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Subida a Ciudad Perdida

Pues, que no te dejan trabajar. Ese es el problema de las interrupciones. Te descentras y no te dejan terminar lo que estás haciendo (te sacan de la zona [1]). Estás con una cosa y pasas a otra. ¿Que no? Estoy casi seguro que antes de terminar de leer este artículo (si llegas al final claro) van a ir apareciendo ... :

  • Sonará el teléfono (y lo coges)
  • Llegará un correo electrónico (y atiendes el aviso )
  • Te llegará un mensaje instantáneo (y atiendes el chat, el skype, el whatsapp, el ...)
  • Llegará un compañero de trabajo que necesita algo (o nada, sólo para charlar)
  • Y llegará un jefe (ese gran interruptor) que necesita no sé qué cosa ¡para ya!
  • ... y más

Y así no se puede. Las interrupcones son uno de los principales problemas en la gestión del tiempo. Y necesitamos desarrollar una capacidad de prevención y respuesta. Prevención, para que no lleguen (o al menos controlarlo) y Respuesta para atenderlas (que es de lo que se trata).

El problema de atender inmediatamente la interrupción es simple: estabas a una cosa y pasas a otra. Te descentras, obligas al cerebro a un cambio de contexto y aparece la multitarea. Es decir, más de una cosa a la vez. Y eso no funciona porque tardas más. Las interrupciones causan estrés y bajan la productividad. Es mejor hacer dos tareas, una primero y otra después, que las dos a la vez. Esto es un gran debate, sobre todo en las mujeres, pero puedes hacer un ejercicio o leer este artículo en inglés. El primer paso (para ser productivo) es evitarlas. Es decir, la prevención. Según tu tipo de trabajo lo podrás prevenir de una forma o de otra. Las soluciones típicas son:

  • Tener un despacho privado (una de mis ventajas) o simularlo (típico truco de los auriculares, con música o sin ella)
  • Desconectar avisos automáticos (de correo, de mensajería, de ...)
  • No contestar el teléfono (ahora)
  • Utilizar un asistente que proteja mi concentración (asistente personal o compañeros de trabajo)
Y duele

Prevenir es el mejor hábito y el menos costoso. El que menos duele. Evitar las interrupciones protege tu capacidad de trabajar y resolver tus tareas. Pero aún así, es imposible evitarlas todas, y viene el segundo paso que es la respuesta. Porque las interrupciones, en muchos casos, son para atenderlas (pero no inmediatamtne). La estrategia habitual es hacer una de estas tres cosas:

  1. No la atiendo (digo que no)
  2. La atiendo ahora mismo (es una urgencia)
  3. La Apunto como tarea (para resolverla después)

Si no es una urgencia es cuestión de procesarla, es decir, lo voy a hacer pero no ahora. El principio a manejar aquí es saber diferenciar lo importante de lo urgente (Urgente vs Important / Tyranny of the urgent). Urgente, urgente hay muy pocas cosas (yo diría que casi ninguna y las que son, desgraciadamente lo vas a saber). A mí me gusta la aproximación de Mark Foster en su libro Do it Tomorrow (hazlo mañana). Suponiendo que me interrumpen y que eso supone algo que hacer (tarea) las categoriza en:

  • Urgencia (0,1%). Dejo lo que estoy haciendo y la atiendo. Ya.
  • Lo haré hoy (1%). Tengo que resolverlo antes del final del día (1%)
  • La manejaré mañana. Gestionando mi lista de tareas

El criterio es bastante simple: al atender una interrupción ahora, hace que se retrase lo que tenía planificado. Otra interrupción, más retraso, y así, sucesivamente. Y entras en bucle (no avanzas). Una lista de tareas abierta (es decir, que va creciendo a lo largo del día) es, generalmente, imposible de terminar. Y de lo que se trata es de terminar lo que tenía pensado hacer (la idea central del método GTD de David Allen) Otra Aproximación interesante es la de Tom Limoncelli en su libro Time Managament for System Administrators donde propone, ante una tarea que llega (interrupción):

  • Hacerla (porque es urgente)
  • Delegarla (que lo haga alguien)
  • Registrarla (para hacerla yo después)

Básicamente es lo mismo, agregando el factor delegar a un tercero (Ojo que no significa ser un brown dispatcher). La clave es mantener la concentración (focus) y no descentrarme. Terminar lo que tenía que hacer.

