un gran orador (esforzándose mucho y entendiendo sus restricciones).

Para comenzar a hacer buenas presentaciones estas son algunas ideas. yo creo que hay que descubrir qué es lo importante, prepararse bien, diseñar algo sencillo y ser uno mismo

Lo Importante

Lo primero es saber qué quiero contar y para qué. Parece sencillo, pero no lo es. Generalmente soltamos un rollo impresionante que no tiene ninguna finalidad, que no sirve para nada. La mayor parte de las veces (Guy Kawasaki dice que el 95%) uno sale de una charla y se pregunta. Y esto, ¿de qué iba? Vaya rollo. Lo segundo es la persona que me escucha. Esa persona que está invirtiendo su tiempo en escucharme y atenderme, cuando termine la charla, ¿le servirá de algo? Es muy importante pensar en todo lo que nuestra audiencia necesita, o cuales son sus expectativas. ¿Saldrán satisfechos? Y lo tercero es cómo le voy a contar a esta persona mi idea. Es decir, cómo voy a construir mi historia, cual es la estructura, el ritmo, las palabras clave ... Por eso lo importante es entender que una buena presentación es lo mismo que una buena historia. Un buen cuento[1] donde cuando te vas hay algo dentro de ti que ha cambiado, que se ha transformado. Antiguamente las personas eran excelentes contadoras de historias pero lo hemos ido perdiendo (y así nos encontramos tantas charlas aburridas e inútiles).

Prepararse

Pues sí, prepararla bien, trabajar la presentación. Eso implica tiempo y esfuerzo. Una buena presentación tiene mucho trabajo detrás. Una estimación del tiempo de dedicación puede ser de 10 a 30 veces el tiempo de la presentación. Es decir, para una charla de 10 minutos, pues 5 horas (10 x 30 = 300 minutos). Este es el principal problema: quiero dar una buena charla pero no puedo prepararla[2] (que como deseo está bien, pero no sólo es imposible sino que te dejará muy mala sensación) Suponiendo que estás dispuesto a dedicarle el tiempo necesario, el cómo hacer una buena preparación depende de muchas variables y cada persona va desarrollando su propio método. Pero estas son algunas preguntas que me sirven a mí:
  • ¿Cual es mi idea principal?
  • ¿Cuanto tiempo tengo? ¿Donde será? ¿A Quien?
  • ¿Cuales serían las palabras clave?
  • ¿Cuales son las necesidades de mi audiencia?
  • ¿Cual es la estructura, el guión?
Y todo esto, lo escribo. Así lo puedo repasar a medida que sigo preparando la presentación. Nunca está claro a la primera, las cosas van saliendo a medida que se trabajan. La conclusión en esta parte es cero tecnología con el papel y algo para escribir llega. Yo hago una especie de hoja como guión de trabajo (incluso con ideas de ayudas visuales) Que sí, que sí, que nada de PowerPoint[3] en un principio. Es quizá el error más común en las presentaciones profesionales. Prepararse es tan sencillo como tener en una hoja de papel con tus ideas, tu guión y tus restricciones La idea clave en la fase de planificación inicial es entender las restricciones. Y la restricción más importante es el tiempo, prepárate para no excederte en el tiempo que tienes. Una buena explicación de las restricciones es la técnica 10/20/30 (en inglés) que sugiere Guy Kawasaki[4]:
  • 10 Diapositivas Máximo
  • 20 Minutos Máximo
  • 30 puntos de tamaño de fuente

El Diseño Visual

Hay excelentes presentaciones que no precisan de ayuda visual sin embargo, en el ámbito profesional, parece que son obligatorias (gran error). Pero si se utilizan para apoyar la historia las ayudas visuales fortalecerán tremendamente tu presentación. Pero no es imprescindible lo imprescindible eres tú y tu historia. El diseño de una diapositiva va a depender mucho de la presentación pero por citar cinco recomendaciones [5]:
  • No abuses del Texto
  • Imágenes de Calidad (Contenido y Resolución)
  • Olvida las viñetas
  • Olvida las tonterías (animaciones, colorines, efectos)
  • Utiliza bien gráficos y tablas (para lo que son)

Además de las imágenes se pueden utilizar otros recursos. Yo, por ejemplo utilizo videos de los que envío mensualmente. Pero lo más habitual son las imágenes, ya sean fotografías, gráficos o tablas. Ojo al uso de tecnología (hay que probarla bien antes) y que sea de calidad (alta resolución).

