En mi curso de productividad vi que necesitaba un artículo para aglutinar los diferentes principios y leyes que suelo repetir más. Es como un resumen de diferentes ideas, una mezcla de conceptos, principios y leyes. Por eso son reflexiones, mis 10 reflexiones sobre productividad.
El Tiempo es nuestro poder
Los sistemas de gestión del tiempo no pueden crear más tiempo. Es imposible por mucho que nos engañemos (el principio de la disonancia cognitiva). Lo único que pueden hacer es ayudarnos a:
- gestionar mejor el que tenemos (eficiencia) y …
- sincronizarlo con lo que queremos (eficacia)
Pero por mucho que insistas, una hora es una hora y no negocia. Va a ir pasando un minuto tras otro y no va a volver. Y el tiempo tiene su justicia: tienes el mismo tiempo independientemente de quien eres, de donde vienes y lo que estés haciendo. No es fácil de comprar porque es el recurso más valioso que tenemos (lo que puedes hacer es delegar). Por eso perder el tiempo es perder tu poder
Pocos Importantes, Muchos Triviales
Es la ley de Pareto o el principio 80/20. No todo es igual de importante. Se aplica a casi cualquier cosa (tareas, proyectos, días, recursos, personas …) . Si te pones a medir, te darás cuenta que pierdes demasiado tiempo en cosas triviales (o que no haces bien). Según esta regla, podríamos descartar 4 de cada 5 horas (porque no aportan valor). Es un poco exagerado pero lo que me gusta es que nos ayuda a concentrarnos en lo importante.
Un caso particular es la matriz de Eisenhower (la hizo famosa Steven Covey) que se utiliza para encontrar el equilibrio entre lo urgente y lo importante. Hay poco importante pero muchos triviales (lo díficil es saber cual es cual)
Las Restricciones son buenas… casi siempre
Las restricciones nos ayudan a valorar lo que tenemos. Lo explica muy bien la ley de Parkinson. Y no solo aplica al tiempo sino a otros recursos (por ejemplo dinero). Cuanto más tienes, más gastas. Lo que me gusta de esta ley es que ayuda a entender que las restricciones son buenas.
Un pequeño pero es cuando necesitamos creatividad. Porque, en este caso, las restricciones (especialmente de tiempo) nos limitan mucho. Una forma de entenderlo muy fácil es ver este video: Deadlines (2:07). Me gusta porque nos ayuda a definir el tiempo necesario.
El equilibrio en los bloques de tiempo tiene que ser entre:
- poco para no malgastarlo (la ley de Parkinson)
- pero que sea suficiente (para hacer algo de calidad)
Ese equilibrio no es tan fácil de conseguir y depende mucho de la tarea concreta. Por eso las restricciones son buenas … casi siempre
La palabra más productiva
El No. La acción más productiva en cualquier sistema de gestión del tiempo es aprender a decir que no. Es el primer paso del proceso, cuando nos llega algo nuevo para hacer. Cuando te llega una nueva cosa por hacer, debería pensármelo:
- ¿Digo que no? Es lo mejor, una tarea menos.
- ¿La hago ahora? Sólo si me lleva menos de 2 minutos (y una cosa menos)
- ¿Tardo más de 2 min? ¿uy!, tendré que gestionarla (y va a consumir tiempo y recursos)
Cada vez que decimos sí a una tarea, implica reservar un bloque de tiempo para resolverla. Por eso debemos de pensar muy bien si no hubiera sido mejor decir que no. Es el primer paso del proceso. El problema es que decir que no es más difícil de lo que parece
Nadie aprende a la primera
Es el principio de la mejora continua y viene de los sistemas de calidad. Si haces algo y no mides el resultado, no se puede mejorar. Y para mejorar hay que aprender. Tu sistema tiene que ser un aprendizaje, un ciclo que se va repitiendo:
- planeas
- lo haces
- lo revisas
- … y vuelves a empezar
Y nadie aprende a la primera, necesitas un tiempo.
Hay ladrones que te lo roban todo, todo
El principal ladrón del tiempo son las interrupciones porque lo ideal es trabajar en la zona (al 100% de tu capacidad y fluyendo). Pero son inevitables. Hay muchas pero las peores (si se utilizan mal):
Y muchas veces se nos pasan los días y nos lo han robado todo, todo
Deseos y Realidades
Es el gran problema de las listas de tareas. La realidad la define el calendario, no lo que queremos hacer. Una lista de tareas que no se cumple en realidad es una lista de deseos. Sirve para soñar (bien importante) pero no para trabajar. Es, junto el calendario y los objetivos, uno de los pilares de cualquier esquema de gestión de tiempo. Y son muy útiles, sobre todo por el gusto que da terminar algo. Pero si las utilizamos como listas de deseos y crecen y crecen, se convierten en un problema. No hay que confundir deseos con realidades
Algunos prejuicios muy dañinos
Hay muchos tópicos y prejuicios sobre productividad. Todo depende de la persona, su trabajo y su contexto (cultura, organización, familia, etc) y no hay reglas absolutas. Los prejuicios que más me preocupan son los que buscan desgastar a la persona (porque la hacen menos productiva). Y estos son tres que se veo frecuentemente:
- Trabajar muchas horas. Tenemos la creencia de que cuantas más horas estamos en la oficina, más trabajamos. A veces se ve bien el trabajólico (adicto del trabajo) y eso muchas veces esconde que no tienes otra cosa que hacer. Y no sólo hay muchas cosas interesantes para hacer (fuera del trabajo), sino que trabajar demasiado (de forma crónica, no pasa nada en momentos puntuales) hace que tu productividad sea mucho menor. Ni vagos, ni enfermos (quizá podamos encontrar un equilibrio y vivir bien)
- Parecer muy ocupado. Pareciera que lo importante no es estar ocupado, sino parecerlo. Son ese tipo de personas (típico en ejecutivos/as) que no tienen tiempo para nada, siempre están con algo tecnológico en la mano (o en la oreja) y están muy preocupados por la imagen profesional. Y resulta que una cosa es estar ocupado y otra ser productivo (resolver problemas). Y muchas veces es inversamente proporcional (al menos yo cada día desconfío más de los que parecen ocupados)
- La Tecnología aumenta la productividad. Sólo si la usas bien. Y yo cada día veo más gente usando tecnología y menos atenta a lo que está pasando (en la reunión, en la comida, en su trabajo). La tecnología es una de las principales fuentes de baja productividad (si no se maneja bien)
El poder del inconsciente
Aunque parece que todo son técnicas, la mayor parte de los problemas de la gestión del tiempo tienen que ver con el inconsciente. Porque está siempre funcionando y, aunque no lo parezca, juega un papel muy importante. Hay tres aspectos en los que juega un papel muy importante:
- Los hábitos (los buenos y los malos)
- Las Expectativas del tiempo (deseos y realidades)
- La capacidad de decir que no
El inconsciente se trabaja entrenándolo. Y si juega de tu parte es muy poderoso y te va a ayudar mucho.
El método perfecto
No hay. Aunque es un tema que me interesa mucho y hay varios métodos que funcionan muy bien, no creo que exista un método universal. No existe el método perfecto porque las necesidades son muy diferentes (según el tipo de trabajo, el momento vital, las necesidades personales y profesionales, etc, etc). El sistema depende de la persona, sus funciones y su contexto. No queda otro que encontrar el tuyo
Y observar y aprender a mejorarlo. Porque la realidad es que, al menos en mi caso, las lecciones vienen de donde uno menos lo espera (por ejemplo de mi hija).
Actualizado del original (2014)