Al hilo del artículo sobre escribir bien un correo electrónico me vino a la cabeza el otro problema típico al usar el correo electrónico: la saturación de mensajes en la bandeja de entrada. Y para empezar vemos cual es tu nivel de saturación. Es sencillo: ¿cuantos mails tienes en tu bandeja de entrada?. Sí, sí, ahora. Con ese dato vemos el control que tienes sobre el email:

• Cero. Uf, impresionante! Eres un crack, no sigas leyendo
• Menos de Cinco. Está fenomenal, tienes tu bandeja de entrada controlada
• Entre 5 y 15. Mmm, cuidado, porque empieza a saturarse la cosa
• Entre 15 y 100. OJO, ya manda la bandeja de entrada sobre tu vida, je,je
• Más de 100. Perdiste la batalla, pero aún tiene solución!!

El objetivo es vaciar la bandeja de entrada y tener cero mensajes sin procesar, es decir, tener controlado el correo electrónico (no que los mensajes me controlen a mí). Lo primero es entener la revisión del correo electrónico como una tarea más y luego ser eficiente en el manejo de los mensajes (la técnica BARA).

El correo electrónico es quizá la principal fuente de interrupción en el trabajo, es decir, una tarea que no nos dejan terminar en lo que estábamos trabajando (otra tarea). Por eso es importante entender que revisar el correo es una tarea, es decir ocupa tiempo. Y como para cualquier interrupción se utilizan dos técnicas:

• Prevención. No hace falta revisar el correo continuamente, de hecho se recomienda apagar el software o el notificador [1]. Lo Ideal sería dos veces al día[2]
• Respuesta. Es mejor procesar los mensajes de correo electrónico en bloques, es decir, todos a la vez en un espacio de tiempo concreto. Es más rápido y eficiente.

Una vez resuelto el problema de la interrupción, es decir, procesaré el correo cuando yo quiero, no cuando otro quiera, tengo que pensar en cómo hago para procesar los mensajes? Porque el email es la principal vía de comunicación (y entrada de tareas y trabajo). En el momento que me pongo a revisar la bandeja de entrada, el objetivo es vaciarla. Lo mejor es utilizar una técnica que me diga, según los datos del correo (remitente/asunto/contenido), qué tengo que hacer. Los pasos con un mensaje son son:

1. Borrar. Porque no me interesa o es no deseado. Borra sin miedo [3]
2. Archivar. Hay muchos correos que no son para mí, o que no necesitan una acción específica pero que me interesan. Es mejor archivarlos [4]
3. Responder. Sí y sólo sí me lleva menos de 2 minutos (o yo casi mejor 1). Lo hago inmediatamente y lo archivo.
4. Apuntar. En principio un mensaje tiene una tarea asociada[5] y una vez que esté en mi lista de tareas, lo puedo archivar [6]

Se me ocurre llamarle a esto la técnica BARA (Borrar Archivar Responder Apuntar). Y funciona, puedes probar con un tiempo limitado (por ejemplo 30 minutos). Te sorprenderás de la cantidad de mails que puedes procesar en media hora.

De la experiencia de uno que consiguió pasar de 10.000 mails a 0 en 24 horas en su bandeja de entrada (en inglés) podemos extraer recomendaciones interesantes:

• Centralizar las cuentas de correo. Hoy en día podemos tener muchas cuentas de correo, y lo primero sería centralizar el manejo. Yo creo que lo mejor es un buen cliente de correo aunque otra opción es un webmail que recoja mensajes de varias cuentas
• Darse de Baja de suscripciones inútiles (espero que la mía no). El criterio es sencillo: austeridad. Lo que no uso (leo) en el corto plazo, no sirve (y no lo voy a leer el mes que viene). Mejor darse de baja.
• Usar Filtros. Es decir, que el procesado y archivado sea automático. Puede ser para borrar directamente mensajes o para un archivado temporal (porque no son urgentes) y procesarlos de golpe [7]
• Lo importante. Hay mensajes (remitentes/temas/acciones) más importantes que otros (el 20% según Pareto). Hay que prestarles especial atención, es decir, tiempo
• Archivar sin Miedo. Por ejemplo, archivar todos los mensajes recibidos hace un año (o hace un mes[8])

