En mi curso de gestión del tiempo hablo de que uno de los ladrones del tiempo más importantes son las reuniones. De hecho, una de las ventajas que yo le veo a mi esquema de teletrabajo es evitar las reuniones todo lo que puedo o tenerlas a distancia (audio / video conferencia). ¿Porqué? Las reuniones suelen ser ineficientes en todas sus fases:

• Antes: ¿Hace falta realmente?
• Durante: ¿Tenía que estar yo aquí?
• Después: ¿Tengo que hacer algo?

Pero además, ocupan mucho tiempo. A mayor número de reuniones, menos tiempo para trabajar. Esta situación es especialmente grave en personas que pasan la mayor parte de su tiempo en reuniones (no me digas que no se te ocurre nadie).  Es lo que Paul Graham llama Makers vs Managers Schedule. Los dos tipos de agenda son importantes, pero hay que encontrar un equilibrio.  En mis proyectos comienzo generalmente por atacar el tema de las reuniones en dos aspectos simples:

• Menos Reuniones pero con cierta frecuencia. Idealmente una por semana (por departamento, por ejemplo)
• Y Más Cortas. Yo espero que las reuniones no duren más de una hora (o 22 minutes). Siempre con límite.

No siempre es tan fácil. ¿Cuantas reuniones tienes a la semana? ¿Cuanto duran? ¿Son efectivas? Pues una primera estrategia sería que sean menos y más cortas. Ya sé que tener reuniones efectivas no es tan fácil y muchas veces no depende de ti. Pero si depende de ti (siempre se puede hacer algo) estas son algunas preguntas que te puedes hacer:

• Antes. ¿Es necesaria? ¿De verdad? Define el tema y los objetivos de la reunión
• Durante. ¿Estamos centrados? ¿Tomamos decisiones? El tiempo debe ser limitado y el debate centrado en tomar decisiones y/o acciones
• Después. ¿Qué tengo/tenemos que hacer? Hay que documentar y asignar tareas a resolver

Y si quieres profundizar estas son 10 recomendaciones ( Running More Productive Meetings / 10 Steps To Better Meetings):

• ¿De verdad hace falta?
• ¿Están los que tienen que estar?
• ¿Hay orden del día (agenda)?
• ¿Hay tiempo para prepararla?
• ¿La cancelamos?
• Puntualidad
• Duración Limitada
• Organizador o Moderador
• Centrarse (agenda)
• Fuera Tecnología (nada como el papel)

Pues sí mejor nada de Tecnología, nada de portátiles, agendas, teléfonos, etc. Lo mejor es el papel (y luego puedes pasar los datos a tu equipo). Sin embargo un par de recomendaciones tecnológicas que yo uso en mis reuniones. Suelo utilizar, con muy buenos resultados:

• un weblog para registrar e informar los puntos de la reunión
• un software que me permita documentar los eventos.

Me permite tener las reuniones semanales organizadas y consultar cualquier reunión en los últimos años.

Otra opción bastante útil son las reuniones virtuales (sistemas de videoconferencia por ejemplo). La gran ventaja es que el tiempo que ocupa la reunión es mucho menor (por ejemplo, evita desplazamientos) pero la gran desventaja es que la comunicación no es la misma (mejor siempre presencial). Eso sí, es necesario invertir tiempo en formación inicial y en poner en marcha el sistema.

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Actualizado del Original