Aprender a Gestionar el Tiempo
Cualquier profesional tiene que gestionar su propio tiempo (y a veces el de los demás) porque es el recurso más limitado y escaso que tiene. Es una competencia independiente del tipo de trabajo y que no se incluye en los curriculums habitualmente. Este curso es la versión presencial, puedes revisar la versión a distancia
Objetivos
- Aprender a gestionar mi tiempo
- Utilizar Software para hacerlo
Clases
- Los Principios de Gestión:
- El Problema:
- Tiempo: valioso y limitado
- ¿A qué dedico mi tiempo?
- Poner Límites: Lo que no se puede, no se puede y además es imposible
- Donde Estoy (La Rueda de la Vida) y a Donde quiero ir
- Principios a tener en cuenta (usar bien el cerebro):
- Centrarse. ¿Para qué?
- Concentrarse. Una sola cosa al tiempo
- Resolverlo. Dedicarle energía (y tiempo) al problema
- Usar el Inconsciente. Desarrollar Rutinas y Hábitos
- Poco, Frecuente y en procesos
- Foco de Tiempo: tareas (hs), actividades (dias, semanas)
- Elementos del Sistema: Agenda (límite tiempo) Y Lista de Tareas (límite alcance)
- Las Interrupciones
- ¿Que provocan?: Cambio de Contexto
- Distraen, son muchas pero son inevitables (vivir con ellas)
- Tipos:
- A: para ya (casi 0%)
- B: lo antes posible (el 5%)
- C: hay que hacerlo (el 95%)
- Hay que manejarlas (o decir que NO)
- Rutinas
- Crear Hábitos/Rutinas:
- Porque es automático (inconsciente)
- Mejor poco continuamente que mucho de vez en cuando
- Rutina de control del tiempo: plan, control y nuevo plan
- Ciclo diario:
- Revisar Lista de Tareas
- Crear Agenda: Asignar Tiempo (time boxes)
- Trabajar el Plan (Mejora Continua)
- Finalizar y Repetir (al menos por día)
- Crear Hábitos/Rutinas:
- Listas de Tareas
- Al grano:
- ¿La puedo hacer ahora?
- Sino ¿cuando? Evitar Dejadez (procrastination)
- Documentar: Alcance / Plazo / Esfuerzo
- Definir una tarea:
- Sencilla (4 o 5 palabras)
- Fácil de Resolver (en una sesión de tiempo)
- Autónoma (con todos los datos necesarios)
- ¿Cuanto Tardo?
- Concentración vs Pereza (¿tiempo adecuado?)
- Estimar y Medir: experiencia
- Trabajar en Bloques (de tiempo y de tareas)
- No todo es tan fácil (you'll hate them): Hacerlas Cerradas (Will-do)
- Evitar Dejadez: Adelantarse (Calendar Animation)
- Los ladrones de tiempo: interrupciones, reuniones, dejadez y más
- Al grano:
- Plan, Control y Seguimiento (el cuanto y el cuando)
- Planificar (pensar hacia delante)
- Objetivos -> Tareas (Lista Tareas)
- Tiempo -> Tareas (Agenda)
- Tiempo de Planificación: día, semana, mes, año ...
- Seguimiento (Tareas vs Dedicación):
- ¿A qué le dediqué el tiempo? ¿Cuanto trabajé?
- ¿Qué tareas resolví? ¿Cumplí Objetivos?
- El control:
- Diferencia entre lo planeado y lo real (ley de Murphy)
- Control de la tarea: estimaciones, realidad, pendientes
- Rutinas de control de tiempo
- ¿Quien controla que el tiempo es el real? Yo
- Ciclo de Control (PDCA):
- Plan: Definir Tarea y Asignar Agenda
- Do: Ejecutarla
- Check: ¿Lo terminé? ¿Calculé Bien?
