Artículos y reflexiones sobre gestión del tiempo, dirección de proyectos y uso de internet. Buscando una productividad para vivir bien.
El teléfono, o una conversación instantánea en WhatsApp, es el ejemplo típico de comunicación síncrona. Las dos (o más) personas que hablan deben hacerlo a la vez. Se consume el tiempo (y la atención) de todos los que participan en la comunicación. Como hay dos formas de trabajar, la síncrona o está bien preparada o es un ladrón…
Una de las técnicas más sencillas de aprender y que tienen un impacto muy grande en productividad es aprender a trabajar en bloques de tiempo asignados a una sola cosa. Y así no vas apagando fuegos (tareas) a medida que llegan. Es una técnica para gestionar el esfuerzo y mejorar el control. Un bloque de tiempo…
La primera fase del proceso CGR es la de Capturar (Capturar, Gestionar, Resolver). Y Capturar significa Apuntar. Claro que lo mejor es ni apuntarlo (saber decir que no) pero uno de los primeros buenos hábitos en la gestión de nuestro tiempo es saber qué tenemos que hacer1. ¿Y dónde lo apuntamos? Pues estamos claros que…
Sí, pensar. Porque nos pasamos todo el día haciendo y haciendo, y muchas veces nos hace falta tiempo para pensar. Y esa es una de las ideas finales de los alumnos de mi curso de productividad. Tampoco para ponerse muy intenso y filosófico, pero sí parece que necesitamos tiempo para pensar: en lo que hemos hecho … en…
Museo Nacional (Bogotá) Hoy en día es muy útil recoger datos de usuarios (clientes, empleados, instituciones, etc) para encuestas, sondeos o simplemente para recoger información. Lo habitual es utilizar fichas en Word o Excel que se envían como archivos adjuntos a un correo (por favor, no más). El problema de estas fichas es que tienes que: Descargar la ficha. Suele…
La verdad es que hablar de productividad desde Cuba es para que te de la risa (o el llanto). Pero para mí supuso un cambio de contexto y de funcionamiento importante cuando estuve viviendo allí (desde el 2014 al 2019). Y, aunque no lo parezca, fue una oportunidad para mejorar mi productividad. Claro que había grandes dificultades: Pero…
Hacer una presentación es una de las competencias transversales que atrapó mi atención después de la universidad por las enormes carencias que tenía. Hace ya muchos (pero muchos) años, en una de mis maestrías en la Universidad Simón Bolívar1 (Venezuela) escogí de libre elección un curso fantástico (que ya no existe). Ahí comencé a trabajar una de las…
Cuando me preguntan si tengo una agenda digital o en papel yo suelo contestar que da igual. Es imprescindible tener una agenda pero cada uno tenemos nuestro sistema porque los contextos son diferentes. La agenda es la herramienta sobre la que se apoya nuestro sistema. Cuando nos llega una nueva petición o nos preguntan qué vamos a hacer mañana,…
Cuando hoy le dices a una persona, deben ser ya mis años que me pasa con gente más joven, que la mejor forma de organizarse es utilizar papel, te miran con esa cara rara de …. Es tal el impacto de la tecnología en el día a día que parece que el papel ya no importa.…
La aplicación de la Ley de Parkinson en productividad tiene que ver con el (buen) uso de las restricciones. Lo que dice es que, sea cual sea tu límite, lo vas a utilizar todo. Si tienes 2 (2 EUR, 2 horas, 2 personas, 2 … recursos) los utilizaras los dos. Es fácil pensar que hacer con el…
Con la llegada de todos los servicios web que nos inundan de información, surgió hace muchos años un término que se denomina infoxicación1. Aunque la palabra suena rara simplemente se refiere a que, cada día más, recibimos tanta información que, en vez de ayudar, nos colapsa, nos estresa y no nos ayuda a vivir mejor.…
Para saber las horas que trabajamos en un proyecto hay que contarlas. Así de simple. Lo ideal es incluirlo en tu rutina de planificación semanal. Ahí te darás cuenta que es difícil adivinarlo pero al menos sabrás porqué. En planificación de proyectos es lo que se llamaría medir el esfuerzo realizado (frente al estimado) En la situación ideal se hace una estimación del…
Subida a la Apacheta 168 horas. Esas serían las horas que tienes que planificar. Hacer una planificación por semana es una buena rutina de gestión del tiempo en nuestra agenda porque una semana es un período de tiempo ni muy largo ni muy corto. Es suficiente para que sucedan cosas. Se trata de revisar lo que hacemos y si pasa…
Si queremos mejorar nuestra productividad, además de gestionar nuestro tiempo, tenemos que gestionar muy bien nuestro nivel de atención. Es un recurso escaso y la necesitamos, en cantidad y en calidad, para hacer nuestras tareas rápido y bien. No es sólo tener el tiempo sino utilizarlo con la máxima atención. Y trabajar concentrados (en la zona).…
Las tareas rutina son esas tareas imprescindibles que hay que hacer de forma repetitiva y que deben estar en nuestra lista de tareas. Forman parte de la burocracia de la vida pero si se gestionan bien son una parte importante dentro del concepto afilar la sierra. Aunque no son tan interesantes o creativas o estimulantes como otras, son…
Una lista de tareas es un conjunto de cosas para hacer. Pueden ser algo muy simple (que lo resuelvo rápido) o algo más complejo (que no es tan fácil resolver a la primera) y son una de las herramientas clave para aprender a gestionar tu tiempo (bien). La razón por la que son útiles es que el cerebro es muy…
