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Aprender a Gestionar el Tiempo

Cualquier profesional tiene que gestionar su propio tiempo (y a veces el de los demás) porque es el recurso más limitado y escaso que tiene. Es una competencia independiente del tipo de trabajo y que no se incluye en los curriculums habitualmente. Este curso es la versión presencial, puedes revisar la versión a distancia

Objetivos

  • Aprender a gestionar mi tiempo
  • Utilizar Software para hacerlo

Clases

  1. Los Principios de Gestión:
    • El Problema:
      • Tiempo: valioso y limitado
      • ¿A qué dedico mi tiempo?
    • Poner Límites: Lo que no se puede, no se puede y además es imposible
    • Donde Estoy (La Rueda de la Vida) y a Donde quiero ir
    • Principios a tener en cuenta (usar bien el cerebro):
      • Centrarse. ¿Para qué?
      • Concentrarse. Una sola cosa al tiempo
      • Resolverlo. Dedicarle energía (y tiempo) al problema
      • Usar el Inconsciente. Desarrollar Rutinas y Hábitos
      • Poco, Frecuente y en procesos
    • Foco de Tiempo: tareas (hs), actividades (dias, semanas)
    • Elementos del Sistema: Agenda (límite tiempo) Y Lista de Tareas (límite alcance)
    • Las Interrupciones
      • ¿Que provocan?: Cambio de Contexto
      • Distraen, son muchas pero son inevitables (vivir con ellas)
      • Tipos:
        • A: para ya (casi 0%)
        • B: lo antes posible (el 5%)
        • C: hay que hacerlo (el 95%)
      • Hay que manejarlas (o decir que NO)
    • Rutinas
      • Crear Hábitos/Rutinas:
        • Porque es automático (inconsciente)
        • Mejor poco continuamente que mucho de vez en cuando
      • Rutina de control del tiempo: plan, control y nuevo plan
      • Ciclo diario:
        • Revisar Lista de Tareas
        • Crear Agenda: Asignar Tiempo (time boxes)
        • Trabajar el Plan (Mejora Continua)
        • Finalizar y Repetir (al menos por día)
    • Listas de Tareas
      • Al grano:
        • ¿La puedo hacer ahora?
        • Sino ¿cuando? Evitar Dejadez (procrastination)
        • Documentar: Alcance / Plazo / Esfuerzo
      • Definir una tarea:
        • Sencilla (4 o 5 palabras)
        • Fácil de Resolver (en una sesión de tiempo)
        • Autónoma (con todos los datos necesarios)
      • ¿Cuanto Tardo?
        • Concentración vs Pereza (¿tiempo adecuado?)
        • Estimar y Medir: experiencia
        • Trabajar en Bloques (de tiempo y de tareas)
      • No todo es tan fácil (you'll hate them): Hacerlas Cerradas (Will-do)
      • Evitar Dejadez: Adelantarse (Calendar Animation)
      • Los ladrones de tiempo: interrupciones, reuniones, dejadez y más
    • Plan, Control y Seguimiento (el cuanto y el cuando)
      • Planificar (pensar hacia delante)
        • Objetivos -> Tareas (Lista Tareas)
        • Tiempo -> Tareas (Agenda)
      • Tiempo de Planificación: día, semana, mes, año ...
      • Seguimiento (Tareas vs Dedicación):
        • ¿A qué le dediqué el tiempo? ¿Cuanto trabajé?
        • ¿Qué tareas resolví? ¿Cumplí Objetivos?
      • El control:
        • Diferencia entre lo planeado y lo real (ley de Murphy)
        • Control de la tarea: estimaciones, realidad, pendientes
        • Rutinas de control de tiempo
        • ¿Quien controla que el tiempo es el real? Yo
      • Ciclo de Control (PDCA):
        • Plan: Definir Tarea y Asignar Agenda
        • Do: Ejecutarla
        • Check: ¿Lo terminé? ¿Calculé Bien?
        • Act: Re-planificar y/o Documentar
      • Definir y Cumplir Horarios (Personal / Profesional)
    • Tareas Comunes
      • Ley de Pareto: atención a patrones comunes
      • Ejemplos: reuniones, teléfono y correo electrónico
      • Equilibrios:
        • entre Tiempo Dedicado vs Resolver Tareas
        • Comunicación Síncrona y Asíncrona
      • Reuniones
        • Problema: hablar, hablar, hablar
        • Recomendación: Limitar Tiempo y Documentar (10 Best Practices)
        • Lo Ideal: Temas a Tratar, 1h de reunión y Lista Tareas final
      • Teléfono
        • Problema: interrupción
        • Recomendación: limitar tiempo y centrar en tareas
        • Lo Ideal: evitar interrupción (llamar yo) y documentar
      • Email (Control Your Email)
        • Problema: interrupción, cantidad y diferente complejidad
        • Recomendación: proceso en batch (varios a la vez)
        • Lo Ideal: bandeja vacía y fácil de consultar el archivo
    • Productividad y Salud
      • Productividad:
      • Salud:
        • Qué es la salud
        • Sin salud no puede haber máxima productividad (Para leer: 2)
        • Concepto Integral: físico, mental, emocional, espiritual
          • Aspecto Físico (recurso cerebro): La alimentación y el sueño
          • Aspecto Social: trabajo en equipo
          • Aspecto Emocional: decir que NO diciendo SI a
            • Mi tiempo es limitado
            • Tengo que Resolver tu problema
            • Debo Crear una relación sana (no buena)
      • En resumen: Entrenar
        • Crear hábitos sanos
        • Practicar, Practicar, Practicar
    • ¿Usar Software?
      • El mejor software: el papel
        • Barato
        • Portátil
        • Personalizable
        • Alta Resolución: texto y gráficos
      • Ejemplos de Agenda en Papel (tiempo y tareas)
      • Usar Software:
      • Lo importante es el sistema de control:
        • documentar/archivar
        • consultar/buscar
        • Automatizar

