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La primera fase del proceso CGR es la de Capturar (Capturar, Gestionar, Resolver). Y Capturar significa Apuntar. Claro que lo mejor es ni apuntarlo (saber decir que no) pero uno de los primeros buenos hábitos en la gestión de nuestro tiempo es saber qué tenemos que hacer[1]. ¿Y dónde lo apuntamos? Pues estamos claros que debe ser en una agenda (Portátil, Práctica y Personalizada). Pero si vamos al detalle del origen de las tareas veremos que:

  1. Unas las decidimos nosotros (y van a nuestra agenda)
  2. Otras nos vienen de fuera (y deberían ir a nuestra agenda también)

Y necesitamos un lugar donde poner las tareas. O al menos que lleguen a algún sitio. Ese es el concepto de Inbox

El Concepto

Los requerimientos generalmente llegan sin parar. Es más, las tareas van circulando de papelito en papelito o de correo en correo sin saber a donde llegar. Y resulta que las tareas deberían llegar a nuestro inbox (si son para nosotros). El Inbox es esa bandeja (box) de entrada (in) donde llega lo que tengo que revisar[2]. El Inbox cada día es más digital (p.ej. el del correo electrónico) y menos físico pero la ventaja es la misma: apoyar el proceso global.

  1. Las tareas van llegando. Las Capturas.
  2. Cuando puedas las procesas. Las Gestionas
  3. Y ... tratas de quitarlas de ahí. Las Resuelves.

La ventaja del inbox es que te permite trabajar de forma asíncrona (recuerda que hay dos formas de trabajar) y aumenta enormemente nuestra capacidad de gestión. Por eso lo primero es entender este proceso y pararnos en la primera parte. ¿Donde llegan nuestras tareas? A nuestro inbox (y deberíamos tener claro donde está)

Cuantos menos, Mejor

Lo ideal sería tener una sola caja donde llega todo pero hoy en día se ha complicado un poco porque podemos tener varios inbox. Y las tareas llegan por diferentes vías. Además de esa cajita en nuestro escritorio, pueden llegar:

  1. Al correo electrónico
  2. Al contestador automático
  3. Al teléfono (vía SMS)

Incluso algunas aplicaciones software tienen sus propios inbox (tareas, calendarios, incidencias, etc). Como una de las principales amenazas hoy en día es dispersar nuestra atención en diferentes inbox la primera estrategia es Centralizar: cuantos menos mejor. Lo ideal sería tener un solo inbox[3] y es por eso que quizá el correo electrónico es lo más utilizado. En nuestro día a día decimos me lo apunto o me envías un correo. Ese suele ser nuestro inbox más habitual.

Para capturar bien, para apuntar, lo primero es centralizar y ser sistemáticos en saber que si tengo que hacer algo lo he apuntado y está en mi inbox. Ese es el primer problema a resolver. Y hay muchas formas de hacerlo, p.ej vale (yo al menos lo hago) apuntar algo en un papel y luego echar ese papel al Inbox [4]

La caja protectora

Otro problema a resolver en el día a día es definir bien los flujos de trabajo y las responsabilidades. Y esa era la idea original del inbox: esa caja donde se dejan los papeles. Ese punto en el que la responsabilidad pasa de una persona a otra[5]. En realidad suele haber dos cajitas, la de entrada y la de salida(outbox) pero para simplificar el uso común en cualquier oficina:

  1. Llega un papel para firmar
  2. No está disponible la persona responsable
  3. Dejas el papel para la firma
  4. Llega otro papel
  5. Sigue sin estar disponible
  6. No pasa nada ... lo dejas en el inbox
  7. ... y al final se firman todos a la vez

Porque además de mantener ordenados los papeles, el Inbox permite gestionar las interrupciones y esa es quizá la principal ventaja:

  • Previene: no hay que interrumpir continuamente, ya hay un procedimiento de manejo (llega un papel y se deja en la cajita)
  • Respondes Más Rapido: p.ej.es mucho más rápido firmar 5 hojas de golpe que una hoja en 5 interrupciones

El Inbox ordena y protege. Y sí muchas veces hay diferentes inbox (cajitas): una para firma, una para revisar, otra para .... Da igual, lo importante es que tanto el que pone el papel como el que lo firma sepan que lo que hay que hacer es gestionar el inbox. No es solo una cajita que delimita la responsabilidad, también es una forma de gestionar las interrupciones del día a día. Lo que hay que hacer está ordenado y controlado. Esa es la segunda clave.