A la hora de pensar en tu sistema de gestión del tiempo tendrás qué definir lo que llamo el proceso CGR. Todos los sistemas lo tienen y las siglas seguro te ayudan a recordarlo. Lo vas a iniciar cada vez que te llega un requerimiento nuevo (problema, tarea, idea, …) Consta de 3 pasos: Capturar. ¿Qué es lo…
En varios proyectos en los que estoy, estamos usando Basecamp. Es un software que recomiendo mucho , pero además sintonizo mucho con toda la filosofía de gestión de sus creadores (37signals). Hace ya muchos años que leí su libro Rework. Y no puedo estar más de acuerdo con su filosofía, es realmente inspiradora. Son materiales imprescindibles para…
Hace ya muchos años, cuando estábamos terminando nuestro proyecto en Nicaragua, necesitábamos tomar decisiones sobre qué comprar con los remanentes de algunas partidas presupuestarias. Por mi perfil más técnico yo siempre suelo proponer invertir en tecnología (generalmente informática). Invertir en tecnología es muy importante por su relación con la productividad. El argumento es muy sencillo. Si, por ejemplo, estamos…
Eppur si muove Cuando nos preguntan cuál es tu horario de trabajo solemos responder con una hora de entrada y otra de salida. Decimos, por ejemplo, entro a las 8 y salgo a las 5. Pero, ¿estuvimos trabajando o estuvimos en el trabajo?. Tener un horario fijo (una rutina) es una de las ventajas de la oficina porque separa…
Cuando doy alguna charla es muy gratificante que la gente se acerque y me diga que les gustó, que les hice pensar y que van a hacer tal o cual cosa después. Y aunque hoy en día se trabajan mucho más estas competencias (no siempre de la mejor manera), yo tuve que ponerme a aprender…
En todas las reflexiones sobre productividad se puede utilizar el valor de una hora de trabajo como indicador de referencia. P.ej., yo lo utilizo para explicar el coste de las reuniones porque un factor importante es el coste/hora de los participantes. Calcular tu precio/hora es sencillo, tienes que conocer: Con estos datos serían 15 (= 24.000 / 1.600). Haz el…
Un (rico) arroz con Bogavante En varias reuniones que he tenido en mis proyectos salió la idea de proponer una cultura de Menos Reuniones y Más Comidas. Mi esquema está basado en el teletrabajo y muchas veces concentro las reuniones en mis viajes o en momentos concretos de la semana. Y siempre digo que cuando viajo prefiero quedar a comer…
El Juego de las Tareas es un juego que propongo en mi curso de productividad . Es una idea de Mark Forster que tomé de su libro Do it Tomorrow (Hazlo Mañana). Es un juego muy sencillo y fácil de jugar. Y sirve para entender los problemas que solemos tener para cumplir con las tareas que nos proponemos. Y estas son las…
O gaiteiro no espello Muchas veces pensamos que las lecciones de productividad vienen de super ejecutivos (hombres y cada vez más mujeres) todos bien vestiditos y con aspecto de trabajar mucho. Pero una cosa es parecer productivo y otra serlo. De hecho nos venden como modelo de persona productiva a ese superejecutivo siempre apurado, con el teléfono…
Mi felicitación del año 2013 se titulaba Contempla-me, Reinicia-te. La idea es muy simple: cada año tenemos una oportunidad de volver a empezar. Eso lo podríamos trasladar a cada año, cada mes, cada semana, cada día. Nunca es tarde para empezar a hacer las cosas bien. Entendiendo por bien, no que no nos vayamos a equivocar, sino al…
Productividad para Vivir Bien En el 2010 veía un estudio publicado en Human Relations (Junio 2010, PDF) via Lifehacker y terminaba un poco indignado. Pero la verdad es que es muy interesante. Y, haciendo la actualización del artículo, ya en 2023, tendría casi la misma validez. Una de las conclusiones es que si trabajas horas de más, tu jefe…
Hablar de Parkinson en productividad no es hablar de ninguna enfermedad neurodegenerativa sino de una ley interesante: la ley de Parkinson. Siempre viene muy bien y se basa en las conclusiones del estudio de este señor hace más de 50 años. Le dio por analizar la burocracia del servicio público británico y sus colonias. Las conclusiones son bien interesantes.…
Arrancar En mi charla de Menos es Más: la importancia de simplificar hablo de tres técnicas concretas para mejorar la gestión de los proyectos (simplificándola): El uso de Servicios Internet como palanca de productividad El principio de Pareto: Pocos Importantes, Muchos Triviales Y los procesos de mejora continua La Mejora Continua es una herencia de los sistemas de control…
Padres en el horizonte Porque el problema de los objetivos no es tenerlos, es cumplirlos. Se trata de planificar para hacer, no para teorizar sobre lo que debería ser. Porque no es tan fácil. Este artículo es para reforzar como definir mejor los objetivos para asegurar que se cumplan. ¿Porqué es tan difícil? Pues hay muchas razones, pero…
Ficus Estrangulador Este artículo es del año 2010, y ahora al actualizarlo veo que, gracias a las videoconferencias, hasta hemos ido a peor1. Y una reunión sigue costando bastante2. El principal problema de las reuniones es que te quitan tiempo. Pero es que además, cuestan dinero. Para calcular cual es el coste de una reunión hay que tener en…
Mirando Adelante En una de las charlas que he dado algunas veces (menos es más) pongo la foto que acompaña a este artículo. La pongo para contar que un proyecto es una solución a un problema, pero que muchas veces se convierte en un nuevo problema, sin ofrecer solución. Y que todos tenemos problemas que resolver,…
