Una de las charlas que doy se titula El Poder del Tiempo y lo que busco es resaltar la importancia que tiene el saber gestionar y controlar el tiempo que tenemos. Yo creo que es una competencia profesional (y personal) imprescindible y en la que necesitamos formación y acompañamiento.

La gestión del tiempo no se suele incluir en los planes curriculares en la educación superior y yo creo que, junto a las competencias en comunicación y negociación es una de las tres competencias transversales más importantes en un buen profesional. El problema es que nadie nos lo enseña y parece un tema exclusivo de profesionales de alta dirección (que generalmente son los que peor lo hacen).

Por eso hace unos años voy actualizando materiales completos para un curso de 30 horas de dedicación (Aprender a Gestionar el Tiempo) y en el que hablo sobre:

• Los Principios
• La Lista de Tareas
• Control y Seguimiento
• Tareas Comunes
• Productividad y Salud
• El Software

Aunque hay principios que aplican a todas las personas, todos somos diferentes y necesitamos armar nuestro propio sistema para controlar el tiempo. Lo primero es desarrollar una capacidad de autoevaluación continua para responder a estas 2 preguntas:

• ¿Estoy haciendo lo que tengo/debo/quiero hacer? (Eficacia)
• ¿Lo estoy haciendo de la mejor manera? (Eficiencia)

Gestionar el tiempo es un proceso de mejora continua y nunca se termina de depurar lo suficiente. La clave es observarse continuamente y aprender de uno mismo y nuestro comportamiento. Todos tenemos vicios, pero todos tenemos virtudes.

Tu sistema tendrá que construirse sobre tres pilares:

• Los Objetivos (el para qué)
• La Lista de Tareas (el qué)
• El Calendario (el cuando)

Es lo que comúnmente llamamos la agenda y tiene que incluir esos tres elementos e idealmente ser portátil y personalizable (es decir, llevarlo siempre encima y hacerlo a nuestra medida).

Por otra parte, tu sistema tendrá que aprender a pelear con lo que se llaman los ladrones del tiempo. Es decir, situaciones comunes (muy comunes) que no te dejan trabajar y simplemente te roban tiempo. Los tres más comunes son:

• El Teléfono
• Las Reuniones
• Internet (Correo/Chat/Redes Sociales)

Lo que hacen estos ladrones de tiempo es interrumpir, es decir, no te van a dejar trabajar. Y para no dejarse robar, lo mejor es emplear estas dos técnicas:

• Prevención (El Antes)
• Respuesta (Cuando Ocurre)

Puedes leer más detalles en el problema de las interrupciones.

Y por último, las herramientas a utilizar. La principal es nuestro cerebro, bueno yo diría más, toda la persona (aspectos emocionales, instinto de conservación y capacidad analítica). Por eso es importante nuestro inconsciente y desarrollar buenos hábitos. Es una de las claves, hábitos buenos y automáticos (sin pensar). No hace falta nada sofisticado para ser productivos, llegaría con nuestro cerebro y un pequeño apoyo.

Y como apoyo podriamos pensar en muchas herramientas software (yo utilizo servicios Internet) pero nada como el papel. Comienza utilizando bien el papel y luego, quizá te puedas pasar al mundo de la tecnologia. Mejor pasar del mundo analógico al digital y no pensar que porque tengamos un cacharrito aparente (PDA/BlackBerry/iPhone/Netbook/...) somos productivos. La clave es la persona, no la tecnología.

Y la tercera herramienta importante es aprender a decir que no (inglés)

Por último, es cierto que hay bastante relación entre las técnicas de productividad y las técnicas de gestión de proyectos. Quizá la principal distinción es entre lo que yo llamo tareas (lo que hago cada día) y las actividades (tareas de un proyecto). Pero los principios son más o menos los mismos, lo único que cambia es el alcance del proyecto que suele ser algo más complejo y en lo que intervienen más personas y más recursos.

Y poco más, suelo utilizar diferentes grupos de diapositivas y una hoja resumen (PDF para imprimir, 76 KB)

Como libros de referencia hay muchos pero hay tres que yo recomiendo (en inglés):

• Time Management for System Administrators (Ver primero el Video de 1h) de Tom Limoncelli. Para ambientes técnicos pero muy claro.
• Do it Tomorrow de Mark Foster. Sobre los principios y técnicas sencillas
• Getting Things Done de David Allen. Junto a The 7 Habits ... de Stephen Covey, los dos libros clásicos de gestión del tiempo.

Y para los muy tecnológicos está muy bien Upgrade Your Life de Gina Trapani.

Ah! Y el video que pongo en la charla, se llama Sunscreen. Y en fin, poco más, la charla termina con un mensaje ...