Cuando me preguntan si tengo una agenda digital o en papel yo suelo contestar que da igual. Es imprescindible tener una agenda pero cada uno tenemos nuestro sistema porque los contextos son diferentes. La agenda es la herramienta sobre la que se apoya nuestro sistema. Cuando nos llega una nueva petición o nos preguntan qué vamos a hacer mañana, lo que decimos es voy a ver mi agenda. Otra frase que solemos escuchar es no lo tiene en su agenda, para referirnos a que si no está ahí, no lo va a atender. Tu agenda importa.
Y lo importante no es tanto que sea analógica (papel) o digital. Lo importante es que tenga ciertas características que yo llamo las 3Ps:
- Portátil
- Personalizada
- Práctica
Lo primero es que sea portátil y que la puedas llevar contigo a (casi) todas partes. La agenda es la parte clave de tu sistema y te sirve tanto para capturar nuevas tareas como para consultar lo que tienes que gestionar. Es también el soporte del proceso CGR . Refleja lo que haces en el día a día. Tiene que estar siempre contigo, por eso eso la primera p es la P de Portátil.
Además ha de ser Personalizada, es decir, te tiene que servir a tí, hacerla a tu medida. Cada persona tiene un contexto y unas necesidades, y lo que sirve para una no vale para otra. Ahí es donde entran los gustos, la experiencia y la realidad y por eso unos usan el papel y otros tecnología (teléfonos, tabletas, ordenadores) o unos archivos de texto y otros mapas mentales o algunos pintan y otros sólo escriben. Tu agenda te la tienes que construir tú, no te la puedo hacer yo. Tu agenda tiene que ser personalizada y a tu medida. Y hay un montón de alternativas.
Y por último ha de ser práctica, útil en tu día a día. Porque el plan va a cambiar muy rápidamente y la agenda debe registrar todos los cambios. Para que una agenda sea práctica has de utilizarla mucho. Por eso es habitual que las personas, a medida que van madurando en su proceso de gestión del tiempo, van poniendo o quitando elementos en su agenda. No es sólo que sea portátil y a tu medida, también tiene que ser muy práctica para que la utilices mucho de forma sencilla. Tiene que ser muy fácil de usar y siempre actualizada, sino, no te servirá.
Que sea una bonita en papel o una aplicación web, da un poco igual. Porque lo importante es que, cuando el día a día vaya a toda velocidad, puedas sentarte y recuperar el control. Y si es portátil, personalizada y práctica, tendrás una buena herramienta en tus manos.
Actualizado del original (2009)