El correo electrónico es el servicio internet que más utilizamos. Sin embargo hay algunos errores comunes que, en mi opinión, se suelen ver de forma frecuente en los correos electrónicos que recibo. Mejorar a la hora de escribir un correo electrónico puede mejorar nuestra productividad en Internet porque lo utilizamos de forma diaria y frecuente (eso sí, que no sea una interrupción)

Revisando mi bandeja de entrada y mi archivo, he recopilado los 10 errores más comunes que me complican la vida. En resumen, no me interesa el correo electrónico que:

1. No es deseado
   Esto es lo más común y se denomina spam. Lo habitual es que sean mensajes comerciales pero a veces llegan correos que no los necesito para nada (ni me informan ni necesitan una acción por mi parte). Por ejemplo las cadenas de correos.
2. No aporta nada
   Aunque tenga toda la buena intención, no aporta nada. Por ejemplo, responder con Muchas Gracias o Recibido. Tampoco aportan diseños extravagantes como los fondos con flores, animaciones, gráficos inútiles, etc
3. No se entiende
   Hay mensajes que están mal escritos. Tienen faltas de ortografía, o utilizan códigos informales que dificultan la lectura o una gramática indescifrable. Escribir bien (para comunicarse bien) es una competencia imprescindible
4. Demasiado largo
   Hay correos que lleva más de 10 minutos leerlos o procesarlos. No se ven en la pantalla y hay que moverse arriba y abajo para analizarlos con cuidado. Leer algo extenso en un computador es tedioso.
5. Mal Estructurado
   Muchas veces no hay un hola o un adios. O no hay espacios entre párrafos, o no hay viñetas para separar las ideas, oestaescritotodojunto. Es una parte del escribir bien y es utilizar la redacción para mostrar las ideas de forma ordenada y estructurada. Lo mismo pasa al responder sobre otro mensaje.
6. Título poco representativo
   Lo primero que se ve en un mensaje es el Título (Asunto/Subject) y nos indica cual es la idea del mensaje. La mayor parte de los títulos no tienen que ver, o no dan idea, de la idea del mensaje
7. Archivos Adjuntos Inútiles
   Muchos usuarios incluyen en archivos adjuntos información que se puede incluir en el correo (y que es mucho más fácil y rápido de leer). Por ejemplo, la convocatoria a una reunión o la agenda de un evento
8. Firmas Inútiles
   Hay mensajes donde hay mayor número de caracteres en la firma (o en las notas de confidencialidad) que en el contenido del correo. Las firmas son lo que aparece al final del mensaje pero a veces se convierten en el propio mensaje (y no es la idea)
9. Mensaje Instantáneo
   El correo electrónico es una herramienta asíncrona pero muchos usuarios lo utilizan como síncrona, y se produce una ida y venida de mensajes que consumen tiempo. El email no sustituye al teléfono ni a la mensajería instantánea, son herramientas distintas.
10. Tono Inadecuado
    Algo que se puede decir de palabra o es adecuado en un contexto, al escribirlo y desprenderse de todo el lenguaje no verbal puede enviar un mensaje totalmente contrario a lo que se pensaba.

Quizá todos estos errores se resumen en tres competencias básicas que no están del todo desarrolladas:

• Escribir Bien
• Ir al Grano (4 Cs: claro, conciso, concreto, coherente)
• Usar el email para lo que es

Y como recomendación se me ocurren 10 propuestas para escribir bien un correo electrónico y que sirva para comunicarnos mejor y ser más productivos. Por ejemplo:

1. Pensar, ¿para qué sirve este correo?
   El destinatario debe tener claro para qué es el mensaje, generalmente o es para informar de algo (y no necesita respuesta) o es para generar una acción (y sí necesita una respuesta)
2. Escribir una idea por mensaje
   Es mejor utilizar un formato sólo texto que no una HTML (nada de tablas, graficos y extras)
3. Que se entienda. Al grano, sin faltas de ortografía ni códigos indescifrables. Sin mayúsculas (SINO PARECE QUE ESTOY GRITANDO)
4. Que sea corto
   Lo ideal es que se vea todo el mensaje en una pantalla, otra forma de medir es no pasarse de 400 caracteres (2 minutos de lectura)
5. Ordenado y Estructurado
   Un párrafo por cada sub-idea, uso de viñetas y uso adecuado de espacios. Todo esto facilita la lectura.
6. Título Adecuado
   Es casi el aspecto más importante del mensaje, lo ideal sería que anticipe el contenido del mensaje pero que no sea muy largo (entre 5 y 7 palabras)
7. Añadir un archivo adjunto sólo si es necesario
   Si el mensaje del adjunto se puede incluir en el mensaje, mejor. El email está pensado para ser texto y sin archivos. Para compartir archivos por Internet, mejor otro sistema
8. Simplifica tu firma
   Aunque en muchas empresas hay requerimientos legales, yo creo que una firma no debería superar las 3 líneas o los 50 caracteres
9. Respuesta no inmediata
   El correo electrónico es una herramienta de comunicación asíncrona, es decir, la respuesta típica debería ser de 24 horas, no inmediatamente. Para mensajes que necesiten respuesta inmediata usa la mensajería instantánea o el teléfono.
10. Ojo al tono y al contenido
    En realidad lo que escribes no sabes quien lo va a leer, recuerda que puede ser que o lo envíes a la persona equivocada o que esa persona reenvía el correo. Una vez enviado, ya no tienes control del mensaje

Y nada más, sólo recordar que yo prefiero utilizar un buen cliente de correo electrónico aunque cada día más, la gente utiliza el webmail. Ah! y un ejemplo de un mensaje de correo electrónico bien escrito (creo)

Hola María
Te estoy enviando un artículo que me parece interesante sobre como escribir bien un correo electrónico. El enlace está en:
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Lo más interesante para nuestra empresa es la necesidad de reforzar nuestras competencias en:

 - Aprender a Redactar Bien

 - Utilizar Firmas más simples

 - Ir más al grano
Yo creo que lo podríamos enviar al Consejo de Dirección para comenzar con algunas acciones concretas
Un cordial saludo

Cesáreo

www.cesareox.com