Hoy en día es muy útil recoger datos de usuarios (clientes, empleados, instituciones, etc) para encuestas, sondeos o simplemente para recoger información. Lo habitual es utilizar fichas en Word o Excel que se envían como archivos adjuntos a un correo (por favor, no más). El problema de estas fichas es que tienes que:

1. Descargar la ficha. Suele ir en un adjunto al correo.
2. Abrir el software que abre el adjunto
3. Rellenar la ficha y guardarla en un archivo)
4. Enviarla otra vez adjunta a un correo

Eso en lo que toca al usuario. Pero es que luego aún falta analizar los datos (revisar, tabular, cambiar el formato, etc). Vamos, que lleva mucho tiempo y según el número de respuestas puede ser algo interminable y muy difícil de manejar. El principal problema es que lleva mucho tiempo y tardamos mucho en procesar la información. Y además, a la gente le cuesta responder porque le lleva tiempo.

Pero hay una manera más fácil y rápida que es utilizando internet. La ventaja es que:

• Es más sencillo. Llega con enviar el enlace (URL) a la encuesta
• Es más rápido. El diseño de formularios facilita la respuesta
• Es más fácil analizar los datos. Se facilita el análisis guardando los datos en hojas de cálculo

Existen multitud de ejemplos y herramientas interesantes para hacerlo. Pero una sencilla que recomiendo son los Formularios de Google Docs. El proceso es realmente sencillo:

1. Crear Formulario. En Google Docs … Crear … Formulario
2. Editar. Definir Preguntas, Tipos de Respuestas y Tipos de Ayuda. Hasta puedes agruparlo en bloques.
3. Guardar y Enviar. Guardar el Formulario y enviar el enlace
4. Recoger Respuestas y Mejorar. Se puede modificar a medida que se va utilizando
5. Analizar Respuestas. Revisar la hoja de cálculo y hacer los análisis necesarios

Qué sí, que es fácil. Aunque es un poco anticuado puedes revisar estos videos de Anibal de la Torre:

• Crear la Hoja de Cálculo (2 min)
• Crear el Formulario (4 min)
• Publicar y Ver Respuestas (3 min)

Los datos se actualizan automáticamente e incluso el sistema te puede notificar por correo cuando haya respuestas nuevas. Impresionante, ¿eh? Porque una de las ventajas más importantes para quien lo envía es que:

• Tienes los datos ya en una tabla que,
• puedes filtrar para ver las respuestas. Y con …
• un campo de fecha/hora. Y además …
• puedes por ejemplo crear una tabla dinámica para sintetizar los datos

Y todo esto de forma automática y sin estar pendiente. Y hasta puedes tener un informe resumen automático y publicarlo con un enlace web. Sencillo y muy útil.

Además de Google Docs hay otras opciones, por ejemplo estas tres¹: SurveyMonkey, TypeForms o JotForm. Son gratuitos para una versión sencilla pero de pago para una mayor funcionalidad. Si haces un uso intensivo, con muchas encuesta y funcionalidad compleja, puede ser interesante usar estos servicios. Para la mayor parte de los casos, probablemente Google Forms (o su alternativa de Microsoft) será suficiente. En cualquier caso, no hay excusa para seguir utilizando fichas en formatos obsoletos y que suponen mayor dedicación de tiempo.

Y una última ventaja que permite internet es medir el interés de la gente en nuestra encuesta. Es lo que se llama el CTR (Click Through Ratio). Es decir, ¿cuantos usuarios hacen click en nuestro enlace? Para esto hay que acortar la dirección web del formulario y así:

• El enlace es más corto: más fácil de leer y enviar
• Se mide quien hace click: estadísticas

Por eso, cuando alguien te mande una ficha por email, recuérdale que se puede hacer por Internet y que es más fácil para todos.

Actualizado del original (2009)