Una de las técnicas más sencillas de aprender y que tienen un impacto muy grande en productividad es aprender a trabajar en bloques de tiempo asignados a una sola cosa. Y así no vas apagando fuegos (tareas) a medida que llegan. Es una técnica para gestionar el esfuerzo y mejorar el control. Un bloque de tiempo es una cajita que:
- Pone Orden en el caos y te enfoca. Primero una cosa y luego otra
- Protege de Interrupciones (y distracciones). Estás sólo a una cosa (y si hay interrupciones las apuntas para manejarlas después)
- Define Límites y te centra en los recursos que tienes (la ley de Parkinson)
Si tienes delante un desorden grande y un caos, un buen ejercicio es ir colocando cada cosa en su caja. Se trata de poner orden en el día a día. Una caja de tiempo es un período de tiempo determinado con una tarea (o varias del mismo tipo) asignada en él. Tiene un principio, tiene un final y tiene un contenido (tareas). Y no debes, salvo las poco probables urgencias, hacer otra cosa. Es la forma de protegerte de las interrupciones.
Además un bloque de tiempo impone un límite para llevar a cabo esa tarea. Es una buena técnica para gestionar la realidad que te llega.
Es cierto que muchos de nuestros compromisos no dependen sólo de nosotros y no es tan fácil poner límites al tiempo y establecer el tamaño de la cajita. Veamos algunos ejemplos típicos :
- una cita en el médico
- el horario de trabajo
- una comida familiar
- el horario de un curso
- una reunión
Y ahí vemos la primera dificultad: saber cuanto durará de verdad. Es decir, el tamaño de la caja. ¿Cuanto durará la cita en el médico? ¿Empezará a tiempo? ¿Y el curso? Pongo estos ejemplos porque ya tendrás experiencia y sabrás que es difícil acertar la hora y la duración. Pero, con cierta flexibilidad, deberías estimar cuanto antes:
- El día
- La hora de inicio
- La hora de fin
Y ojo, no la hora de inicio y fin que te digan, sino la que tú creas que va a ser. Si la cita del médico es a las 13:30, a lo mejor el bloque de tiempo estimado es desde las 13h a las 15h. Ya sabes que no es tan fácil acertar pero hay que intentarlo. Mejor ser pesimista, sobre todo si el tiempo no lo controlas tú (siempre que haya más personas involucradas). Estas cajitas son las primeras que tienes que asignar en tu agenda.
Pero hay otro caso y es cuando el tamaño de la cajita depende totalmente de nosotros. Utilizando la comparación, ¿qué tamaño de caja escogeríamos para ordenar el caos de nuestro almacén? Y ahí comienza el reto de pensar en la duración de TUS bloques de tiempo para resolver las tareas que tienes que realizar. Depende de cada persona y su contexto. Y suele ser un equilibrio entre:
- Concentración. ¿Por cuánto tiempo podemos mantener nuestro nivel máximo de concentración en esa tarea?
- Esfuerzo. ¿Cual es el tiempo y energía necesaria para completar esa tarea?
- Disponibilidad. ¿Qué bloques de tiempo tengo disponibles antes del siguiente compromiso?
Nuestro día a día suele ser una tensión entre esas tres variables. No es tan fácil encontrar el tamaño óptimo:
- A mayor duración, más posibilidades de completar la tarea
- Pero a mayor duración, más difícil resolver un imprevisto (y el resto de tareas)
- A menor duración es más fácil conseguir tiempo libre y atender imprevistos
- Pero en menos duración, es más difícil terminar la tarea (si no estimaste bien)
¿La solución? Pues probar.
La técnica más conocida de gestión de tiempo en bloques (timeboxing) es la técnica Pomodoro (Pomodoro Technique): utiliza bloques de 25 minutos de trabajo con 5 minutos de descanso (30 min en total). Y cada 4 (o sea cada 2h) descansas más tiempo (20 min). Es muy conocida, muy sencilla y un buen equilibrio entre tu nivel de concentración, el esfuerzo de la tarea y la disponibilidad de tu agenda. Merece la pena probarla.
Pero da igual, tendrás que probar cual es tu bloque de tiempo ideal, en mi caso trato de trabajar en bloques de 1h, pero en realidad es lo mismo que 2 bloques Pomodoro (25 m + 5m + 25 m + 5m). Depende de la complejidad de la tarea o tareas.
Sin embargo, no todo es tan racional ni el tiempo es un recurso que se puede dividir en trocitos iguales. Porque no todas las horas son iguales en rendimiento. No todos los bloques de tiempo son igual de valiosos. El principal inconveniente de esta técnica es cuando impide lo que se denomina trabajar en la zona (la teoría del flujo). Si estás totalmente inmerso y al 100% en algo, donde resuelves a toda velocidad y casi sin esfuerzo, mejor seguir. No es tan fácil conseguir trabajar al 100% (o al 1000%) y, si se da el caso, mejor no desperdiciarlo. Porque si sales de esa zona, volver a entrar cuesta (se dice que entre 15 y 20 minutos). En ese caso, no es tan útil la rigidez de trabajar en bloques demasiado pequeños pero es tan fácil como definir bloques más grandes. Para tareas complejas o muy creativas no son tan buenos los límites (tan pequeños) porque hay que calentar el cerebro, por decirlo de esa manera.
Trabajar en bloques de tiempo es una forma de racionalizar el tiempo y de dividir en cajitas ese recurso tan excaso. No es perfecto y no sirve para todo y para todos, pero sí es un buen principio para que no se nos vaya nuestro calendario en la punta de los dedos.