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El problema de las Interrupciones

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Subiendo Escaleras

Pues, que no te dejan trabajar. Ese es el problema de las interrupciones. Te descentras y no te dejan terminar lo que estás haciendo (te sacan de la zona1). Estás con una cosa y pasas a otra. ¿Que no? Estoy casi seguro que antes de terminar de leer este artículo (si llegas al final claro) van a ir apareciendo de una forma u otra … :

Y así no se puede. Las interrupcones son uno de los principales problemas en la gestión del tiempo. Y necesitamos desarrollar una capacidad de prevención y respuesta. Prevención, para que no lleguen (o al menos controlarlo). Respuesta para atenderlas (que es de lo que se trata). No podemos vivir sin interrupciones, por eso hay que aprender a gestionarlas.

El problema de atender inmediatamente la interrupción es simple2: estabas a una cosa y pasas a otra. Te descentras, obligas al cerebro a un cambio de contexto y aparece la multitarea. Es decir, más de una cosa a la vez. Y eso no funciona porque tardas más. Las interrupciones causan estrés y bajan la productividad. Es mejor hacer dos tareas, una primero y otra después, que las dos a la vez. Esto es un gran debate3, a veces con un componente de género, pero puedes hacer un ejercicio o leer este artículo en inglés.

El primer paso (para ser productivo) es evitarlas. Es decir, la prevención. Según tu tipo de trabajo lo podrás prevenir de una forma o de otra. Las soluciones típicas son:

Prevenir es el mejor hábito y el menos costoso. El que menos duele. Evitar las interrupciones protege tu capacidad de trabajar y resolver tus tareas. Pero aún así, es imposible evitarlas todas, y viene el segundo paso que es la respuesta. Porque las interrupciones, en muchos casos, son para atenderlas (pero no inmediatamete). La estrategia habitual es hacer una de estas tres cosas:

  1. No la atiendo (o digo que no)
  2. La atiendo ahora mismo (porque es una urgencia)
  3. La Apunto como tarea (la resolveré después)
Y duele
Cruzando el río

Si no es una urgencia es cuestión de procesarla, es decir, lo voy a hacer pero no ahora. El principio a manejar aquí es saber diferenciar lo importante de lo urgente (Urgente vs Important / Tyranny of the urgent). Urgente, urgente hay muy pocas cosas (yo diría que casi ninguna y las que son, desgraciadamente lo vas a saber). A mí me gusta la aproximación de Mark Foster en su libro Do it Tomorrow (hazlo mañana). Suponiendo que me interrumpen y que eso supone algo que hacer (tarea) las categoriza en:

El criterio es bastante simple: al atender una interrupción ahora, hace que se retrase lo que tenías planificado. Otra interrupción, más retraso, y así, sucesivamente. Y entras en bucle (no avanzas). Generas una lista de tareas abierta (es decir, que va creciendo a lo largo del día) que es, generalmente, imposible de terminar. Y de lo que se trata es de terminar lo que tenía pensado hacer.

Otra Aproximación interesante es la de Tom Limoncelli en su libro Time Management for System Administrators4 donde propone, ante una tarea que llega (interrupción):

Básicamente es lo mismo, agregando el factor delegar a un tercero (Ojo que eso no significa ser un brown dispatcher). La clave es mantener la concentración y no descentrarme de lo que me ocupa: terminar lo que tenía que hacer.

Las principales fuentes de interrupción tiene que ver con el otro5 y su forma de comunicarse conmigo. Trabajar sólo implica menos interrupciones (una de las grandes ventajas del teletrabajo) aunque hoy en día estamos comunicándonos continuamente. En mi caso particular, en el caso de interrupciones por comunicación, cuando quieren enviarme algo, yo prefiero, en este orden:

  1. Un correo electrónico, si hay cierto contexto en la información
  2. Un mensaje instantáneo (si es algo sencillo y rápido)
  3. Una llamada de teléfono (si es muy urgente)
Descansando en Ciudad Perdida
Descansando

Ese es el orden menos costoso de procesar, es decir, en menos tiempo resuelvo más tareas. Me permite trabajar más descansado, sin interrupciones continuas. La gran ventaja del correo electrónico es que es asíncrono, es decir, envías el mensaje cuando te venga bien pero yo lo respondo cuando quiero, no tiene que ser ahora mismo. Por eso es tan utilizado. Sin embargo el principal inconveniente es que hoy en día6 supone uno de los canales con mayor número de interrupciones.

Pero para esto también hay solución: manejar las tareas más comunes y que se repiten (procesar un correo, llamar por teléfono, archivar papeles, contabilizar facturas, etc) en bloques (batching tasks). Trabajar en bloques es un estrategia excelente para manejar interrupciones. Supongamos que en la mañana me llegan 30 correos. Puedo responder a medida que llegan (30 interrupciones y un correo resuelto por vez) o hacerlo en bloques (30 correos a la vez, uno detrás del otro) a final de la mañana. La gran ventaja es que es mucho más rápido hacerlo en bloques porque las tareas son similares y el cerebro trabaja más rápido. Además esta aproximación permite fijar el tiempo dedicado a esa tarea. Si tengo definido un tiempo concreto en mi agenda para revisar el correo (dicen que lo más común es dos veces al día – twice a day, yes twice) ya sé cuando voy a manejar esa interrupción. Es evidente que para gestionar tu email con eficacia es imprescindible hacerlo en bloques utilizando rutinas (tiempos fijos).

Ya, ya, sé que es complicado, pero si desarrollas tu capacidad de evitar y de responder a las interrupciones, aumentarás mucho tu productividad. Es el ingrediente #1 de la productividad.

Por si te interesa, puedes probar estos tres ejercicios:

  1. Uno: trabaja mañana una hora sin interrupciones. Fija la hora y protege tu tiempo. Qué gusto, ¿eh?. 1 punto por cada hora de la semana sin interrupciones
  2. Dos. haz una lista de tareas para mañana. Si la completas, un punto por tarea sólo si logras hacerlas todas, es decir, si vas apuntando nuevas tareas tendrás que completarlas para sumar
  3. Tres. plantéate mañana revisar el correo en bloques de tiempo. 1 punto si son 2 o menos bloques, 0,5 si son 3 o 4 veces y 0 en adelante.Puedes competir contigo mismo, de semana en semana. A más puntos, más productividad. Otro interesante es este: Work Fast

Actualizado del Original (2008)

  1. El concepto de «estar en la zona» es está dentro de la teoría del flujo (Fluir para ser Feliz) ↩︎
  2. En realidad no es tan simple. Técnicamente tendríamos que hablar de interrupción cada vez que cambiamos de contexto. Pero eso depende del estímulo y del estado de atención de la persona. En la práctica es mucho más complejo de lo que parece. ↩︎
  3. En realidad, revisando el trabajo de Gloria Mark (analizando las interrupciones) no hay mucho debate en que cada día tenemos más. ↩︎
  4. El contexto es el de administradores de sistemas, que es un contexto donde, si no es algo planificado, es probable que pueda ser urgente (o más probable que en otras profesiones) ↩︎
  5. Hablamos aquí de interrupciones externas, es decir, las que vienen de fuera. Cuando son internas hablamos de distracciones. En este caso el problema soy yo (atención, motivación, etc). Mejor llamarles distracciones, que interrupciones a este caso (aunque generan los mismos problemas). ↩︎
  6. Bueno, hoy en día el mayor número de interrupciones vienen, sobre todo, de los sistemas de notificación, generalmente del móvil. Pero el problema es aún mayor que cuando escribí el artículo en el 2008. ↩︎