La idea clave en esta fase de diseño visual es sencillez. El diseño tiene que ser simple y de calidad. No abuses. Para entender esto del diseño visual te recomiendo leer el artículo de Edward Tufte[6] PowerPoint is evil (en inglés)

La Presentación

Y por último, llegará el día de la presentación. Cuanto mejor te hayas preparado (como con todo) más tranquilo se llega a la presentación. Pero siempre va a existir la tensión y una pequeña angustia de cómo va a salir todo. Para que salga bien una presentación hace falta practicar, practicar y practicar. Practicando se puede aprender mucho y mejorar tu presentación historia para que sea aún mejor. Practicar para probar las restricciones que tendrás, para ver el ritmo de la historia y para, sobre todo, probar el principio y el final (que son las partes fundamentales). Una idea excelente es grabar en video la práctica, es lo que yo hago con mis alumnos y da unos resultados increíbles[7] La idea clave a la hora de presentar es ser uno mismo es decir, ser natural. No hay una relación entre el carácter más o menos extrovertido y la capacidad de presentación de la persona. Hay personas muy tímidas que son excelentes contando historias y personas extrovertidas que se bloquean totalmente. La clave es ser natural y practicar. No hay mucho más Hacer buenas presentaciones, al final, también es cuestión de experiencia (y mejora continua).

En Conclusión

Estas son las ideas que te propongo para que tu próxima presentación sea mucho mejor. Son tres pasos:
  • La historia. Tienes clara tu historia
  • La preparación. Tienes las restricciones claras y controladas
  • Las Ayudas Visuales/Multimedia. Potente pero sencilla

No olvides que el papel (o esa servilleta en la cafetería) muchas veces es suficiente. Después sólo tienes que practicar y desenvolverte con total naturalidad para disfrutar tu charla, y ojalá, que tu audiencia haga lo mismo.

En realidad doy un curso y escribo sobre esto porque me encantaría asistir a charlas cada vez mejores (auténticas y transformadoras). Y para aprender, nada mejor que disfrutar de unas buenas presentaciones. El próximo mes publicaré 10 que me parecen excelentes y también algunas referencias bibliográficas.


Notas:

[1]. Los cuenta cuentos son excelentes presentadores porque sus historias están muy trabajadas. Por eso, si tienes la oportunidad de ver a alguien muy bueno, no dudes en ir a verlo.

[2]. Muchas veces no es cuestión de pereza, sino falta de tiempo. Da igual, tienes que apartar tiempo para preparar y practicar la presentación, aunque sea mínimo.

[3]. El software da igual, no es lo importante. La gente habla de MS Powerpoint porque es el más utilizado, pero también está Apple Keynote o LibreOffice, o incluso utilizando la web. Pero da igual, eso no es lo importante, tú eres lo importante, no el software.

[4]. Guy Kawasaki es un excelente presentador. Además es inversor en tecnología y la idea de este artículo es para todos aquellos emprendedores que le quieren pedir financiador. Tiene un carácter irónico, informal y realmente divertido

[5]. Estas recomendaciones las extraigo de las que sugiere Garr Reynolds. Garr es una de las referencias en el mundo de las presentaciones gracias a su excelente weblog Presentation Zen

[6]. Edward Tufte es un crack de la teoría de la información. Es imprescindible leerlo para entender cómo entendemos y procesamos la información visual.

[7]. Uno de los resultados increíbles es que cuando uno se ve en video se da cuenta de que no está tan mal. Solemos ser muy críticos crueles con nuestra capacidad de comunicación.

Escrito por Cesáreo el 25 Ene del 2011 ( hace 3 años y 8 meses)
y Archivado en Comunicar Bien

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