Hoy en día es muy útil recoger datos de usuarios (clientes, empleados, instituciones, etc) para encuestas, sondeos o simplemente para recoger información. Lo habitual es utilizar fichas en Word o Excel que se envían como archivos adjuntos a un correo (por favor, no más). El problema de estas fichas es que tienes que:

1. Descargar la ficha (en el adjunto)
2. Abrir el software (que abre el adjunto)
3. Rellenar la ficha (y guardarla en un archivo)
4. Enviarla (otra vez adjunta a un correo)

Eso en lo que toca al usuario, pero es que luego aún falta analizar los datos (revisar, tabular, cambiar el formato, etc). Vamos, que lleva mucho tiempo y según el número de respuestas puede ser algo interminable y muy difícil de manejar. El principal problema es que lleva mucho tiempo y tardamos mucho en procesar la información (por eso a la gente le cuesta responder).

Pero hay una manera más fácil y rápida que es utilizando internet. La ventaja es que:

• Es más sencillo. Llega con enviar el enlace (URL) a la encuesta
• Es más rápido. El diseño de formularios facilita la respuesta
• Es más fácil analizar los datos. Se facilita el análisis guardando los datos en hojas de cálculo

Existen multitud de ejemplos y herramientas interesantes para hacerlo. Pero una sencilla que recomiendo son los Formularios de Google Docs y que explico en mi curso avanzado de Internet (Clase Ofimática Web). El proceso es realmente sencillo:

1. Crear Formulario. En Google Docs ... Crear ... Formulario
2. Editar. Definir Preguntas, Tipos de Respuestas y Tipos de Ayuda
3. Guardar y Enviar. Guardar el Formulario y enviar el enlace
4. Recoger Respuestas y Mejorar. Se puede modificar a medida que se va utilizando
5. Analizar Respuestas. Revisar la hoja de cálculo y hacer los análisis necesarios

Qué sí, que es fácil. Aunque es un poco anticuado puedes revisar estos videos de Anibal de la Torre:

• Crear la Hoja de Cálculo (2 min)
• Crear el Formulario (4 min)
• Publicar y Ver Respuestas (3 min)

Los datos se actualizan automáticamente e incluso el sistema te puede notificar por correo cuando haya respuestas nuevas. Impresionante, ¿eh?

Yo, como servicio más profesional, utilizo el módulo de Encuestas (necesita registro) de OpenACS como parte de mis servicios web. Tiene bastante funcionalidad y permite controlar:

• Diseño: campos con diferentes opciones
• Respuestas: por usuario, resumen, archivo csv, envío por email, etc
• Acceso: permisos por usuario o grupo
• Encuestas: copiar, editar, abrir, cerrar

El principal inconveniente es que hay que administrar y programar un servidor ( o contratarme :-) ). Pero quizá es una solución cuando el uso es más intensivo o se necesita mayor control. ¿Quieres probar? Puedes responder una pequeña encuesta sobre mi sitio web. A los que respondan les enviaré el resultado

Además de Google Docs hay otras opciones. Un par de servicios interesantes son PollDaddy (aunque está en inglés) o JotForm (que lo veo un poco confuso). Son gratuitos para una versión sencilla pero de pago para una mayor funcionalidad. En cualquier caso, no hay excusa para seguir utilizando fichas en formatos obsoletos y que suponen mayor dedicación de tiempo.

En fin, que si quieres recoger datos por internet mi recomendación es:

• Para algo sencillo: Usar Google Docs o PollDaddy
• Para algo profesional y a medida: Usar OpenACS o PollDaddy Premium

Y una última ventaja que permite internet es medir el interés de la gente en nuestra encuesta. Es lo que se llama el CTR (Click Through Ratio). Es decir, ¿cuantos usuarios hacen click en nuestro enlace? Para esto hay que acortar la dirección web del formulario y así:

• El enlace es más corto: más fácil de leer y enviar
• Se mide quien hace click: estadísticas

Por eso, cuando alguien te mande una ficha por email, recuérdale que se puede hacer por Internet, que es más fácil para todos.

Algunas referencias porque si quieres profundizar más en este tema son:

• Ayuda de Google Docs (Formularios)
• JotForm. Con mayor funcionalidad pero no tan sencillo de usar
• Poll Daddy. Muy bueno sino le tienes miedo al inglés
• Interactive PDF con Openoffice. Es otra estrategia pero para entornos de oficina
• Forms vs Applications. Conceptos básicos sobre la usabilidad de formularios