Hoy en día es muy útil recoger datos de usuarios (clientes, empleados, instituciones, etc) para encuestas, sondeos o simplemente para pedir datos. Por ejemplo, en mi campo de trabajo actual (datos y ayuda al desarrollo) permitiría compartir conocimiento de forma sencilla y barata. Lo habitual es utilizar esas fichas en Word o Excel (por favor, no más) donde te piden datos y en las que tienes que:

1. Descargar la ficha de turno
2. Abrir el software
3. Rellenar la ficha
4. Enviarla

Y luego aún falta analizar los datos (revisar, tabular, cambiar el formato, etc). Vamos, un rollo. Yo recomiendo no utilizar ese sistema.

Lo ideal es hacerlo utilizando Internet con un buen navegador porque:

• Es más sencillo. Llega con enviar la dirección (URL) de la encuesta
• Es más rápido. Se utilizan campos estándar (en realidad del lenguaje HTML)
• Es más fácil analizar los datos. El diseño permite estructurarlos y facilita el análisis utilizando hojas de cálculo

Existen multitud de ejemplos y herramientas interesantes para hacerlo. Yo lo he utilizado hace poco para generar tres fichas del directorio de la COEB por ejemplo la sección de datos de ONGs sería:

• El formulario
• La hoja de cálculo

Los datos se actualizan automáticamente y el sistema lo envía por correo. Fácil, ¿eh? Lo he hecho utilizando la función Formularios de Google Docs y que explico en mi curso avanzado de Internet (Clase Ofimática Web). Es realmente sencillo: crear, editar y ver respuestas. Qué sí, que es fácil, sino puedes revisar estos videos de Anibal de la Torre:

• Crear la Hoja de Cálculo (2 min)
• Crear el Formulario (4 min)
• Publicar y Ver Respuestas (3 min)

Otra opción sencilla es el uso de PollDaddy (aunque está en inglés) o JotForm (que lo veo un poco confuso). En cualquier caso, no hay excusa para seguir utilizando fichas en formatos obsoletos y que suponen mayor dedicación de tiempo (tanto para el diseño como para el llenado de datos). Pues eso, utiliza Internet para recoger datos

Yo, como servicio más profesional, utilizo el módulo de Encuestas (necesita registro) de OpenACS como parte de mis servicios web. Tiene bastante funcionalidad y permite controlar:

• Diseño: campos con diferentes opciones
• Respuestas: por usuario, resumen, archivo csv, envío por email, etc
• Acceso: permisos por usuario o grupo
• Encuestas: copiar, editar, abrir, cerrar

El principal inconveniente es que hay que administrar y programar un servidor ( o contratarme :-) ). Pero quizá es una solución cuando el uso es más intensivo o se necesita mayor control. ¿Quieres probar? Puedes responder una pequeña encuesta sobre mi sitio web. A los que respondan les enviaré el resultado

En fin, que si quieres recoger datos por internet mi recomendación es:

• Para algo sencillo: Usar Google Docs o PollDaddy
• Para algo profesional y a medida: Usar OpenACS o PollDaddy Premium

Por eso, cuando alguien te mande una ficha por email, recuérdale que se puede hacer por Internet, que es más fácil para todos.

Algunas referencias porque si quieres profundizar más en este tema son:

• Ayuda de Google Docs (Formularios)
• JotForm. Con mayor funcionalidad pero no tan sencillo de usar
• Poll Daddy. Muy bueno sino le tienes miedo al inglés
• Interactive PDF con Openoffice. Es otra estrategia pero para entornos de oficina
• Forms vs Applications. Conceptos básicos sobre la usabilidad de formularios