El título de esta charla era1 en realidad ProductiBidad en Hinternet (con faltas de ortografía). Pero productividad se escribe con V e internet sin H. Lo hago así porque muchas veces el uso de internet para mejorar la productividad se hace de la forma equivocada. Es errónea. El uso de servicios Internet debe ser para:
- Trabajar Menos y …
- Trabajar Mejor
La idea no es utilizar internet porque sí, porque ahora toca. Porque es una moda. La idea es utilizar internet bien y ser más productivos. Es para una productividad para vivir bien.
Lo que sí es cierto es que la tecnología abre una serie de oportunidades impensables hace muy poco tiempo. Y las ventajas son lo que yo llamo las 3 Cs:
- Centralizar. Puedo tener toda la información actualizada y centralizada en un lugar. Datos Centralizados.
- Comunicar. Puedo enviar información, pública o privada según me interese, facilitando la toma de decisiones
- Colaborar. Mi equipo de trabajo puede trabajar sobre la misma información que yo tengo (y registra los cambios y los autores)
Y es un proceso, un grado de madurez que va del punto 1 al 3:
- Hay que empezar por centralizar
- luego comunicar de forma eficiente
- y finalmente colaborar sobre la información con control
Y todo eso, para trabajar menos y mejor. El principal error (y es muy común) es tratar de utilizar Internet sin pensar qué problema va a resolver o sin formación o por que lo dice un jefe o porque lo leí en una revista … Dependiendo de la charla suelo pararme en unas herramientas u otras . Pero estos son diez ejemplos concretos de Problemas y Herramientas Internet que, al menos a mí, me ayudan:
- Calendarios on-line. Para registrar e informar de eventos o inscripciones (fecha, hora, lugar) o coordinar agendas. Sólo si está bien organizado y para agendas sencillas. Yo lo utilizo también para mi agenda personal
- Tareas y Actividades. Para gestión de tareas y actividades sencillas de proyectos. Para equipos de trabajo o proyectos complejos es mejor usar software de gestión de proyectos.
- Compartir Archivos. Muy útil para compartir archivos entre diferentes personas (sincronización de carpetas).
- Listas de Correos2 (1- Grupos). Para gestionar mensajes entre varios miembros (una clase, una asociación, un equipo de proyecto). Sirve para simplificar la comunicación, archivar mensajes (conocimiento) y gestionar mejor los usuarios (altas/bajas y control). Para enviar y gestionar mensajes entre muchos miembros es muy útil (y no tan utilizado en la actualidad)
- Información Geográfica (2 – Mapas). Para informar de lugares y sitios (por ejemplo de proyectos), hoy en día los mapas están en Internet
- Ofimática Web (3 – Hojas Cálculo). Sobre todo para hojas de cálculo on-line siempre que sean sencillas (no vale por ejemplo, para gestionar 4.000 facturas)
- Recoger Datos. Para facilitar la recolección y tabulación de datos (encuestas, evaluaciones, etc)
- Publicar y Modificar fotos3. Para gestionar de forma eficiente la información fotográfica (muy habitual en proyectos). Simplifica el espacio, la documentación y el envío de material (fotos, videos, etc)
Registrar e Informar con Weblogs. Para llevar un control de actas y/o reuniones utilizando diarios de Internet. En 2024 ya lo he sustituido totalmente por software especifico. En el ámbito más informático la misma documentación y sistemas de control de versiones resuelven este problema.- Y sí, si quieres, tener una web (que puedas gestionar tú). El problema básico que resuelve es el de informar (para servicios de colaboración y/o interactividad es más complejo)
La ventaja de utilizar servicios internet tiene además dos ventajas técnicas:
- No hay que instalar ningún software. Llega con un navegador internet. Eso facilita la actualización y gestión del software
- No hay problema de formatos porque no se intercambian archivos4
Pero claro, tiene también algunas desventajas:
- Necesita acceso a Internet de calidad. Se necesita un buen acceso a Internet (buena velocidad y bajo retardo)
- Equipo Actualizado. Se suelen necesitar equipos actualizados (¿cual me compro?)
- Seguridad. Cualquiera con tu usuario/contraseña podrá acceder a tus datos. La seguridad es cuestión de equilibrio y yo creo que merece la pena el riesgo. Pero …
- Privacidad. Aunque no suele preocupar tanto yo creo que es quizá el tema más importante5
En fin, creo que hoy en día hay un abanico muy grande de posibilidades para utilizar internet y ser más productivo. Además suele ser muy barato6 y abarata los costes de operación.
Pero para terminar, recordar otra vez que todas estas herramientas son para trabajar menos y mejor. Para mí se trata de productividad … para Vivir Bien. Sino, no sirve.
Notas