- Act: Re-planificar y/o Documentar
- Definir y Cumplir Horarios (Personal / Profesional)
- Planificar (pensar hacia delante)
- Tareas Comunes
- Ley de Pareto: atención a patrones comunes
- Ejemplos: reuniones, teléfono y correo electrónico
- Equilibrios:
- entre Tiempo Dedicado vs Resolver Tareas
- Comunicación Síncrona y Asíncrona
- Reuniones
- Problema: hablar, hablar, hablar
- Recomendación: Limitar Tiempo y Documentar (10 Best Practices)
- Lo Ideal: Temas a Tratar, 1h de reunión y Lista Tareas final
- Teléfono
- Problema: interrupción
- Recomendación: limitar tiempo y centrar en tareas
- Lo Ideal: evitar interrupción (llamar yo) y documentar
- Email (Control Your Email)
- Problema: interrupción, cantidad y diferente complejidad
- Recomendación: proceso en batch (varios a la vez)
- Lo Ideal: bandeja vacía y fácil de consultar el archivo
- Productividad y Salud
- Productividad:
- Qué es
- Mi capacidad y mi tiempo
- ¿Tiempo por Sesión, p.ej. 50 min + 10 descanso?
- ¿Hora de máxima productividad?
- Tiempo de Trabajo: ¿Máx h / dia ? ¿Máx h / semana?
- Concentrarse (¿How to?) y Conocerse:
- Tiempo para Relajarse
- Ambiente Adecuado
- Definir Agenda
- Mantener Mente Sana: sin prisa, sin preocupación y sin miedo
- ¿Como aumentar productividad? Formación y Experiencia
- Productividad en movilidad
- Salud:
- Qué es la salud
- Sin salud no puede haber máxima productividad (Para leer: 2)
- Concepto Integral: físico, mental, emocional, espiritual
- Aspecto Físico (recurso cerebro): La alimentación y el sueño
- Aspecto Social: trabajo en equipo
- Aspecto Emocional: decir que NO diciendo SI a
- Mi tiempo es limitado
- Tengo que Resolver tu problema
- Debo Crear una relación sana (no buena)
- En resumen: Entrenar
- Crear hábitos sanos
- Practicar, Practicar, Practicar
- Productividad:
- ¿Usar Software?
- El mejor software: el papel
- Barato
- Portátil
- Personalizable
- Alta Resolución: texto y gráficos
- Ejemplos de Agenda en Papel (tiempo y tareas)
- Calendario Completo PDF 3,6 MB (inglés)
- En este libro (página 54)
- Clásico (en inglés)
- Usar Software:
- Gestionar Tareas
- Gestionar Calendarios
- Lo importante es el sistema de control:
- documentar/archivar
- consultar/buscar
- Automatizar
- El mejor software: el papel
- El Problema:
Actividades
- Aprender a Manejar los principios
- Debatir sobre Principios
- ¿A qué le dedicaste tiempo ayer? ¿Qué hiciste? ¿Te sirvió? ( An Example)
- Trabajo: Apuntar la agenda de una semana y las tareas que se te ocurran (no sólo las realizadas)
- Listas de Tareas
- Revisar Agenda y Detectar limites y cajas de tiempo
- ¿Cómo defino una tarea? Revisar ejemplos
- Discutir sobre Listas Abiertas y Cerradas
- Trabajo: ¿Easy Challenge? / Agenda de la Semana
- Control y Seguimiento
- Revisar Agenda y Detectar Patrones de Tareas
- Revisar Tareas y ver Resultado del Juego
- Estimación de Dedicación: Horas y Tareas
- Plan hasta siguiente clase
- Definir Rutinas
- Principales Tareas Comunes
- Analizar Problemas de Estimación
- Detectar Tareas Comunes: Ley de Pareto (en tiempo y en cantidad)
- Trabajo:
- Limpiar la Bandeja de Entrada (o al 10% actual)
- Lista de Tareas y Agenda Completa
- Análisis de Productividad ( 5 tareas )
- Equilibrio Profesional/Personal/Sueño
- ¿Bloque de Tiempo Ideal? (box time) ¿Hora Máxima Productividad?
- ¿Tareas más y menos productivas?
- Revisar productividad en 3 Tareas (problemas y mejoras)
- ¿Usar Software?:
- Debatir Ejemplos de Agenda en Papel
- Dibujar ejemplo de Hoja de Agenda
- Diferencia entre Tareas y Actividades (Ejemplo Software)
Duración del Curso
El esfuerzo estimado del curso es de 1 crédito ECTS. Unas 30 horas de dedicación.
Recursos a Utilizar
- 5 Libros Recomendados
- Todos mis artículos sobre Gestión del Tiempo
- Time Management for Software Engineers