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Aprender a Comunicarse Bien

Este es el material de un curso para aprender a comunicarse bien de forma escrita, oral y con ayuda visual. Hacer informes, presentaciones o planes de proyecto es algo habitual en la práctica profesional. Ser buen profesional implica no sólo hacer bien el trabajo sino hacerlo fácil a otros. Eso es comunicarse bien.

Objetivos

  • Mejorar la comunicación escrita
  • Mejorar la comunicación oral
  • Utilizar Software de manera eficiente

Clases

  1. El problema
    • Comunicarse: hacernos entender
    • Principios (teoría coste/beneficio):
      • Ser Breve. Leemos a unas 150 palabras/minuto. Ideal 3000 c.
      • Ir a lo Simple. Esquematizar, Resaltar, Listas
      • Poco Costoso. Que me lleve poco tiempo hacerlo
    • Diferencia Oral y Escrita
    • Las Preguntas W/H:
      • qué (what)
      • porqué (why)
      • cuando (when)
      • donde (where)
      • quien (who)
      • como (how)
    • ¿Porqué Comunicar y/o Documentar? Ahorra Tiempo (productividad)
  2. Escribir Documentacion
    • Objetivo: comunicar
    • Disponibilidad de tiempo de quien:
      • la escribe
      • la lee
    • ¿A mano o a máquina? Aprender Mecanografía
    • Escribir Bien: estructura, buena ortografía y estilo
    • Buen uso de Imágenes y/o diagramas
    • Claridad en los contenidos (resaltar)
    • Documentación técnica
      • ¿Alquien lee los manuales técnicos? Yo tampoco
      • Para el usuario: breve y sencillo
      • Para el desarrollador: procedimental y orientado al soporte
      • Formatos de Documentación
      • Documentación Profesional: DocBook
      • Lo más importante: soporte y formación
  3. Software para procesar textos
    • Formatos para impresión
      • ¿Como la envio? ¿Como la mantengo?
      • Características de los formatos:
        • Uso de estándares
        • Uso de Sofware relacionado
        • Uso de las redes (tamaño, correo, chat, etc)
      • Problema del formato: usar texto plano o HTML
      • Utilizar formato suite ofimática: rtf, doc, odt, sxw, etc
      • Para impresión: pdf, ps
    • El más sencillo: editor de texto avanzado
    • Suites Ofimáticas: MS Office, OpenOffice, etc
    • Lo más habitual (texto / HTML): correo, chat, web
    • Avanzado: Colaboración y Control de Versiones
  4. Planificar la Presentación
    • Comunicar para Decidir/Actuar/Inspirar
    • Necesidad habitual: programada o espontánea (¿para qué?)
    • Restricciones (importantes):
      • Historia vs Tiempo
      • Yo / Ellos / El Lugar
    • Ciclo de la presentación:
      • Pensar (¿qué quieren? ¿qué quiero?)
      • Planificar (con antelación)
      • Diseñar (y Evaluación)
      • Realizar (el directo)
      • Evaluar (y aprender)
    • Miedos (que dificultan):
      • Antes: Todo para última ahora
      • Durante: Miedo Escénico
      • Después: ¿qué dirán?
    • Prepararse:
      • De 10 a 30 veces el tiempo de la presentación (para 10 min = 5h (300 min))
      • Lo básico: Preguntas W / H
      • La Estructura (Estrategia):
        • Hacer un Esquema
        • Determinar Palabras Clave
        • Definir Profundidad (Zoom)
      • Desarrollo (5/90/5):
        • Introducción: Lo que voy a contar
        • Nudo: lo cuento
        • Desenlace: lo que conté
      • Lo Importante: Practicar, Practicar y Practicar
    • Cada Persona es diferente (conocerse y no compararse)
    • Proceso (de mejora continua): Idea (una historia), Estructura/Esquema, Guión (el ritmo), Ayudas Visuales (si son necesarias) y Practicar
  5. Ayudas Visuales
    • ¿Son necesarias?
    • Tipos:
      • Texto
      • Imágenes (estáticas o animadas)
      • Video / Audio
    • Una idea = una diapositiva
    • Diferencia entre Papel y Pantalla
    • Deberían ser:
      • Simples
      • Relevantes
      • Visibles
    • Algunas Recomendaciones (Slides):
      • Simple, Simple, Simple
      • No abusar del texto
      • Buena calidad de Gráficos e Imágenes
      • Limitar elementos raros (animaciones, transiciones, etc)
      • Adecuado uso de Colores y Fuentes de Texto (más de 30 pt)
      • Apoya a la comunicación (nunca sustituye)
    • Cada diapositiva tiene:
      • Un objetivo (dentro de la presentación)
      • Un tiempo (entre 1 y 3 min)
    • Información en Detalle: mejor entregar notas impresas
  6. Realizar la presentación
    • Lo normal y habitual es tener ansiedad y/o nervios
    • Más práctica significa Menos Miedo
    • Para conocer (cuanto más mejor):
      • El público: la clave del asunto (sincronizar expectativas y obtener interactividad)
      • El escenario: lugar de la presentación (buscar seguridad)
      • El ritmo (adecuado y coherente)
    • Los Extras: las preguntas y el cierre (la evaluación)
    • Evaluación: Contacto Público, Grabación y/o Evaluación Escrita
    • Posibles conflictos: de organización, de boicot, de uno mismo ...
    • Recomendaciones (Delivery):
      • Pasión
      • Empezar Fuerte
      • Corta
      • Contacto (público)
      • Tecnología Adecuada
    • Presentación Ideal:
  7. Software para hacer presentaciones

Actividades

  1. Ejemplos de Mala Comunicación: Informe, email y Diapositiva
  2. Escribir Documento de una convocatoria a un evento (a mano)
  3. Escribir Documento (en computador)
  4. Preparar una presentación
    • Experiencia sobre Buenas y Malas presentaciones
    • Presentación Individual:
      • Un Tema a escoger (pero la idea diferente)
      • 1 minuto / 20 minutos de preparación (20 a 1)
    • Practicar y Evaluar:
      • Sensación en la Presentación
      • Aciertos y Errores (escribirlos y compartirlos)
      • ¿Cual es la idea? (Público)
  5. Realizar una presentación
    • Repetir pero preparando:
      • Preguntas W/H
      • Un esquema y estrategia
      • Una práctica (grabada)
    • Aumentar a 3 minutos / 30 preparación (10:1)
    • Presentar y Evaluar (ficha)
  6. Ayudas Visuales
    • Analizar 20 Ejemplos de Diapositivas (impresos y en pantalla) (¿Recomendable/Evitar?)
    • Mejorar 3 Ejemplos de Diapositivas
    • Hacer Presentación (3 min) ahora con ayudas visuales (max 2)
  7. Usar Software
    • Ver Tipos de Software (Escritorio / Internet). Ventajas/Inconvenientes
    • Pasar diapositivas de papel a pantalla
    • Repetir presentación pero con Software

Como trabajo final un buen ejercicio es realizar y evaluar:

  • Un informe (máximo 5 hojas) sobre un tema concreto
  • Un congreso (charlas de máximo 15 minutos)

Duración del Curso

El esfuerzo estimado del curso es de 1 crédito ECTS. Unas 30 horas de dedicación.

Recursos a Utilizar