En varias reuniones que he tenido en mis proyectos salió la idea de proponer una cultura de Menos Reuniones y Más Comidas. Mi esquema está basado en el teletrabajo y muchas veces concentro las reuniones en mis viajes o en momentos concretos de la semana. Y siempre digo que cuando viajo prefiero quedar a comer que reunirme para trabajar. Porque para trabajar en el proyecto tenemos el basecamp y lo que no está hecho, no se va a hacer en la reunión.

Los que trabajamos desde casa buscamos trabajar solos (de forma asíncrona) pero necesitamos las reuniones para trabajar juntos (de forma síncrona), tomar decisiones más rápido y cambiar el rumbo de los proyectos. Pero, sobre todo, las necesitamos por la simple razón de verse cara a cara de vez en cuando. No es una necesidad de trabajo o de productividad, hay muchas herramientas para hacerlo a distancia, es tan simple como que unas personas con un interés común (un proyecto) se ven tranquilamente comiendo. Y charlan de todo un poco, hasta del proyecto. Y para eso es mejor una comida que una reunión. O una reunión más pequeña y una comida más larga.

Yo prefiero comer en familia o con amigos. No defiendo la idea de que la empresa es tu familia. Porque no lo es, porque mucho que algunos insistan. Sino que dentro del proyecto hay personas con intereses comunes con las que, además, es agradable comer. Y también es más eficiente.

Abusamos de las reuniones porque es la decisión más fácil para resolver la tensión entre dos necesidades en el proyecto:

1. La de gestionar (controlar)
2. La de trabajar (ejecutar)

Las personas que gestionan estas necesidades tienen horarios muy diferentes. Lo explica Paul Graham en su excelente artículo Maker’s Schedule, Manager’s Schedule (Horarios de Hacedores vs Horarios de Gestores) que volví a revisar hace unos días. Estas son algunas de las ideas:

Son como dos mundos diferentes que conviven bajo el mismo proyecto. Y cada día es más frecuente en la misma persona (como es mi caso). Y por eso es un tema en el que pensar. Si tu ratio es muy superior a 1 de 10 (es decir 1 hora de control por cada 9 horas de trabajo), ¡uf! a lo mejor tienes un problema de micromanagment o supervisión compulsiva. Mejor cambiar el esquema de seguimiento para que avance el proyecto (más del 10% de control de proyecto puede ser demasiado). Pero, sea que existan dos personas o una sola en el proyecto hay algunas estrategias para equilibrar estos dos mundos.

Suelen funcionar aunque en realidad depende mucho del contexto (y la presión). Aquí van 3 ideas:

• Separar Horarios. P.ej, establecer un día de reuniones (p.ej los jueves) y un día de trabajo (p.ej. los lunes)
• Separar Funciones. P.ej, establecer el día de dirigir (los míercoles) y el día de programar (los viernes)
• Centro de Control Común. La idea del panel de control de toda la vida (que suele ser la solución al problema de falta de información).

Y para terminar de entender la idea es importante entender el coste para el otro. El coste para el que dirige es que sino tiene información no puede tomar decisiones. Y el coste para el que está trabajando es que si se reúne, se queda sin tiempo. Pero si haces el cálculo del coste de una reunión y tomas el precio de tu hora (media de 25 € en España) te sale mejor irte a tomar unos buenos mejillones o un arroz con bogavante. Te ahorrarás dinero y te lo pasarás bien. Hacen falta menos reuniones y más comidas (ricas), ¿no?