Vaciar la Cajita

Y el tercer problema es la congestión. El día a día implica un no parar de hacer cosas: unas que llegan y otras que vas resolviendo. Y, sea cual sea nuestro inbox, una buena forma de diagnosticar nuestro nivel de gestión es saber si está vacío. Vacío no quiere decir que esté resuelto. Quiere decir que has gestionado lo que has capturado. Es decir, que saber lo que tienes que hacer con ese papel (o esa tarea). No sólo es que llega el papel, sino que ya saber lo que toca hacer con ese papel. La siguiente fase a Capturar es Gestionar.

La situación ideal de un inbox, de una caja, es que esté vacía. Y la técnica es más o menos la misma que ya escribía sobre el correo electrónico (Vaciar la Bandeja de Entrada). Es la técnica Bara. Si la aplicas a un papel que llega sería:

  1. Borrar. Porque no sirve (no deseado). A la papelera
  2. Archivar. Lo leo y lo guardo. Al Archivo
  3. Responder. Aplico la regla del minuto. Si me lleva menos de 2 minutos hacerlo lo hago ya
  4. Apuntar. Lo guardo para resolver. Por ejemplo una factura para pagar

Porque esta es la tercera clave: la cajita hay que vaciarla. Sino crece y crece

Ejemplos de Cajitas y Capturas

Cada persona tiene su propio sistema de captura (inbox) y hay muchísimas versiones. Pero para que te hagas una idea aquí te van 5 ejemplos muy comunes:

  1. Una libreta. El papel de toda la vida, para apuntar lo que te va llegando.
  2. Una Caja Abierta (bandeja). Para dejar documentos y papeles
  3. Una Caja Cerrada (armario). Para guardar cosas (que no se ven)
  4. El Email. Sirve para tareas y para documentos[6]
  5. Un Smartphone. Sacas una foto a cada papel o documento

De nada sirve tener un inbox (o varios) si se acumulan las tareas sin parar. No sirve de nada capturar, si no gestionas lo que llega. Pero eso ya es otro tema. De momento, ahora, lo que necesitas es:

  1. Un lugar donde lleguen tus tareas y requerimientos
  2. Una cajita que te proteja de las interrupciones (que luego gestionarás)
  3. Vaciarla

Lo que necesitas es una bandeja de entrada (Inbox)


Notas

[1]. Uy sí, saber lo que tenemos que hacer ya es todo un problema a resolver. Pero vamos a suponer que lo tenemos claro.

[2]. Papeles, Mensajes, Contactos de Personas, Tareas, Documentos para analizar, Facturas, Informes ... La lista es enorme porque una tarea puede ser muchas cosas, lo que nos ocupa aquí es a donde llega.

[3]. Sin perder el sentido común. Se pueden tener diferentes inbox según el contexto o la persona responsable, lo importante es que cuantos menos mejor

[4]. En realidad puede ser dejar el papel en una caja. O podría ser sacarle una foto y enviarla al correo. Da igual, lo importante es el proceso y tener controlada la vía de entrada, de captura.

[5]. Y sí claro, ese lugar donde se quedan gran parte de las tareas sin que nadie las resuelva (pero esa ya es la parte de gestionar, no la de capturar)

[5]. Al email puedes enviar cualquier documento porque lo escaneas y lo envías. Es una de las grandes ventajas de la aplicación Evernote (capturar cualquier cosa)

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