Las principales fuentes de interrupción tiene que ver con el otro y su forma de comunicarse conmigo. Trabajar sólo implica menos interrupciones (una de las grandes ventajas del teletrabajo) aunque hoy en día estamos comunicándonos continuamente. En mi caso particular, cuando quieren enviarme algo, yo prefiero, en este orden:

  1. Un correo electrónico (o un SMS)
  2. Una llamada de teléfono
  3. Una reunión (en el peor de los casos)
Descansando en Ciudad Perdida

Ese es el orden menos costoso de procesar, es decir, en menos tiempo resuelvo más tareas. Me permite trabajar más descansado, sin interrupciones continuas. La gran ventaja del correo electrónico es que es asíncrono, es decir, envías el mensaje cuando te venga bien pero yo lo respondo cuando quiero, no tiene que ser ahora mismo. Por eso es tan utilizado. Sin embargo el principal inconveniente es que hoy en día (y cada vez más) supone el mayor número de interrupciones en el trabajo (Email and Focus)

Pero para esto también hay solución: manejar las tareas más comunes y que se repiten (procesar un correo, llamar por teléfono, archivar papeles, contabilizar facturas, etc) en bloques (batching tasks). Trabajar en bloques es un estrategia excelente para manejar interrupciones. Supongamos que en la mañana me llegan 30 correos. Puedo responder a medida que llegan (30 interrupciones y un correo resuelto por vez) o hacerlo en bloques (30 correos a la vez, uno detrás del otro) a final de la mañana. La gran ventaja es que es mucho más rápido hacerlo en bloques porque las tareas son similares y el cerebro trabaja más rápido. Además esta aproximación permite fijar el tiempo dedicado a esa tarea. Si tengo definido un tiempo concreto en mi agenda para revisar el correo (dicen que lo más común es dos veces al día - twice a day, yes twice) ya sé cuando voy a manejar esa interrupción. Es evidente que para gestionar tu email con eficacia es imprescindible hacerlo en bloques utilizando rutinas (tiempos fijos). Ya, ya, sé que es complicado, pero si desarrollas tu capacidad de evitar y de responder a las interrupciones, aumentarás mucho tu productividad. Es el ingrediente #1 de la productividad Por si te interesa, puedes probar estos tres ejercicios:

Uno: trabaja mañana una hora sin interrupciones. Fija la hora y protege tu tiempo. Qué gusto, ¿eh?. 1 punto por cada hora de la semana sin interrupciones

Dos. haz una lista de tareas para mañana. Si la completas, un punto por tarea sólo si logras hacerlas todas, es decir, si vas apuntando nuevas tareas tendrás que completarlas para sumar

Tres. plantéate mañana revisar el correo en bloques de tiempo. 1 punto si son 2 o menos bloques, 0,5 si son 3 o 4 veces y 0 en adelante.

Puedes competir contigo mismo, de semana en semana. A más puntos, más productividad. Otro interesante es este: Work Fast

Actualizado del Original

Notas:

[1]. Es un poco friki pero me encanta la expresión estar en la zona o fluir (flow) para referirse a esos momentos en que estás concentrado y vas resolviendo las tareas a toda velocidad. Dicen que si te sacan de la zona tardas entre 15 y 45 minutos en volver a conectarte

Escrito por Cesáreo el 10 Mar del 2014 ( hace casi 6 meses)
y Archivado en Gestión del Tiempo

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