En realidad es lo mismo que la técnica BARA, centrándose en Borrar y Archivar, y luego comienza el proceso real que afecta a pocos mensajes realmente. El uso de Filtros va en la A, porque el archivado es automático, en vez de manual[9]

Y qué hago yo, pues utilizando esta técnica, resulta que:

• Tengo 1 mensaje en la bandeja de entrada
• Proceso unos 15.000 mensajes/año (y sólo envío 2.000, muchos no sirven)
• Dedico menos de 100h/año. El año pasado dediqué 180 horas pero este año, gracias a esta mejora, serán menos de la mitad (llevo 47 a día de hoy)

En definitiva, mejorando la productividad con el correo electronico, tendras mas tiempo para vivir bien

Para profundizar más en el tema puedes revisar:

• Guía de ThinkWasabi sobre Gestionar Email con Eficacia. Es muy completo y fácil de leer.
• Capítulo del libre How to Get Focused (Email and Focus). En inglés, pero es sencillo e interesante.

Por si te interesa, puedes probar estos tres ejercicios para vaciar tu bandeja de entrada:

Notas

[1] El uso del Blackberry (o cualquier cacharrito que te haga parecer ocupado, o hasta importante) es quizá unos de los problemas más importantes en cuanto a productividad. ¿Porqué? Pues porque interrumpe. Es imposible estar concentrado si nos interrumpen. A mayor uso del Blackberry menor productividad

[2] Lo ideal serían dos veces, quizá a principio de la mañana y de la tarde. Pero depende mucho de tu trabajo, el volumen de correo que gestiones, etc. Yo generalmente tengo en la agenda media hora al comienzo de mi día y reviso puntualmente si tengo espacio entre tareas (y sino, pues reviso al final del día). En resumen, ajusta la frecuencia a tus necesidades, pero cuanto menos, mejor

[3] . Que sí, que sí, sin miedo. En el peor de los casos te volverán a enviar el mensaje o te lo reclamarán por otra vía. Pero es más costoso no borrar un mensaje inútil que guardarlo. Y si es algo importante, no creo que se te escape. La otra técnica es archivar todo, incluso lo que habría que borrar, pero a mí no me gusta (si no sirve, no sirve y me estorbará a la hora de buscar)

[4]. Hay dos técnicas asociadas a guardar (o archivar) un mensaje. La más simple es guardar todo en una carpeta (Archivo) y es la que yo utilizaría si fuese mi primer día con el correo electrónico. Hoy en día el software permite archivar rápidamente y un sistema de búsqueda muy completo, o sea que, ¿para que organizarlo en carpetas?. Sin embargo, yo utilizo varias carpetas que he ido organizando y clasificando según mi experiencia.

[5] Un mensaje, para atenderlo, significa que genera una tarea. Al menos genera una (responderlo) pero lo habitual es que genera más de una tarea antes de responder.

[6] Yo en realidad uso la bandeja de entrada como lista de tareas pendientes, porque es mi principal vía de comunicación. Eso hace que los mensajes se queden ahí. Pero estoy mejorando y lo que estoy haciendo es apuntarme la tarea (o tareas) y archivar el mensaje.

[7] En mi caso los mensajes de mantenimiento del servidor (que pueden ser más de 100 al día). Lo que hago es guardarlos automáticamente en una carpeta, que reviso puntualmente (una vez a la semana). Además tengo filtros para que una vez bien configurados, los borre

[8] En realidad un usuario tiene una expectativa temporal de respuesta a un mensaje de 24 horas (ideal) o 48 (más normal). Un mesnaje de hace una semana, por ejemplo, ya casi está olvidado. Por tanto, borrar los mensajes de hace un mes (ya no digamos de hace un año) no es tan grave, o al menos mucho menos grave que tener el buzón saturado de mensajes que no puedo manejar

[9] Es importante recalcar que no existe ningún sistema automático tan inteligente como un ser humano, por lo tanto, mejor probar los filtros de forma manual antes de configurarlo automáticamente. Yo no me fío de los sistemas automáticos hasta que los he probado lo suficiente. No te fíes.