Nuestro día a día en el trabajo es muy complejo, pero por simplificar, podríamos decir que se dan dos situaciones:

1. Trabajo Acompañado. Todos trabajamos a la vez, i.e, de forma síncrona. Me refiero que todos trabajamos a la vez
2. Trabajo Solo. Trabajo cuando quiero, i.e, de forma Asíncrona. Cada uno trabaja cuando quiere

El efecto en la productividad de cada situación es importante. Porque si necesitamos estar todos a la vez (síncrono) la productividad es directamente proporcional al que peor lo hace. Es decir, nuestra productividad está condicionada por el conjunto. Si trabajo cuando yo quiero (o puedo), sólo el resultado final depende del que peor lo hace. Cada uno termina cuando puede y luego, si es necesaria la participación de más personas, hay que esperar por todos. Este concepto viene de la comunicación entre procesos en sistemas operativos:

• Comunicación Síncrona. Quien envía permanece bloqueado esperando a que llegue una respuesta del receptor antes de realizar cualquier otro ejercicio. Es decir, espera a que termine (y no hace otra cosa)
• Comunicación Asíncrona. Quien envía continúa con su ejecución inmediatamente después de enviar el mensaje al receptor. Vamos, que no espera (hasta que lo avisen).

En un mundo ideal los procesos síncronos acaban antes porque cuando termina uno inmediatamente empieza el otro, no tienes que avisar. Pero la realidad es otra, porque cada proceso (o persona) tiene sus capacidades y sus necesidades. No son todos iguales. De hecho no todos son igual de rápidos. Y por eso, los procesos asíncronos pueden ser mucho más rápidos y eficientes (en el conjunto). Ya, ya, suena un poco rollo pero de ahí se aplica por ejemplo en la comunicación y colaboración usando internet. Y tenemos:

• Herramientas Síncronas. Necesitamos que la otra persona esté ahí y ahora. No podemos esperar. Por ejemplo el chat, video conferencia, teléfono ...
• Herramientas Asíncronas. No hace falta estar en ese momento. Por ejemplo el correo electrónico, redes sociales, foros ...

En el día a día trabajamos y nos comunicamos de las dos formas. Y cada una es para lo que es. Internet puede mejorar enormemente la productividad si sabemos usar las herramientas adecuadas. Pero no sólo se aplica a Internet sino a muchas más cosas. Dos ejemplos en el día a día son las reuniones y el lugar de trabajo (donde te interrumpen).

Las reuniones son trabajo síncrono (de ahí sus problemas). Salvo que haya un control estricto, el éxito de la reunión (duración, objetivos, acciones, etc) va a estar condicionado por el que peor lo haga. Hay que estar ahí y ahora. Por ejemplo el que más habla (condiciona la duración), el que abre nuevos temas (no se ciñe a la agenda y alarga la reunión) o el que no concreta lo que hay que hacer (y nunca termina). Cuando somos varias personas, o se gestiona bien o la productividad baja (tardamos más en hacer lo que teníamos que hacer). Y cuanta más gente en la reunión, peor el efecto en la productividad (o mayor la necesidad de prepararla bien). Lo mismo pasa, por ejemplo con las videoconferencias. Una reunión es una forma de trabajo síncrona (sea a distancia o presencial).

Y otro ejemplo tiene que ver con el lugar de trabajo. De hecho es una de las principales desventajas que yo le veo a trabajar en una oficina. Si no se organiza bien (el espacio y las interacciones) hay un exceso de comunicación síncrona. Cuando compartimos un espacio común, generalmente, la comunicación es síncrona. Nos preguntan, y respondemos. Tu compañero de trabajo (esto es especialmente grave con los/las jefes/as) piensa que tienes que atender aquí y ahora (los problemas de las interrupciones). Por eso el diseño del espacio físico en una oficina es importante y el valor que tienen las oficinas privadas (o con puerta).

No es que estén mal las reuniones o las oficinas, sino que hay que entender las diferentes formas de comunicación (y toma de decisiones) para encontrar formas más inteligentes de trabajar (y vivir bien). Se trata de usar lo que más nos interese. Y aunque depende mucho del tipo de trabajo y el contexto, podríamos tener estos dos criterios:

1. Para preparar el trabajo: Mejor sólo y comunicación asíncrona (escribir primero, reunirse después). Es mejor para un trabajo previo (el antes)
2. Y para tomar una decisión: Mejor acompañado y comunicación síncrona (teléfono o reunión). Es mejor cuando ya hay que avanzar y hay varias personas involucradas

Como en todo, no hay una mejor o peor forma de trabajar. Simplemente tenemos que pensar en cual tenemos que utilizar.

Actualizado del original (2014), a ver si en la crisis del coronavirus abusamos menos de lo síncrono (videoconferencias). Añadí también la foto.