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Todo sigue igual

En mi curso de gestión del tiempo hablo de que uno de los ladrones del tiempo más importantes son las reuniones. De hecho, una de las ventajas que yo le veo a mi esquema de teletrabajo es evitar las reuniones (todo lo que puedo). ¿Porqué? Suelen ser ineficientes en todas sus fases:

  • Antes: ¿Hace falta realmente?
  • Durante: ¿Tenía que estar yo aquí?
  • Después: ¿Tengo que hacer algo?
Pero además, las reuniones ocupan mucho tiempo. A mayor número de reuniones, menor tiempo para trabajar. Esta situación es especialmente grave en personas que pasan la mayor parte de su tiempo en reuniones (no me digas que no se te ocurre nadie).  Es lo que Paul Graham llama Makers vs Managers Schedule. Los dos tipos de agenda son importantes, pero hay que encontrar un equilibrio.  En mis proyectos comienzo generalmente por atacar el tema de las reuniones en dos aspectos simples:
  • Minimizar el número de reuniones. Idealmente una por semana (por departamento, por ejemplo)
  • Limitar la duración. Yo espero que las reuniones no duren más de una hora (o 22 minutes) pero un límite.
No siempre es tan fácil.  ¿Cuantas reuniones tienes a la semana? ¿Cuanto duran? ¿Son efectivas? Pues una primera estrategia sería que sean menos y más cortas. Sería un gran avance. Ya sé que tener reuniones efectivas no es tan fácil y muchas veces no depende de tí. Pero si depende de tí (siempre se puede hacer algo) estas son tres recomendaciones para manejar mejor tus reuniones:
  • Antes. ¿Es necesaria? ¿De verdad? Define el tema y los objetivos de la reunión
  • Durante. ¿Estamos centrados? ¿Tomamos decisiones? El tiempo debe ser limitado y el debate centrado en tomar decisiones y/o acciones
  • Después. ¿Qué tengo/tenemos que hacer? Hay que documentar y asignar tareas a resolver
Pero si quieres profundizar pues 10 recomendaciones ( Running More Productive Meetings / 10 Steps To Better Meetings):
  • ¿De verdad hace falta?
  • ¿Están los que tienen que estar?
  • ¿Hay orden del día (agenda)?
  • ¿Hay tiempo para prepararla?
  • ¿La cancelamos?
  • Puntualidad
  • Duración Limitada
  • Organizador o Moderador
  • Centrarse (agenda)
  • Fuera Tecnología (nada como el papel)
Pues sí mejor nada de Tecnología, nada de portátiles, agendas, teléfonos, etc. Lo mejor es el papel (y luego puedes pasar los datos a tu equipo). Sin embargo un par de recomendaciones tecnológicas que yo uso en mis reuniones. Suelo utilizar, con muy buenos resultados, un weblog para registrar e informar los puntos de la reunión o un software que me permita documentar los eventos. Me permite tener las reuniones semanales organizadas y consultar cualquier reunión en los últimos años. Y otra opción bastante útil son las reuniones virtuales (sistemas de videoconferencia por ejemplo). La gran ventaja es que el tiempo que ocupa la reunión es mucho menor (por ejemplo, evita desplazamientos) pero la gran desventaja es que la comunicación no es la misma (mejor siempre presencial). Eso sí, es necesario invertir tiempo en formación inicial y en poner en marcha el sistema. Pues nada, ojalá no te encuentres estos problemas en tus reuniones (aunque lo dudo).

Actualizado del Original

Escrito por Cesáreo el 10 Mar del 2014 ( hace un mes y pico) | Comentarios (3) | Archivado en Gestión del Tiempo

Comentarios Cerrados

Frente a lo que expones, yo sí veo muy útil que la persona que hace de secretario de la reunión, tenga el portátil delante, para levantar el acta. ¿Cuántas veces nos ha tocado hacer un acta a partir de nuestras notas garabateadas y nos cansamos antes de empezar por lo tedioso del trabajo? A mí, desde luego, con mucha frecuencia.
por Rafael Gómez Ruiz hace 37521h 3m 53s

En realidad un acta debería recoger las decisiones tomadas (y quizá los antecedentes y el contexto) y las tareas. Lo que yo veo en muchas actas (sería el después de la reunión) es que no están centradas

Yo utilizo papel y luego envío las notas por correo electrónico lo antes posible (menos de 24h. Uso el papel porque luego lo reviso antes de enviar (tecnología). Las principales ventajas de la tecnología son: archivado, búsqueda y consulta. Casi todas ventajas a posteriori

Pero es un tema en discución (What do you prefer)

por Cesáreo García Rodicio hace 37333h 22m 3s

Vía Lifehacker me entero de MEETorDIE, es un servicio web (en inglés) buenísimo: le das los datos de la reunión y calcula la pérdida de dinero basada en una estimación media. No te pierdas los comentarios, realmente se pierde muchísimo dinero con tanta reunión improductiva

por Cesáreo García Rodicio hace 36421h 3m 6s
Los problemas de las reuniones fue publicado por primera vez aquí en Opiniones Interesantes (1 de 1.000) y archivado en la sección Gestión del Tiempo.
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