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Excusas Divertidas

Las interrupciones son uno de los mayores problemas en nuestro día a día. No nos dejan trabajar y hacen que perdamos el control de nuestro plan del día. Pero la realidad es que es imposible vivir sin interrupciones, por eso necesitamos aprender a gestionarlas. Y la recomendación es siempre la misma:

  1. Prevenir,protegerse, sobre todo de las innecesarias
  2. Y responder las que necesitan atención

Siempre hay un compromiso y una tensión entre hacerlo ahora (urgencia) y seguir concentrado en la agenda del día. Los requerimientos (de atención, de tareas, de ...) no programados son lo que se llaman los ladrones del tiempo porque eso es lo que hacen: roban tu tiempo. Hay muy pocas (poquísimas) urgencias reales, la mayor parte son urgencias falsas y son una amenaza importante porque nos sacan de nuestros (pocos) momentos de concentración. Son interrupciones disfrazadas de urgencias que tú, al atenderlas les aumentas el valor. Lo único que tienes que tener claro es que atender una urgencia implica dejar lo que estás haciendo ahora. Y eso es muy costoso para el cerebro y tu atención.

Y sí, algunas interrupciones hay que antederlas, pero seamos sinceros, son las menos . En cualquier caso la pregunta es ¿qué estrategias podemos llevar a cabo para prevenir las interrupciones? Pues eso depende mucho del contexto y la persona pero estas son 10 muy habituales:

  1. Cerrar la Puerta. Si tienes despacho privado y la puerta está abierta, lo mejor es cerrarla en algunos momentos concretos. Si es una oficina con espacios abiertos encontrarás una forma de hacerlo ( ¿agachar la cabeza? ¿Esconderse detrás del monitor?). Si estás en casa puedes no responder el timbre. Al final la idea es la misma: no estoy disponible (ahora).
  2. Salir de la oficina. Como la oficina es ese lugar donde YA NO se trabaja muchas veces merece la pena salir a un lugar donde si se pueda trabajar con calma (tu casa, una biblioteca, un café, tu espacio preferido ... lo que sea). Esto también vale cuando en casa no puedes trabajar (niños, horas con más gente, etc)
  3. Auriculares. Un clásico. Da igual que funcionen o no, lo importante es que el mensaje es no me molestes ahora que estoy trabajando. Te pones unos auriculares y escuchas música (o no).
  4. Falsas Reuniones. Esta me parece genial y es ideal para hacerlo con alguien que también quiera trabajar sin interrupciones. P.ej. programas una reunión el martes de 10 a 12 con fulanito en la sala de reuniones. Y ahí estáis los dos concentrados sin que os molesten. La reunión podría ser también fuera de la oficina (salir).
  5. Apagar la Tecnología. Se empieza apagando el teléfono (o mejor en modo silencio). Incluso vale con no responder las llamadas (ahora). Y se sigue desconectando el resto de la tecnología (notificaciones, redes sociales, whatsapp, mensajería, correo ...). Sólo la tecnología en la que estoy con mi atención al 100% (esa hoja de cálculo, ese documento, ese correo, ese ...). Puedes probar a hacerlo a una hora concreta.
  6. Asistente Temporal. Si no tienes asistente (la mejor forma de protegerse de las interrupciones y delegar) puedes coordinar uno temporal. Es una protección mutua entre compañeros de trabajo. Funciona muy bien. Por ejemplo, los lunes en la mañana coges el teléfono tú (o respondes el correo o ...) y el martes yo. Tu eres mi asistente temporal el lunes y yo el tuyo el martes. Barato y muy eficiente.
  7. Lo hago mañana. Si la interrupción es una tarea (hay que hacer algo) y es para tí, lo mejor es apuntarla (capturar la tarea) y hacerla en otro momento (mañana o ese día a las 5, tú decides). Eso sí, hay que hacerla (no vale apuntar y dejarla sin resolver).
  8. Libreta de Urgencias. Si tienes una libretita o un papel al lado, es muy recomendable apuntar la interrupción. Es una versión del anterior (la idea es luego procesar y resolver) pero añade que apuntas todas las interrupciones. Así luego puedes diseñar estrategias personalizadas para las más comunes.
  9. El día del silencio. O la versión la sala del silencio. Lo que se busca es poner límites a las interrupciones, ya sea creando un horario de no se atiende(o sólo alguien) o un lugar donde no se molesta al otro. Al final se trata de educar. Suena drástico para muchos contextos pero es una solución más fácil de lo que se piensa y con un impacto increíble.
  10. Esquemas de Teletrabajo Mixto. Esta situación es la ideal porque permitiría programar horas disponibles y horas no disponibles (controlas tu agenda). P.ej, ir a la oficina general lunes, miércoles y viernes y en casa martes y jueves. En realidad es similar a tener un horario flexible. Obviamente no depende sólo de tí, pero ¿porque no preguntar?

Y seguro que hay muchas más, dímelas que así sigo aprendiendo. Lo que sí es importante es dejar un tiempo para atender los pendientes. Es decir, una cosa es gestionarlas interrupciones y prevenirlas y otra hacer la vista gorda. No es eso, es gestionarlo mejor: no sólo prevenir sino luego responder en bloques de tiempo previamente asignados. Se trata de gestionar las interrupciones y eso significa decir que no a las falsas urgencias y decir que sí (pero no ahora) a las tareas reales.

Y otra forma de gestionar las interrupciones es usar estrategias según la fuente de la interrupción. Por ejemplo para estas 5:

  1. Personas (compañeros, clientes, otras instituciones, etc). Se trata de transmitir el mensaje:
    1. Ahora no puedo: me interrumpes y no puedo seguir trabajando
    2. Pero luego sí: y te doy un plazo para resolverlo
  2. Jefes: enviar el mensaje de si atiendo esto, entonces dejo esto otro. Dime qué prefieres.
  3. Tecnología: apagarla (aunque sea un ratito). Ideal definir horas de desconexión (ya verás que no pasa nada) y luego atenderlo (en momentos puntuales).
  4. Reuniones: evitarlas (no ir con las excusas pertinentes) o, si tienes que ir, prepararlas bien (seas o no el responsable)

En resumen, tienes ya un listado de estrategias para probar, pero al final como con todo, según tu contexto lo mejor es que pruebes hasta encontrar la que te sirva. Aprender a Prevenir y Gestionar las interrupciones va a tener un impacto muy grande en la calidad de tu trabajo (y tu vida).

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