Actividades

  1. Aprender a Manejar los principios
    • Debatir sobre Principios
    • ¿A qué le dedicaste tiempo ayer? ¿Qué hiciste? ¿Te sirvió? ( An Example)
    • Trabajo: Apuntar la agenda de una semana y las tareas que se te ocurran (no sólo las realizadas)
  2. Listas de Tareas
    • Revisar Agenda y Detectar limites y cajas de tiempo
    • ¿Cómo defino una tarea? Revisar ejemplos
    • Discutir sobre Listas Abiertas y Cerradas
    • Trabajo: ¿Easy Challenge? / Agenda de la Semana
  3. Control y Seguimiento
    • Revisar Agenda y Detectar Patrones de Tareas
    • Revisar Tareas y ver Resultado del Juego
    • Estimación de Dedicación: Horas y Tareas
    • Plan hasta siguiente clase
    • Definir Rutinas
  4. Principales Tareas Comunes
    • Analizar Problemas de Estimación
    • Detectar Tareas Comunes: Ley de Pareto (en tiempo y en cantidad)
    • Trabajo:
      • Limpiar la Bandeja de Entrada (o al 10% actual)
      • Lista de Tareas y Agenda Completa
  5. Análisis de Productividad ( 5 tareas )
    • Equilibrio Profesional/Personal/Sueño
    • ¿Bloque de Tiempo Ideal? (box time) ¿Hora Máxima Productividad?
    • ¿Tareas más y menos productivas?
    • Revisar productividad en 3 Tareas (problemas y mejoras)
  6. ¿Usar Software?:
    • Debatir Ejemplos de Agenda en Papel
    • Dibujar ejemplo de Hoja de Agenda
    • Diferencia entre Tareas y Actividades (Ejemplo Software)

Duración del Curso

El esfuerzo estimado del curso es de 1 crédito ECTS. Unas 30 horas de dedicación.

Recursos a Utilizar